Aprende como delegar: Una guía para dejar que otros tomen decisiones

por Derek Sivers

La mayoría de los auto-empleados quedan atrapados en la trampa de la delegación. Estás ocupado haciendo todo por ti mismo. Sabes que necesitas ayuda, pero encontrar y entrenar a alguien tomaría más tiempo del que tienes. Así que sigues trabajando duro hasta caer exhausto.

Esta es mi historia sobre cómo logré a tener la mentalidad de la delegación.

En 2001, CD Baby tenía tres años. Tenía ocho empleados, pero todavía estaba haciendo “todo lo demás” yo mismo, trabajaba de 7 a.m. a 10 p.m., siete días a la semana. Todo pasaba por mí. Cada cinco minutos, mis empleados tenían una pregunta para mí:

– Derek, un tipo quiere cambiar la carátula del álbum después de que ya está en vivo en el sitio. ¿Qué le digo?

– Derek, ¿Podemos aceptar transferencia bancaria como forma de pago?

– Derek, alguien colocó dos órdenes hoy, y quiere saber si podemos enviarlos en un solo envío, pero le reembolsemos lo que ahorra con eso.

Era difícil hacer algo cuando tenías que responder preguntas durante todo el día. Sentía como que bien podría presentarme a trabajar y sentarme en una silla en el medio del pasillo, sólo para responder a las preguntas de los empleados a tiempo completo.

Hasta que llegué a mi límite. Dejé de ir a la oficina y apagué mi teléfono. Entonces me di cuenta de que estaba huyendo de mis problemas en lugar de resolverlos. Tenía que arreglar esto, o quedaría arruinado.

Después de una larga noche de pensar y escribir, me metí en la mentalidad del delegador. Tenía que hacerme innecesario para el funcionamiento de mi empresa.

Al día siguiente, apenas entré por la puerta, alguien dijo:

“Derek, alguien cuyos CDs recibimos ayer ahora cambió de opinión y quiere sus CDs de vuelta. Ya hicimos el trabajo, pero nos está pidiendo si podemos rembolsar su dinero ya que nunca estuvo en vivo en el sitio.”

Esta vez, en vez de simplemente responder la pregunta, llamé a todos para juntarnos por un minuto. Repetí la situación y la pregunta.Respondí a la pregunta, pero lo más importante, les expliqué el proceso de pensamiento y la filosofía detrás de mi respuesta.

Sí, reembolsa su dinero en su totalidad. Tomaremos una pequeña pérdida. Es importante siempre hacer lo que sea que haga falta para hacer más feliz al cliente, siempre y cuando no sea indignante. Un pequeño gesto como este le quedará por un largo tiempo y hará que les diga a sus amigos que somos una gran empresa.

Todos recuerden siempre que ayudar a los músicos es nuestra primera meta, y obtener beneficios la segunda. Tienes mi total permiso para usar esta guía para tomar estas decisiones por ti mismo en el futuro. Haz lo que haga a los músicos más felices. Asegúrate de todos con los que trabajamos se vayan con una sonrisa.

Les pregunté a todos alrededor para asegurarme de que hayan entendido la respuesta. Le pedí a una persona que hiciera un manual, y anotara la respuesta a esta situación, junto a la filosofía detrás de ella. Y entonces todo el mundo volvió a su trabajo.

Diez minutos más tarde, una nueva pregunta. El mismo proceso:

1. Reúne a todos alrededor.
2. Responde la pregunta y explica la filosofía.
3. Asegúrate de que todos hayan entendido el proceso de pensamiento.
4. Pide a una persona que lo escriba en el manual.
5. Deja que todos sepan que pueden decidir esto sin ti la próxima vez.

Después de dos meses de esto, no hubo más preguntas. Luego le mostré a alguien cómo hacer la última de las cosas que todavía era mi trabajo. Como parte de su aprendizaje, tuvo que documentarlo en el manual, y luego mostrárselo a otra persona también. (Aprenderenseñando.)

Ahora yo era totalmente innecesario. Empecé a trabajar desde casa, y no ir a la oficina en absoluto.

Incluso había enseñado a los empleados mi proceso de pensamiento y filosofía sobre las contrataciones de nuevas personas. Así que nuestros dos últimos empleados fueron encontrados, entrevistados, contratados y entrenados por otros empleados. Ellos usaron ese manual para asegurarse de que todos los nuevos empleados entendieran la filosofía y la historia de CD Baby, y saber cómo tomar decisiones por sí mismos.

Actualmente llamó una vez a la semana para asegurarme de que todo esté bien. Lo está. Nadie tenía ninguna pregunta para mí.

Gracias a que mi equipo estaba manejando el negocio, yo era libre para realmente mejorar el negocio! Me mudé a California, sólo para que quede claro que el funcionamiento de las cosas dependía de los empleados. Seguía trabajando 12 horas al día, pero ahora usaba todo mi tiempo en mejoras, optimizaciones e innovaciones. Para mí, esta era la parte divertida. Este era un juego, no un trabajo.

Mientras estaba lejos, mi empresa creció de $1 millón a $20 millones en cuatro años, y de ocho a 85 empleados.

Hay una gran diferencia entre ser auto-empleado y ser dueño de un negocio. Ser un auto-empleado se siente como tener libertad hasta que te das cuenta de que si te tomas tiempo libre, tu negocio se desmorona. Para ser un dueño de negocios real, hazlo de modo que puedas irte por un año, y cuando hayas vuelto, tu negocio lo esté haciendo mejor que cuando te fuiste.

Publicado originalmente en SuperExitosos.com