Método Lean: ahorra costes y mejora la eficiencia de tu pyme

por C. Estevez

Startups y grandes compañías han hecho de esta estrategia empresarial un aliado más que efectivo en el lanzamiento de sus nuevos productos. El método Lean tiene como objetivo mejorar la eficiencia de las empresas y la reducción de costes. El término Lean significa en inglés “ágil”, “ligero” y refleja la base de esta metodología cada día más popular: llevar a cabo dentro de la empresa un proceso de adelgazamiento de los flujos de trabajo. Básicamente las empresas que siguen este método apuestan por impulsar los productos o servicios demandados por el consumidor adaptándose después la producción y comercialización. Es una garantía de que el cliente quedará satisfecho, ya que es un producto que previamente ha demandado.

Aunque empresas de nueva creación y grandes compañías como Telefónica, Ikea o Ryanair han aplicado este método obteniendo grandes resultados, para muchas pymes es una estrategia a menudo desconocida. Sin embargo, es más que recomendable para una pequeña y mediana empresa ya que reduce costes y operativas, impulsa los productos y servicios solicitados por los clientes, reduciendo de este modo los ciclos de desarrollo, tiempos y necesidades de financiación.

Según nos explica Luis Maleón, Socio Director de la firma consultoría en management Asenta, y experto en estrategia Lean “las pequeñas y medianas empresas, a menudo carecen de los medios y recursos que las empresas grandes, por su dimensión, pueden utilizar. Sin embargo, la utilización de los métodos Lean está al alcance de todos y permite un aprovechamiento óptimo de los recursos existentes. Además, la aplicación de los métodos Lean requiere un profundo cambio en las formas de pensar y de actuar, lo cual suele resultar más sencillo en las pymes que en las grandes empresas. En definitiva, se trata precisamente de utilizar su menor tamaño como una oportunidad competitiva, apoyándose en una estrategia “soft” como es la gestión Lean para conseguir un posicionamiento diferencial y una ventaja sostenible que no se puede adquirir del exterior como un recurso sino que hay que construir desde dentro como una capacidad.”

¿Cómo puede mejorar la competitividad de una pyme el método Lean?

En vez de perder tiempo elaborando planes de negocio, el método Lean ofrece a las pymes la mejor manera para poner a prueba de forma continua su visión, para adaptarla y ajustarla antes de que sea demasiado tarde, todo ello sin esperar a realizar multitud de estudios previos de análisis y predicción teórica. El método Lean permite, por tanto, mejorar la competitividad de las pequeñas y medianas empresas ya que además, según nos recuerda Luis Mauleón “una estrategia Lean no es únicamente una estrategia de reducción de costes, sino más bien, una estrategia de incremento del valor generado para los clientes. Una estrategia Lean orienta a la empresa hacia sus clientes, y la aplicación rigurosa de sus métodos y sistemas permite generar dicho valor utilizando menos recursos. Mediante la estrategia Lean se incrementa la satisfacción de los clientes con productos de mejor calidad entregados en plazos más cortos, se reducen los costes y se mejora la contribución de las personas, todos ellos factores clave para la competitividad”

Asimismo, la implantación en una pyme de los métodos de la estrategia Lean pasa inevitablemente por la implicación de toda la plantilla en dicho proceso. Para lograrlo Luis aconseja a las pymes favorecer ” su participación en actividades de mejora, que al principio deben ser sencillas y localizadas, y en las cuales descubren que el aumento en la aportación de valor y la reducción de los costes no se generan a partir de trabajar más que antes, sino a partir de trabajar mejor, de una manera más racional. Las mejoras Lean revierten en mejor ergonomía en los puestos de trabajo, menor variabilidad en la carga de trabajo y en entornos de trabajo más agradables. Para lograr la implicación de las personas, es necesario, en primer lugar, aportar formación e información de manera que puedan entender la situación de partida y la necesidad de incorporar esta nueva forma de trabajar. Pero esto no es suficiente, porque las personas también deben encontrar sentido a lo que se hace, es decir, deben ver que las técnicas Lean ayudan a resolver problemas reales y que se necesita su contribución en función de sus competencias y capacidades. Por último y no menos importante, resulta fundamental que, en todo momento, encuentren el apoyo coherente de la Dirección en forma de tiempo y recursos para abordar las actividades de mejora y comprobar, de primera mano, la mejora de los resultados. El ciclo del compromiso, para que las personas aporten lo mejor de sí mismas, se completa con el desarrollo de actividades formales e informales de reconocimiento, de manera que se refuerce esta nueva manera de pensar y trabajar.”

10 claves del método Lean

1- Los procesos se centran en aportar valor al producto.

2- La rapidez de respuesta es fundamental frente a la lentitud habitual de las estructuras tradicionales.

3- La calidad del producto o servicio tiene que garantizarse al primer intento.

4- Los equipos de trabajo tienen que ser polivalentes. Ello permitirá especialmente a las pymes optimizar recursos. Se aconseja describir las tareas por puesto de trabajo, asignando a cada empleado su cometido y formándole en diferentes misiones, de modo que desde algunos puestos pueda atender diferentes procesos en función de la demanda.

5- Eliminar las actividades que no generen valor añadido.

6- Introducir la flexibilidad necesaria para que se alcance la producción eliminando los desperdicios en forma de stock o producción excesiva. La pyme también debe lograr organizaciones dinámicas adaptadas al cambio que piensen y actúen de una forma flexible.

7- Mantener de manera constante el ciclo crear-medir-aprender. Sería algo así como convertir tu idea en un producto, medir cuál es la respuesta del consumidor y saber cuándo vas por el buen camino y debes perseverar, o cuando debes cambiar.

8- Crear un prototipo, el producto mínimo viable y lanzarlo cuanto antes al mercado.

9- Eliminar la ineficiencia en el transporte: tanto en su organización como capacidad.

10- Profundizar en el conocimiento de la empresa y de los procesos implantados, con la finalidad de ajustar el ritmo de fabricación, producto a producto, a la demanda.