Aunque tu empresa funcione bien, siempre puede funcionar mejor

por Luis Lorenzo

El 80% de las nuevas empresas que se crean en España cierran en menos de 3 años. Este dato es abrumador. Y para quien quiera acharlo a la crisis, que tiene su parte de culpa y no se la quito, decirles que antes de 2008 el porcentaje no era muy inferior. Cuando se termina la inversión inicial y les cierran el grifo de inversión externa tienen que cerrar porque se quedan sin liquidez, sin dinero para poder pagar a sus proveedores con lo que tiene que dejar de fabricar o prestar sus servicios.

No prestan atención a una función principal en la gestión de la empresa como es el tema financiero. Hay un concepto que no quieren entender y es que una empresa (con ánimo de lucro) es una entidad financiera que se mueve por y para generar dinero. Muchos de estos directores de empresas que han cerrado miraban el saldo de la cuenta del banco y como estaba en números negros se sentían satisfechos y les bastaba con eso. Si, sé que para los que no les gusta el tema de los números es algo tedioso y que consideran que les quita tiempo de lo que realmente necesitan hacer que es vender y mejorar su producto para vender más.

Pero esos recursos financieros que entran a la empresa hay que saber manejarlos correctamente y poder hacer proyecciones en el futuro para ver si la estrategia que hemos elegido es correcta e ingresamos mas de lo que gastamos y somos del 20% de las empresas que se asientan en el tiempo, o si por el contrario los gastos son superiores a los ingresos y somos del 80%. Para realizar estas proyecciones se utiliza la planificación financiera o presupuestaria.

La planificación presupuestaria consiste en hacer un análisis de la situación actual de nuestra empresa y decidir a qué situación futura queremos llevarla en un periodo de tiempo. Para llevar a tu empresa del punto A al punto B lo recomendable es hacer una planificación de todos los pasos que hay que dar y el coste en dinero que va a tener par obtener los beneficios deseados. Una vez hecho esto debes establecer los ingresos por ventas que prevés vas a tener en ese periodo de tiempo (siempre teniendo presente que el futuro es incierto). En función de esas ventas determinar el valor de las compras de materias primas que necesitamos, si eres una empresa de servicios esta parte te la saltas.

Los gastos generales que vas a tener: alquileres, teléfono, suministros… así como los gastos de personal, los trabajadores que tienes, Seguridad Social, IRPF. Y también hay que incorporar la financiación externa que tienes: aportación de capital, préstamos… Haciendo una proyección hacia el futuro de todos estos datos generas una Previsión de tesorería o Flujo de caja, lo que te permite hacer una foto fija en negro sobre blanco del futuro financiero de tu empresa con los datos que has utilizado. Es decir, te permite adelantarte al futuro y anticiparte a él, y ver si cada vez tienes menos o más dinero y actuar en consecuencia. En este punto te “obliga” a analizar tu empresa y detectar si hay algún problema para poner solución antes de que sea demasiado tarde.

Un caso real: en pleno auge de la telefonía móvil una empresa se establece como distribuidor de una operadora telefónica. A pesar de que vendían mucho la empresa duró un año porque tenían una absoluta falta de planificación financiera. Las ventas eran muy numerosas pero la rentabilidad de las mismas era nula, entre gastos de compra de la mercancía, gastos generales y gastos de personal (que incluían las comisiones de los vendedores) el margen comercial de las ventas no alcanzaba para asumir esos gastos. Además con el aumento del volumen de ventas se contrataban más comerciales que vendían más, pero a la vez, generaban más gastos. Tampoco había un control financiero, la mercancía se pagaba a 30 días y las ventas se cobraban a 60 con lo que cuanto más se vendía menos liquidez le quedaba a la empresa. Se vendía mucho, pero se vendía mal y la empresa sólo se fijaba en la cantidad, en la facturación y no en la rentabilidad, y al final perdió la empresa.

Un sistema cómodo y sencillo para realizar la planificación financiera de la empresa es elmétodo de Planificación continua que consiste en hacer un seguimiento regularmente de la estrategia establacida por la empresa, lo que permite detectar rápidamente las desviaciones que tenemos sobre el plan establecido y poder establecer las correcciones necesarias para volver a lo planificado para seguir la estrategia decidids. Este seguimiento se suele hacer mensual o trimestralmente, depende de la velocidad de los cambios a los que esté sometida la empresa bien porque están en un sector muy activo o bien porque sea una empresa de reciente constitución en las que los cambios son constantes.

Para hacer la planificación presupuestaria más rápida y sencilla hemos desarrollado UP Planning, una aplicación cloud enfocada a usuarios sin conocimientos financieros, en la que utilizamos términos de uso común que todos los empresarios deberian conocer para introducir sus previsiones: financiación, ventas, compras, gastos generales y de personal. Ahora estamos en fase beta y estamos buscando betatesters que nos ayuden a probarlo y que nos envíen su feedback. Por tu parte tienes el beneficio de aprender a realizar la planificación financiera para tu empresa o proyecto como emprendedor con una aplicación diseñada para ese fin y yo aprendo de las necesidades que tu podrías tener como usuario de UP Planning.

Si quieres colaborar con nosotros y entrar a formar parte de nuestro equipo de betatesters no tienes más que ponerte en contacto con nosotros por email en luislorenzo@upsoluciones.com. Si antes prefieres ver más información sobre UP Planning esta es nuestra webwww.upsoluciones.com