Dos ideas para mejorar el enfoque

por Jerónimo Sanchez

Siguiendo con el tema de priorizar en el trabajo del conocimiento, hoy me gustaría compartir contigo algunas ideas sobre por qué a veces resulta tan complicado para algunas personas hacer lo que saben que tendrían que estar haciendo, enfocándose en su lugar en cosas que podrían esperar. Vaya por delante que parto de la base de que cualquiera que se plantea mejorar su efectividad personal es una persona inteligente. Quiero decir, que sabe lo que le conviene.

En frío, la mayoría de la gente parece tener claras qué cosas debe hacer primero y qué cosas pueden esperar. Sin embargo, por alguna razón, y llegados al momento de ponerse a hacer, el comportamiento de un porcentaje significativo de personas no coincide con el de alguien que tiene claras sus prioridades.

Dejando a un lado la posibilidad de que, efectivamente, en ocasiones las prioridades están poco claras, ¿qué es lo que lleva a tanta gente a empezar haciendo cosas que, objetivamente hablando, pueden esperar —o incluso quedarse sin hacer—, y a dejar sin hacer otras cosas con podrían aportar mucho más valor a su trabajo? Como explica Antonio José Masiá, existe una razón biológica para la tendencia a posponer tareas, especialmente para aquellas cuyo beneficio está diferido en el tiempo, y para lo que incluso existe un modelo matemático. Pero en otras ocasiones las razones son menos «inevitables» y mucho más operativas.

Falta de confianza en el sistema

Un comportamiento habitual que lleva a la aparente incapacidad de hacer primero lo que debes hacer primero, es atender inmediatamente lo último en llegar, de manera sistemática. Desde el punto de vista psicológico, todo lo nuevo tiene mayor atractivo que lo que ya tiene un tiempo en tu mesa. Por eso, nuestra tendencia natural es a dejar de hacer lo que sea que estemos haciendo en este momento, y ponernos inmediatamente con lo último que acaba de llegar, sea grande o pequeño, e independientemente de su «importancia». Contrarrestar esta tendencia es fácil. Simplemente hay que desarrollar el hábito de «capturar» —anotar o colocar en un lugar de confianza— las ideas, tareas o informaciones nuevas que vayan llegando, de modo que tengamos la oportunidad de terminar lo que estamos haciendo y, como decimos en OPTIMA LAB, «cerrar cajas» antes de abrir otras nuevas.

Pero este comportamiento, que parece tan sencillo, cuesta mucho de desarrollar. Y una de las razones es la falta de confianza en el sistema que usamos habitualmente para canalizar los «inputs». Si no confías en que lo que capturas está bajo control, a buen recaudo en un lugar previamente definido, de manera que puedes volver a ello más adelante cuando lo necesites, tu subconsciente se resistirá a «capturarlo». En su lugar, intentará quitárselo de encima generando el impulso de hacerlo inmediatamente, porque es la única manera en que confía que no se te olvidará hacerlo. Sin embargo, como las «cosas» no se presentan de manera organizada o por orden de importancia, lo normal es que termines trabajando de manera más o menos aleatoria, conforme se te vayan presentando los asuntos, y se te queden muchas cosas «importantes» sin hacer.

Falta de claridad sobre lo que hay que hacer

Otro factor que impacta negativamente a la hora de enfocarte en las cosas que debes enfocarte, es la falta de claridad sobre qué hay que hacer exactamente con cada una de ellas. La mayoría de las personas están acostumbradas a trabajar con listas de tareas, es decir, listas de asuntos aparentemente claros, pero sobre los que no han pensado lo suficiente como para saber qué acciones físicas, visibles, hay que llevar a cabo exactamente para cumplirlos o, al menos, empezar a avanzar en ellos.

Cuando en tu lista de tareas ves algo como «Organizar viaje», tu subconsciente «sabe» que en realidad no puede organizar un viaje en una sentada. Organizar un viaje implica hacer muchas cosas, en diferentes momentos, para las que generalmente necesitas estar en diferentes lugares o utilizar diferentes herramientas. Sin embargo, sí puedes «Investigar en internet un hotel en Oviedo», o «Enviar los materiales del curso al cliente». Mientras haya trabajo de definición de siguientes acciones pendiente, lo que sucederá es que tu subconsciente se resistirá a hacer algo al respecto, en este caso organizar el viaje, y pasará sistemáticamente a otras cosas de la lista que le resulten más evidentes.

Y de nuevo, como las cosas no suelen presentarse todas con el mismo nivel de claridad, lo normal es que termines haciendo primero aquellas que, de manera más o menos fortuita, resulten más evidentes, y termines dejando sin hacer las que necesitan mayor claridad y que, generalmente, son las que aportan más valor a tu trabajo.

Conclusión

Si ves que a menudo tienes problemas para hacer primero las cosas que debes hacer primero, y que sistemáticamente se te quedan cosas «importantes» sin hacer, comprueba si:

1) Tienes suficiente confianza en tu sistema de «captura» y organización, es decir, si todas las cosas que requieren tu atención van a parar a tu sistema, y si dicho sistema representa la realidad del trabajo que tienes que hacer; y

2) Tienes suficiente claridad sobre qué acciones físicas, visibles, hay que llevar a cabo con cada «cosa» que «capturas», de modo que puedas avanzar sin obstáculos con cada unos de los asuntos que tienes pendiente.

Mejorar estos dos aspectos te permitirá enfocarte mejor en aquellas cosas que sabes que tienes que hacer primero, dejando para después aquello que puede esperar.

Fuente http://jeronimosanchez.com/dos-ideas-para-mejorar-el-enfoque/