La importancia de contar con herramientas de gestión

Hoy en día, toda empresa de cualquier tipo y tamaño, puede contar -gracias a los avances tecnológicos y a la disponibilidad de herramientas- con un buen sistema de gestión que le resulte accesible y que la acompañe en su crecimiento.

En este sentido, es especialmente necesario que toda pyme o micropyme, opte por el uso de herramientas de gestión que le sirvan tanto en la operatoria diaria como para poder medir todas las variables relacionadas a su negocio. El objetivo es lograr una planificación de las actividades en el mediano y largo plazo que le redunden en beneficios operativos y económicos.

Un buen sistema de gestión permite -por ejemplo- obtener indicadores y estadísticas, contar con alertas impositivas, poder suscribirse al sistema de facturación electrónica, poder reconocer cuál es el producto de mayor y menor rendimiento y llevar una contabilidad en línea. Permite también, administrar la información de los proveedores, de los costos y los valores que deben tener los productos de la empresa, entre otras funcionalidades.

Una de las principales ventajas que brinda contar con un sistema de gestión es que logra establecer un planeamiento estratégico de la compañía, facilitando a sus directivos el enfoque en lo realmente importante, con la seguridad garantizada del resto de los procesos, ya que se evita la sobrecarga de trabajos y la dificultad para acceder a la información del negocio. Si bien la primera etapa del proceso de implementación es ardua, el sistema generará, en un mediano plazo, la posibilidad de organizar estratégicamente la información y permitirá obtener mejores resultados administrativos.

Dentro de este tipo de paquetes de herramientas de gestión se encuentran, como principal, los ERP -Enterprise Resource Planning-, enfocados hacia la gestión administrativa, impositiva y contable de las empresas, que permiten tener información detallada de la operatoria diaria de toda cualquier actividad comercial y productiva.

Como complemento, encontramos el CRM -Customer Relationship Management, que permite llevar un registro y gestión de los clientes. Todo CRM funciona como una gran base de datos, que ayuda a detectar oportunidades de venta y seguimientos de post–venta. Por otro lado, encontramos también el sistema “tablero de comando”, que es una herramienta que organiza distintos indicadores para calcular y obtener reportes más específicos de una operatoria.

Los sistemas pueden implementarse de dos maneras: o bien en las propias oficinas de los clientes; o bien, se puede alquilar el uso en servidores tercerizados. Lo importante a remarcar es que, al momento de implementar un sistema de gestión, se opte por la metodología que mejor se adapte a la necesidad de la empresa. En este sentido, es recomendable tener presente un presupuesto mayor, con el fin de obtener un sistema que pueda ser diseñado “a medida” de los requerimientos del propio negocio y no optar por soluciones “estandarizadas”.

Como fue mencionado, es importante destacar que implementar un sistema de gestión no es una tarea sencilla; implica un compromiso de cada uno de los miembros de la compañía, especialmente sus Directivos. Sin embargo, los resultados valen el esfuerzo realizado. Informatizarse y organizar los procesos internos de una empresa son una gran decisión para optimizar la gestión y, en consecuencia, optimizar resultados.

Fuente http://www.buenosnegocios.com/notas/227-la-importancia-contar-herramientas-gestion