El reto de la gestión de la información en la empresa

por Tapio Liller

La gestión de la información en la Pyme es un reto al que hay que enfrentarse de forma decidida. Los procesos comerciales actuales tienen que soportarse en procesos informáticos robustos, seguros y globales para que aseguren la continuidad y el crecimiento del negocio.

Una mala gestión de la información es la que favorece que el conocimiento esté disperso entre múltiples áreas de la empresa sin disponer de visión global y manteniendo pequeños islotes de conocimiento en departamentos específicos.

También, la pobre administración de los sistemas de información posibilita que en la empresa se utilicen aplicaciones departamentales con un bajo nivel de integración exigiendo a los trabajadores esfuerzos y tareas manuales dedicadas al intercambio del papel. La frecuente utilización de entornos ofimáticos de copia-pega no es muy recomendable por los riesgos de pérdida de información y por los errores de interpretación de la información.

Las carencias de información también vienen marcas por la escasa formación o el mal uso de programas que no son los adecuados para esa misión. El desconocimiento de la funcionalidad de las aplicaciones o el uso de un software no seguro descargado de sitios de Internet también son riesgos que impactan en la gestión de la información.

Cuándo plantearse un cambio en las aplicaciones

Cuando en una empresa la gestión de la información de los clientes está soportada en fichas en papel que se archivan en un cajón por orden alfabético o cuando el presupuesto del año se almacena en un fichero ofimático quizá sea el momento de plantearse realizar algún esfuerzo de actualización.

Otros momentos críticos son cuando la contabilidad se lleva en un libro en papel que admite anotaciones para interpretar el sentido de la partida, cuando se envían a la sucursal bancaria comunicaciones vía fax con instrucciones para realizar las transferencias de los pagos de las nóminas de tus empleados.

El tipo de mensajería utilizada en la empresa es otro factor determinante a la hora de evaluar si es necesario dar el salto a sistemas donde las comunicaciones están integradas con avisos, alarmas o alertas que informan a la organización de forma automática y utilizando múltiples dispositivos telemáticos o telefónicos.

La dependencia de determinadas personas en el suministro o actualización de la información y que puede generar cuellos de botella en la organización también es una alerta para indicar que algo es mejorable en la gestión de la empresa.

Si en tu empresa está pasando esto quizá sea el momento de pensar en instalar un software de gestión empresarial adaptado a tus necesidades, con visión integral del negocio, con soporte a la formación y con refuerzo de los procesos comerciales.
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Cómo empezar a gestionar correctamente la información

Cambiar de software de gestión empresarial no es un paso sencillo. El impacto de este cambio se manifestará probablemente en la realización de una migración de datos. Esta es una tarea crítica para asegurar que toda la información se mantiene pero con la ventaja de que se integra facilitando el acceso a todos los departamentos de la organización.

Además el proceso de implantación provocará un aprendizaje de los nuevos protocolos comerciales por parte de toda la plantilla involucrada.

Para acceder a una solución de gestión empresarial profesional lo más adecuado es ponerse en manos de un experto para que impulse el proceso del cambio. Lo más evidente es analizar los procesos de negocio de la empresa y buscar en el mercado la solución lo más ajustada posible a esas necesidades.

Entre los requerimientos críticos que se incluyen en la selección del proveedor está el del mantenimiento de las aplicaciones y la necesaria adaptación a los cambios normativos y legales que afectarán al negocio.

Otro requisito importante es asegurar la formación de los empleados y apoyo en la comunicación efectiva de los nuevos procesos comerciales derivados de una mejora de la gestión de la información.

Estos planes de formación se orientarán para la correcta asimilación de la actividad comercial, la continuidad del negocio, el desarrollo de nuevas habilidades y conocimientos y especialmente el crecimiento de la empresa.

Seleccionar una aplicación de gestión integral es una decisión crítica que afectará a la competitividad futura de la organización. Una mala decisión puede ser muy costosa así que conviene dejarse asesorar por expertos para seleccionar el sistema que responda mejor a las características del negocio.

Fuente http://blog.sage.es/economia-empresa/el-reto-de-la-gestion-de-la-informacion-en-la-empresa/