Cómo planificar las actividades de la organización?

¿Cuál es la diferencia entre el trabajo bien hecho desde la primera vez y el trabajo de calidad mediocre y resultados insatisfactorios? Quizás una de las mejores respuestas es “la planificación”.

Al contrario de lo que alguna gente cree, esto no es un difícil proceso teórico, sino que, en cambio, puede ser una tarea muy gratificante para el conjunto de directivos de la organización que dediquen algunas horas a pensar cómo construirán el futuro que desean.

Cómo en todas las cosas de la vida, para alcanzar los objetivos propuestos, es cuestión de proceder en cierto orden. En el limitado espacio de un artículo periodístico no es posible desarrollar in extenso una metodología detallada, por lo que haremos más que nada un esbozo o esquema de un proceso de planificación. Se deja abierto a los lectores el ofrecimiento de profundizar posteriormente algunos aspectos, en respuesta a las opiniones que se reciban.

Aunque es importante seguir la secuencia de pasos que se sugiere a continuación, es recomendable que las primeras veces que se realice el proceso de planificación se analice una cantidad pequeña de detalles en cada paso, profundizando el nivel de detalles cuando se haya adquirido más experiencia en planificación.

1. El primer paso consiste en precisar la Misión de la organización, en términos de establecer qué NECESIDAD de la comunidad, a qué SECTORES o grupos determinados y cuál es el SERVICIO específico que la organización está destinada a otorgar. Un claro consenso en lo anterior es fundamental para que todos los miembros sepan claramente para qué lado hay que remar y se eviten o minimicen los conflictos por interpretaciones discordantes.

2. Un segundo paso es “mirarse al espejo” para reconocer francamente las fortalezas y debilidades que tiene la organización para el cumplimiento de su Misión, considerando todos los aspectos, desde la disponibilidad de personal, hasta el monto de recursos que se obtendrán y pasando por los estilos de gestión que se aplican.

El resultado debe ser una lista de las más graves deficiencias que hay que corregir y la identificación de las mejores fortalezas internas que constituirán el sello distintivo de la organización.

3. En el paso tres hay que observar el comportamiento de las principales variables del entorno (demográfico, tecnológico, económico, legal, político y competitivo), considerando, además de las condiciones actuales, las condiciones que se vislumbran para el futuro cercano, para evaluar tanto las oportunidades que se podrán aprovechar como las amenazas o riesgos que habrá que enfrentar.

Este análisis puede ser largo, pero debe concluir con dos listas bastante cortas (sólo tres o cuatro elementos) con las oportunidades y amenazas más importantes.

Los dos pasos anteriores se realizan generalmente con una técnica bastante popular denominada “Análisis FODA”, que constituye un interesante material para un próximo artículo.

4. A partir de lo anterior, en el paso 4 debe realizarse un análisis frío y concreto para definir cuáles son los temas o problemas claves que enfrenta la organización y que deberán considerarse o superarse para tener éxito como organización. En esencia este paso consiste en la realización de una síntesis de la situación vigente, consistente en decir “dónde estamos”.

Teniendo claramente definido “dónde estamos” podemos pasar a la fase siguiente, el paso 5, que consiste en expresar “dónde queremos estar”. Esto será explicado la semana próxima, cuando desarrollemos la Definición de Objetivos Estratégicos.

Cómo planificar las actividades de la organización – 2

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