El método 5S y la productividad personal

por Jero Sanchez

Muchas de las cosas de las que hablo en este blog no son nada nuevo. Tanto la productividad personal como GTD están impregnados de conceptos e ideas que tienen ya mucho años. Una de ellas es el método 5S, una técnica de gestión japonesa para mejorar la organización y la productividad de los empleados en los puestos de trabajo.

Ideada por la empresa Toyota en los años 1960, el método ha demostrado ser muy efectivo en muchísimas empresas alrededor de todo el mundo. El nombre viene de la primera letra de las cinco etapas necesarias para ponerlo en práctica, cada una enfocada a la consecución de una serie de objetivos. Aunque 5S está pensado para ser aplicado en las empresas, su aplicación a título personal es, sin duda, un excelente complemento para mejorar nuestra productividad personal.

5S propone ejecutar cada etapa en orden, pero en realidad de lo que se trata es de desarrollar una serie de hábitos de trabajo. Dichos hábitos deben ser puestos en práctica permanentemente como un todo integrado, de forma automática. Seguir el orden propuesto por 5S quizá ayude a desarrollarlos, pero no debemos perder de vista que todos deben funcionar simultáneamente.

Seiri (Clasificacion)

También conocida como separar innecesarios, durante esta fase se hace una reducción del número de objetos que utilizamos para trabajar, de manera que solo tengamos a mano aquellos que se usamos frecuentemente. Es necesario agrupar cada objeto físico según su frecuencia de uso, más lejos cuanto menos se use, hasta el punto de tener que deshacernos –vender, regalar o tirar– todo aquello que no hemos utilizado en más de un año.

Esta primera etapa consiste en aplicar un poco de minimalismo a nuestro entorno. La falta de clasificación y un lugar de trabajo atestado de objetos innecesarios es la receta ideal para la distracción permanente. El “seiri” nos ayudará a crear un ambiente agradable, relajante, que nos invite a trabajar enfocados en lo que tenemos entre manos –incluso en el escritorio virtual de nuestros ordenadores–.

Seiton (Orden)

No es otra cosa que aplicar el lema “un lugar para cada cosa, y cada cosa en su lugar”. Una vez determinado qué objetos son los que utilizamos más frecuentemente, hay que situarlos lo más cerca posible de nosotros, en lugares que resulten obvios, a ser posible por orden de utilización y según un estándar definido de antemano. Ello facilitará el acceso casi automático a cualquier cosa que necesitemos.

Uno de los hábitos más complicados de adquirir a la hora de aplicar GTD es el de archivar inmediatamente el material de referencia, ya sea físico o virtual. Generalmente esto se debe a la falta de una idea clara de qué hacer con cada tipo de documento. Gracias a un buen “seiton” –especialmente en lo relativo a la estandarización–, será posible archivar casi a ciegas y automáticamente cualquier cosa.

Seiso (limpieza)

Con un lugar ordenado es mucho más fácil limpiar y eliminar las fuentes de suciedad de nuestro entorno, asegurando que todos los objetos que utilizamos están en perfecto estado operativo.

Puede resultar difícil ver la relación del “seiso” con nuestra productividad personal, pero la verdad es que puede impactar mucho más de lo que imaginamos. La suciedad lleva generalmente al mal funcionamiento de las cosas, y ello hará que perdamos tiempo –ya sea porque hace nuestro trabajo más lento, o porque tengamos que emplearlo en arreglar el problema–. Y eso por no hablar del efecto psicológico negativo que tiene trabajar en un entorno sucio.

Seiketsu (estandarización)

Mediante el desarrollo de estándares debemos ser capaces de detectar situaciones anómalas o irregulares, y corregirlas de inmediato. Además, aplicando estándares es posible mantener un cierto nivel de calidad del trabajo, en el sentido de poder predecir el resultado para cada proceso que hagamos de manera periódica.

Para un trabajador del conocimiento, donde gran parte del valor que aporta tiene que ver con utilizar la intuición y la creatividad, la aplicación del “seiketsu” puede no ser tan importante. Aún así, incluso el profesional del conocimiento sigue teniendo tareas repetitivas que pueden beneficiarse de la estandarización. Un ejemplo claro son las distintas actividades en la gestión de proyectos, como la comunicación de avances, la contratación de proveedores o la presentación de información.

Shitsuke (mantenimiento de la disciplina)

No es otra cosa que la mejora continua. La idea es no conformarse con los estándares definidos en el “seiso”, “seiton” y “seiketsu”, sino mejorarlos continuamente en función de nuestras nuevas necesidades, el surgimientos de nuevas mejores prácticas, la experiencia adquirida, etc.

Establecer ciclos PDCA –planificar, hacer, verificar y actuar–, nos permite pulir nuestro sistema productivo y el resultado de nuestro trabajo. Al mismo tiempo, evita que caigamos en algunas trampas comunes, como por ejemplo la de estar continuamente cambiando nuestro software de gestión de tareas. Solo cuando algún proceso, estándar o herramienta demuestre una deficiencia seria, estará justificada la inversión de tiempo para cambiarlo o mejorarlo.

Y tú, ¿aplicas el método 5S a tu trabajo? ¿Cuál es tu experiencia? Compártela con nosotros en un comentario.

Artículo original escrito por Jero Sánchez.