Cómo completar todos tus objetivos (Segunda parte)

“Si el tiempo es lo más caro, la pérdida de tiempo es el mayor de los derroches”- Benjamin Franklin.

Puedes leer la primera parte de esta serie de artículos aquí.

Deja de procrastinar

En lugar de preocuparte, ocúpate. La inversión de tiempo en pensar que hay que hacer algo y que luego no se hace es muchas veces superior al tiempo que lleva ejecutarla. Y en el caso de que sea más tiempo, no compensa por el nivel de angustia interna que genera saber que algo está siendo desatendido.

¿Por qué procrastinamos? Puede haber varias razones:

• Por el miedo al fracaso (Debido a la falta de confianza en uno mismo, tendencia a postergar para evitar plazos y evaluaciones)

• Por exceso de perfeccionismo (Atención excesiva a los detalles. Miedo a decepcionar a los otros)

• Por tener cierto Espíritu Rebelde (Hay personas que no cumplen los plazos porque lo consideran como sumisión simplemente)

• Por el deseo de Adrenalina (Hay personas que necesitan de situaciones de crisis para avanzar)

• Por falta de Organización (No se tienen en cuenta los imprevistos)

• Por falta de Motivación (se cae en el victimismo y no trata de buscar alternativas y/o soluciones)

Además de todo eso, hay un estudio que dice que cuando realizamos la tareas que teníamos planificada, el cerebro libera dopamina, se activa el área de la recompensa. Esa sensación es la que nos hace decir «las cosas con esfuerzo se valoran más». Pues hay personas que con solo comentar que van a ejecutar algo, su cerebro ya activa el área de la recompensa y libera la dopamina, por tanto, desaparece la motivación para ir en busca de la sensación de recompensa pues que ya la han tenido. La recomendación que se hace en estos casos es al contrario que para las otras personas, no decir en voz alta aquello que se planifique dado que en lugar de generar un autocompromiso, hace que el compromiso desaparezca.

Sal de la trampa de la actividad

Hemos pasado del “estar ocupado” como medio para lograr objetivos, a convertir el “estar ocupado” en un fin en sí mismo… Desgraciadamente, usamos el término “una persona muy ocupada” como sinónimo de “una persona muy importante”.

Parece que solo nos sentimos justificados cuando la actividad que desarrollamos, implica movimiento y conlleva acción. Por eso, nos resulta más tentador reaccionar, ya que ser proactivos requiere un periodo de “inactividad” aparente (reflexión) y sabemos que no todo el mundo, valora o entiende esa falta de acción.

Planifica las reuniones

Elabora un “Orden del Día” delimitado con puntos y tiempo que se va a invertir en cada uno de ellos. Envíalo a los asistentes.

Indica la hora de inicio y la hora finalización. Resalta la importancia de la puntualidad. Indica la obligatoriedad de la asistencia. Apúntalo en tu agenda laboral, y encárgate de que los demás también lo apunten en sus agendas.

Si presides la reunión, dirige el debate y resume las conclusiones (feed-back).

Se ha de determinar de antemano, quién elaborará el Acta, para que vaya tomando nota. El acta debe después enviarse máximo 48 horas después.

Si puedes lidera evita la dispersión o exceder el tiempo que se definió.

Cierra siempre la reunión con plan de acción: qué, quién, cómo, cuándo, dónde, con qué se van a hacer los temas que han quedado pendientes o que sean necesarios desarrollar.

Favorece la concentración

Por si no tuviéramos bastante con los clásicos ladrones del tiempo tipo: entradas constantes de emails y llamadas telefónicas, ahora en nuestra vidas, la irrupción de las redes sociales y de herramientas para estar más interconectados hacen que haya muchos más canales. Por ello, resérvate rangos del día donde estar solo disponible por un canal (o ninguno), y también resérvate un rato para consultarlos, preferiblemente al mediodía.

Para finalizar vamos a dar unas recomendaciones útiles:

1. Reserva tiempo no solo para los problemas, sino también para las Oportunidades. Utiliza herramientas para ir anotando las oportunidades y asígnate un día a la semana para revisarlas y trabajarlas todas (ej: viernes a primera hora de 08:00 a 09:00)

2. Decide cuánto tiempo podrás dedicar a cada tarea, no pienses en cuánto va a llevarte la tarea en sí (Parkinson….)

3. Para una tarea corta, siempre se encuentra un minuto. Para una tarea larga, nunca se encuentra tiempo: desgrana el proceso que has de acometer y agrupa por conjunto de tareas, de modo que si sufres una interrupción, hayas podido terminar una agrupación que te habías marcado.

4. Busca tu hora tranquila del día para planificarte. Lo ideal es a primera hora de la mañana, pero si no puedes por la razón que sea, no dejes de hacer en algún otro momento del día.

5. Si quieres tener más tiempo para algo, primero has de decidir, de dónde te lo vas a quitar. Decide ¿qué dejarás de hacer?

6. Maneja el tiempo como si fuera dinero: ¿cuánto estás dispuesto a invertir en cada actividad? ¿es rentable?

Recuerda: Una tarea requiere un tiempo tanto mayor cuantas más veces la interrumpimos y reanudamos y Aquello que planificamos, ocurre más fácilmente. Por eso consulta tu agenda laboral regularmente para no pasar nada por alto.

Este artículo forma parte de una serie de 2 artículos. Si quieres leer la primera parte pincha aquí.

Fuente http://es.workmeter.com/blog/c%C3%B3mo-completar-todos-tus-objetivos-parte-2