por mundocostos.blogspot.com.ar
El empresario, el directivo, el gerente o los mandos medios basan su trabajo en administrar la empresa o unidad organizativa bajo su responsabilidad. Para ello, premeditada o intuitivamente, llevan adelante los procesos propios de la administración.
Estos procesos fueron estudiados desde los comienzos de la administración como disciplina científica y técnica; llamados procesos administrativos y presentados, entre otros, por Henri Fayol como las funciones de prevención, organización, comando, coordinación y control; o por las escuelas clásicas y neoclásicas de la administración en las funciones de planeación, organización, dirección y control.
Con el correr de los tiempos la disciplina administrativa fue evolucionando y adaptando sus principios y enfoques según los escenarios de la época. En la actualidad varias son las propuestas que clasifican a los procesos de la administración, pero a nuestro entender la más representativa y didáctica es la presentada por la Profesora Graciela A. Núñez de la FCCEE de la UBA, describiendo como procesos administrativos a los de decisión, planeación, gestión, comunicación y control, en el libro ¿Qué es Administración? – de Ediciones Macchi (2004).
Pasaremos ahora a describir sintéticamente en que consisten estos procesos, que todo empresario y/o directivo pyme ejerce diariamente, haciendo hincapié en la importancia de la información de costos en cada uno.
Es el fenómeno a través del cual se posibilita la transmisión de información entre un emisor y un receptor, para que este luego la traduzca en nueva información para generar acciones. Permite capacitar, interactuar, interrelacionar, desarrollar comportamientos, supervisar, tomar decisiones, etc. Mantiene unidas a las diferentes partes de una organización y a la misma con su ambiente externo.
Siendo los costos en esencia información, es en este proceso administrativo donde se genera (emite) la información de costos, para ser de circulación corriente en los sistemas de comunicación de las empresas, y materia prima imprescindible (como veremos más adelante) para que los receptores puedan desarrollar los procesos de decisión (tomar decisiones), planeación (interrelacionar, interactuar) y control (supervisar), los cuales a su vez impactarán en la calidad de la gestión lograda.
Es tarea entonces del analista de costos resolver la problemática particular, diseñando sistemas de costos acordes a la configuración productiva de cada pyme, para generar información lo suficientemente analítica, oportuna y concisa, la cual deberá ser seleccionada adecuadamente para cada receptor o usuario de la misma.
En cuanto el “costo de la información de costos”, en el caso de las pymes ya no es un impedimento. Existen en el mercado software y herramientas informáticas de todo tipo que hacen de la información de costos un recurso muy accesible. Lo que antes se consideraba de aplicación exclusiva en las grandes empresas hoy está al alcance de cualquier pyme.
La decisión es el proceso por el cual se opta por una alternativa, entre un conjunto de ellas.
El empresario y/o directivo de una pyme, o de cualquier tipo de organización sea del tamaño que sea, antes de hacer (proceso de gestión) debe decidir.
Si bien la intuición se puede considerar, sin lugar a dudas, como el factor motor de la fuerza emprendedora, en los escenarios actuales de inestabilidad y complejidad económica y de mercados, las decisiones no pueden basarse solo en ella. Es imprescindible apoyarse en información que permita ser analizada del tal forma que se pueda evaluar el impacto de las alternativas seleccionadas y de esa forma garantizar la calidad de las decisiones que a diario deben tomarse en los distintos niveles jerárquicos de una empresa.
Se puede decir que el empresario debe analizar al menos tres cuestiones básicas antes de seleccionar alguna de las alternativas de decisión; estas son:
Como se ve, la información de costos ocupa un papel central en el proceso decisorio, transformándose en un factor crítico de éxito.
Se puede hablar mucho sobre el proceso de decisión, aunque no es el objetivo de la presente nota, pero al menos daremos una breve reseña sobre la gran influencia que la información de costos y su análisis tiene en este proceso administrativo, para los diferentes aspectos sobre los cuales hay que decidir en la gestión empresarial. Algunos ejemplos que podemos mencionar, sobre los tantos que se dan en el quehacer diario de las empresas, son:
Es decir, para la toma de decisiones que a diario realizan los diferentes niveles jerárquicos de la empresa, las cuales podemos rapidamente clasificar en decisiones estratégicas o de nivel directivo (por ejemplo proyectos de inversión), decisiones tácticas o de nivel gerencial o mandos medios (por ejemplo selección de equipos o canales de distribución), la información de costos es un recurso clave o condición necesaria para garantizar la calidad de la decisiones.
Este proceso comprende la integración de la toma de decisiones que se adoptan en los diferentes niveles de la organización. Implica pensar por anticipado las acciones a desarrollar para satisfacer los objetivos fijados.
El planeamiento es una herramienta eficaz para la conducción, además permite practicar controles que indican si la gestión se realiza según lo planificado o requiere de medidas correctivas.
Varias son las propuestas para clasificar los diferentes tipos de planeamiento que se practican en las empresas. Adoptaremos la propuesta del Profesor Solana de la FCCEE de la UBA;
Como ya dijimos, en este proceso administrativo también la información de costos se transforma en un recurso calve para poder analizar las variables trascendentes de la empresa, como proyección de costos de mano de obra, materia prima y carga fabril, de acuerdo a los planes de venta y producción, bajo escenarios de estabilidad o incremento de precios, inflación y fluctuaciones económicas, estructura de activos, estructura económico-financiera, financiamiento, solvencia, rentabilidad, entre otros aspectos.
Es la comparación entre lo actuado y aquello que está previsto, identificando desvíos para revisar decisiones y planes, o corregir la acción.
La información de costos nutre al proceso de control en cualquier etapa, nivel o herramienta para desarrollarlo.
En una organización se identifican tres niveles de control, donde se aplican herramientas específicas que permiten medir el desempeño, es decir verificar si el rendimiento concuerda con los estándares
La información de costos tiene presencia preponderante como recurso para desarrollar el control de gestión y el control operativo., a través de herramientas de control como:
El proceso de gestión produce los acontecimientos, acciones, decisiones, operaciones en el mundo real, transforma objetivos en resultados.
Forman parte, a su vez, de este proceso de gestión, los procesos de organización, motivación y conducción..
En definitiva, podemos decir que la gestión se relaciona con “el hacer” o con “el como hacer” para alcanzar los objetivos trazados. Es de durante el proceso de gestión donde se manifiesta el resultado del buen manejo de la información de costos en los procesos de comunicación, decisión, planeamiento y control, facilitando al empresario y su equipo directivo llevar adelante una gestión racional, es decir lograr que se organicen las actividades de la empresa de tal forma que aumente el rendimiento o aprovechamiento de los recursos, y de esta forma alcanzar los niveles de rentabilidad deseados.
Toda empresa es creada para alcanzar los niveles deseados rentabilidad y la satisfacción de sus clientes, pero esto debe hacerlo en mercados cada vez más competitivos y exigentes en calidad y precios. Uno de los factores claves, para lograr ambos objetivos en estos escenarios, es la optimización de costos, y para esto es necesario una correcta medición que permita conocer en detalle sus componentes, las causas que los determinen y donde focalizar y controlar su reducción o nivel adecuado.
La información de costos emitida, generada, producida y recibida mediante el proceso de comunicación, utilizada como recurso clave para el desenvolvimiento de los procesos de decisión, planeamiento y control, muestra sus resultados en el proceso de gestión, facilitando el logro de una gestión racional, demostrando su condición de recurso básico, estratégico y de uso corriente para el empresario y su equipo gerencial y de mandos medios.
Si bien consideramos que todo empresario, gerente y profesional de pymes están de acuerdo con lo expuesto, es decir sobre la condición de necesidad crítica de apoyarse en la información de costos para facilitar la gestión que diariamente ejercen, haciendo referencia nuevamente que para el caso de las pymes es menos complejo (comparado con empresas de gran tamaño) el desarrollo de sistemas de costos, y que hoy en día es muy accesible adquirir el soporte tecnológico (tecnología informática) para procesarla y trasmitirla, la consulta entonces es:
Fuente http://mundocostos.blogspot.com.ar/2012/08/la-informacion-de-costos-recurso.html