¿Qué podés hacer cuando te das cuenta que las urgencias desordenan tu trabajo?

por Francisco Lehmann

Tener claridad respecto a los objetivos buscados ayuda ciertamente a despejar lo accesorio de lo importante. No hay peor sensación que sentir que las circunstancias te han ganado el día y no te has podido concentrar en lo que sabías que era necesario resolver.  “Todo el mundo” conoce que esto ocurre… y lo curioso es lo poco que se hace para que ello no suceda, más allá de esfuerzos aislados en el momento de la molestia percibida.

Lo grave del caso es que estas situaciones frecuentes producen ansiedad y alteración personal que se traduce en pérdida de foco y productividad. Para que esto no te ocurra, es bueno establecer procesos de comportamiento que te ayudarán a mantener la dirección que te propongas. Puede ser una muy buena ayuda si consigues:

a. Todas las mañanas iniciar el trabajo habiendo organizado tu tiempo
Hay que comenzar por saber organizar el tiempo laboral que disponés. Para ello:

1. Definí claramente, al principio de la jornada, un plan para llevar a cabo lo que querés, y debés, realizar en el día. Esto te dará una primera idea si será posible o no hacer todo lo que te propones. Si te acostumbras a hacerlo como primera tarea mañanera, podrán ser los mejores veinte minutos de tu día.
2. Establecé prioridades y aprendé a que estas pesen más que las de tu jefe. No aceptes pasivamente tareas que no podrás realizar. Si aparecen “conflictos de intereses”, evalúa con tu jefe mostrándole la lista de tus prioridades y negocia dónde va la suya.
3. Instaurá, en lo posible, un “horario de respuestas”. Será el momento del día en los que, por ejemplo, respondes los mails. Disponé a qué horas estarás disponible para otras personas. Controla la acción de los “roba tiempos”.
4. Establecé con claridad las horas que dispones para atender esos temas. Pensá en tu lista de objetivos. Considerá el tiempo real que dispondrás para resolver lo que tienes entre manos.
5. Atiende sólo aquellas reuniones que establezcas que son de importancia. Evitá las que sabes que te robarán tu tiempo y no aportarán valor. Negocia tu presencia en las que ves que te robarán el tiempo y no aportarán valor.
6. En la mañana temprano, hacé un plan de delegación de tareas y determiná a quiénes de tus colaboradores, les asignarás qué cosas. Utiliza tu tiempo y esfuerzo en aquello que tienes autoridad para resolver.

b. Concéntrate en los objetivos que has evaluado
Es posible que estés afectado por ver que algunas de tus cosas están fuera de su control. Eso genera ansiedad, y lo hace mucho más en tanto y cuanto no tengas claridad respecto a qué es urgente y qué importante de lo que tienes pendiente. La pregunta clave que ayuda es: “¿Es esto lo más importante que tengo que hacer hoy en el listado que he armado en la mañana?” Y si tu jefe tiende a cargar tus tareas o tu plan, podrás compartir con él ése listado de prioridades y podrás entonces preguntarle: “¿Cuál de estas cosas le gustaría posponer de manera tal que yo pueda hacer lo que me acaba de encomendar?”

c. Aprendé a decir NO
Conoces el costo de las interrupciones, el teléfono, ésa preguntita de un minuto, etc. Evitá todo ello aprendiendo a decir NO. Claro que no es algo sencillo, pero sí necesario. Verás, al final del día el tiempo extra que puedes lograr. Lo mismo es cuando estás ocupado o en una conversación y suena tu teléfono celular o el de tu escritorio. Sos el único dueño de tu tiempo, y eres quien decide cómo usarlo. Hay mucha gente que no tiene en cuenta esto y “es usada por los roba tiempos”.

Acostumbrá a tu gente a que colaborarás con ellos gustosamente en todo, pero nadie debe entrar a tu oficina si no trae una respuesta al problema que plantea. Muchos empleados se acostumbran a no pensar y pasan hábilmente el problema a su jefe. Evitá seriamente este sistema.

d. Elaborá listas de compromisos diarios y de largo alcance
Planear tu día de trabajo requiere que efectúes dos listas: una General y otra Específica.

La primera lista se mantendrá siempre en un cuaderno y en ella tendrán que figurar cada una de las cosas que debes realizar, desde las simples, las que han sido dejadas de lado, o que deberás cumplir en los próximos seis meses (esta lista suele ser muy utilizada por los gerentes y se ve en los cuadernos de anotaciones que portan). Así tu trabajo podrá ser cuantificado.

La segunda lista, la Específica, contendrá las tareas a las que te has comprometido a realizar en el día (esta lista no es común verla) Esta será mandatoria y te dirá si estás planificando bien tu recurso más costoso: el tiempo para resolver lo que te propones. Te sugiero que no planifiques realizar más de diez tares por día. Si las logras hacer bien, evitarás el temor que surge del trabajo que puede aparentar estar fuera de control. Así sabrás dónde estás parado.

e. Definí prioridades de ejecución
Debes establecer prioridades asignado un determinado tiempo de ejecución y cantidad de recursos de acuerdo al valor relativo que revista cada tema. Para ello ordena tus actividades escribiendo delante de ellas los números 1, 2 y3.  Que 1 sean los asuntos urgentes y las cuestiones que requieran de un esfuerzo o concentración especial. El 2 señalará las tareas medianas, mientras que el 3 marcará los trabajos rutinarios. Procura ver gradualmente qué cantidad de prioridades puedes manejar diariamente. Te sugiero no establecer más de tres o cuatro prioridades por día, para que luego no te sientas frustrado si no las cumples. Fomenta el hábito de evaluar cada cuestión en tu lista diaria, en base a a la contribución que ellas aportan para que puedas cumplir con tus metas.

f. Administrá y mantené el control de tu tiempo
Planifica tu día de trabajo y asigna prioridades. Es recomendable, en lo posible, atender las actividades más importantes durante las primeras horas de tu día laboral. Hazte la promesa de que lograrás tener un escritorio lo más limpio de papeles posible. Trabaja en equipo, complementariamente, con aquellos colaboradores que puedas resolver mejor cada cuestión. Así te dará gusto delegar.

g. Clasificá el valor real de la información que te llega
Agrúpala en base a las siguientes cinco categorías:

1. Resolución inmediata. Es aquella que demanda inmediata atención y solución. En esta categoría, si es necesario tomar una decisión, tómala. Si mail que ha llegado, consideras que es mejor que sea respondido ya, hazlo. No dejes de lado lo que has clasificado en esta categoría.
2. Guardar para leer luego. Son todos aquellos informes que pueden ser archivados para leerlos en el momento que decidas (por ejemplo al final del día). En esto te pueden ayudar tu secretaria o un colaborador cercano clasificándolos en: “para resolver en la semana”, o “para resolver dentro de los siguientes 15bdías” De allí saldrán documentos y tareas que seguramente podrás delegar. Lo que sí debes ocuparte es de  resolver  a quién o a quienes se los delegarás. Fíjate que esta carpeta “no aumente su volumen”.
3. Leer y Descartar. Carpeta con material de importancia secundaria como diarios y revistas técnicas.  Si después de una semana no has podido leerlas, descártalas. Que no se transformen en “deuda de lectura”. Esta es otra carpeta que no debe crecer. Revísala cada semana y límpiala de todo aquello de lo que no te vas a ocupar de leer.
4. Archiva material que sirva de “jurisprudencia”. A esta categoría pertenecen los documentos que ya han sido analizados y que pueden ser útiles para análisis posteriores. Son carpetas que deben ser ordenadas por temas o por fechas. De acuerdo a lo que te resulte más cómodo para ubicar cuando lo requieran las circunstancias. Cuidate de no confundir el material de esta con la anterior  (“Leer y descartar”)
5. Descartar. Una de las categorías más importantes al momento de clacificar.No guardes papeles que nunca utilizarás. Se estricto e este punto.

h. Reducí los informes innecesarios
Analiza con tu secretaria o con un colaborador si los informes son necesarios. Pregúntate ¿Qué objetivo persigue?, ¿qué pasa si los descartamos? Si tienes alguna duda sobre el valor de un determinado documento, guárdalo en una carpeta de “Dudas” y observa cuántas personas, de las que lo reciben, preguntan por él. Luego decide su valor (haz el ejercicio de acostumbrarte a guardar pocos papeles, sólo los necesarios)

Resulta sencillo seleccionar los papeles que son útiles de aquellos que no lo son. Basta seguir las siguientes pautas:

• Luego de leerlas, elimina aquellas cartas, mails, etc., que solamente dicen “Estoy enviándole…” y que te son enviadas solamente para que estés informado.
• Elimina los memos que sólo buscan autoprotección por parte de quien los escribió.
• Elimina la información duplicada.
• Reduce los documentos que posean más de 50 páginas. Aunque sí ve de guardar las conclusiones y recomendaciones

Estas pautas, sumadas a las que creas convenientes ir agregando con el tiempo, seguramente podrán serte de mucha utilidad para no complicar tu índice de productividad y bajar la ansiedad y alteración que crea el desorden.

Fuente http://www.franciscolehmann.com/