9 consejos para dar directivas claras
Por Analía Tarasiewicz
Comunicar de forma efectiva los objetivos y las tareas al resto del equipo resulta fundamental para evitar errores y contratiempos dentro de la empresa.
Uno de los mayores desafíos de un jefe es poder transmitir “lo que tiene en mente” de manera que el otro comprenda el mismo mensaje y haga “eso tal como él lo pensó”.
Lamentablemente, muy pocos utilizan el lenguaje con precisión y padecen constantes desilusiones de sus empleados, jefes y/o socios.
En ellos, prevalecen las clásicas frases como: “te expliqué bien”, “era obvio”, “se suponía que”,”lógicamente se entiende que”… frases que lo único que generan son nuevos malentendidos, miedos, descalificaciones y rispideces innecesarias.
Lo interesante es que esta habilidad comunicacional se entrena y es posible mejorar.
Aquí algunos puntos para tener en cuenta y comunicarte mejor con tus empleados al momento de dar directivas y esperar resultados:
1. Tener claro el objetivo de la comunicación, el procedimiento que se quiere utilizar y la meta que se quiere alcanzar.
2. Buscar un lugar y momento adecuado en el que se pueda describir con claridad la tarea según su complejidad. Tener en cuenta la intimidad, el ruido, la cantidad de gente, los picos de trabajo, entre otros factores.
3. Mirar a la cara y observar lenguaje verbal (sonidos y onomatopeyas) y gestos del otro mientras se transmite la directiva (contacto visual, manos y pies, asentimiento con la cabeza, gestos faciales, posición del cuerpo, etc.).
4. Ser descriptivo y brindar un camino de acción: “Hacé primero tal cosa; si sucede este escenario, tomá este camino”.
5. Ser preciso, concreto y breve para reducir la subjetividad y los comentarios fuera del objetivo. No hacen falta largar explicaciones ni ejemplificaciones si no aún no se han presentado dudas.
6. No usar generalizaciones como “mucho, poco, siempre, nunca, todo, nada”, palabras que generan falta de precisión en la comunicación. Preferentemente, hablar brindando números concretos o porcentajes.
7. Prestar atención al tono, ritmo y el volumen que se utiliza para emitir el mensaje influirá directamente en la emoción y en la respuesta de quien recibe la directiva.
8. Permitir la retroalimentación y escuchar al empleado. Una vez que se acepta o declina el punto propuesto, dejar en claro dónde, cómo y cuándo se incorpora ese punto a la tarea.
9. Recapitular y parafrasear para verificar lo que el otro comprendió de lo que se le explicó y corregir malentendidos antes de comenzar a operar la tarea.
Fuente: http://www.buenosnegocios.com/notas/2256-9-consejos-dar-directivas-claras
