La importancia de realizar un buen Presupuesto de Venta

por David Vara

En muchas ocasiones, el Presupuesto se convierte en la primera toma de contacto entre tu negocio y un posible cliente. Podríamos decir entonces, que se trata de la primera carta de presentación que muestras al exterior.

Por ello, deberemos tratar el Presupuesto como un documento de suma importancia, y en el cuál, deberemos transmitir imagen de profesionalidad e informar todo lo que queremos transmitir a nuestro cliente, con claridad y organización.

En ocasiones, realizar un mal Presupuesto puede llevar a perder el cliente, y por lo tanto, ser incapaces de cerrar la venta.

¿Qué es un Presupuesto?

El Presupuesto es el documento que debes utilizar en tu negocio para indicar a un posible Cliente, qué productos o servicios les quieres vender y cuál es el precio que le cobrarás por ellos.

Este documento, si finalmente es acordado y confirmado por las dos partes,  se utilizará como acreditativo de obligación por las dos partes. El profesional por la venta del producto y servicio ofrecido y con el precio establecido. Y por parte del cliente, a pagar por lo recibido.

 ¿ Qué debe incluir un Presupuesto?

Al no tratarse de un documento obligatorio a realizar, y sin tener connotaciones fiscales, permite que la estructura y contenido pueda ser flexible, dependiendo del proyecto, negocio, o bien, del propio Autónomo.

No obstante, sí existen ciertos detalles y aspectos clave que un Presupuesto debe incluir para obtener valor añadido en esta etapa de captación del cliente.

Detalles que deberías añadir en un buen Presupuesto de venta:

1.-Los datos de la Empresa o Autónomo.

En la parte superior del documento, debes indicar cuál es la información fiscal de la empresa (si se trata de una Sociedad Limitada, por ejemplo), o bien, la información fiscal del Autónomo.

Es importante detallar esta información, ya que así quedará constancia de quién emite el Presupuesto y se hace responsable de la realización del servicio.

2.-Datos del cliente.

De la misma manera que en el punto anterior, debemos indicar los datos fiscales del receptor del Presupuesto.

3.-Detalle y explicación de los productos o servicios ofrecidos.

Es un punto importante en el momento de la realización del Presupuesto, ya que de manera organización, simple y entendible, debes transmitir cuales son los productos y/o servicios que ofreces a tu cliente.

Intenta realizar una breve explicación de cada concepto.

Para evitar posibles malentendidos, es aconsejable desglosar los productos o servicios por líneas, con sus cantidades respectivas.

4.-Añadir los precios desglosados por producto o servicio, y el precio total.

Relacionado con el anterior, debes indicar con la mayor claridad posible el precio que tiene cada producto o servicio que ofreces. Es decir, su base imponible.

Es interesante indicar el precio por unidad de cada producto o servicio.

También debes diferenciarlo del importe de IVA correspondiente. (Detallando el tipo impositivo aplicado).

Finalmente, debe aparece el importe total del Presupuesto, que será la suma de la Base Imponible más el IVA.

5.-Fecha y duración de las condiciones del Presupuesto.

Los Presupuestos pueden ser variantes. Y por ello, es interesante indicar en el documento el tiempo de validez que tienen los precios y condiciones que has establecido en el Presupuesto.

Utilizar el apartado Observaciones para este punto es ideal. El cliente y receptor del Presupuesto tendrá conciencia del tiempo que tiene para decidir la compra.

6.- Método y forma de pago.

Debes facilitar el proceso de pago para tu Cliente. Así que es muy interesante indicar cuál seria el método de cobro a realizar, si finalmente se valida el Presupuesto.

Utiliza un sistema que permita al Cliente, fácilmente, realizar el pago por el servicio. Si lo complicas o no indicas la información necesaria, estarás dando puntos a tu Cliente para que le cueste o retarde el pago.

7.- Información de contacto.

Finalmente, es aconsejable aprovechar el pie de pagina del Presupuesto para indicar la información de contacto de tu negocio.

Es posible que a lo largo de los días, puedan surgirle dudas a tu Cliente, y es importante que sepa como contactar contigo.

Seria un error perder una venta por el hecho de que no sepa como comunicarse contigo. Así que no lo olvides.

Ejemplo de un Presupuesto bien realizado:

A continuación, y con la información de ejemplo de una empresa, te mostramos visualmente como debería ser el Presupuesto de venta ideal:

Como ves, en la plantilla ejemplo de Presupuesto se muestran todos los conceptos y detalles que debe tener un buen presupuesto de venta.

2 consejos:

-Gestiona correctamente las posibilidades que tienes de ofrecer Descuentos. Indicar Descuentos sobre productos y/o servicios determinados influirá positivamente en la percepción de tu Cliente.

-Los presupuestos no deben de tener una numeración correlativa. (al contrario que las Facturas de venta, que si son documentos obligatorios fiscalmente). Así que incrementa la imagen de profesionalidad en tu negocio, hacía tu cliente, indicando un número de Presupuesto que le transmita movimiento y fuerte trabajo en tu negocio.

Por suerte, existen ciertos programas de Facturación y Contabilidad online para Autónomos y PYME, que entre sus herramientas, existen las de realizar Presupuestos de venta de forma automática.

Además, si el Presupuesto acaba siendo validado, toda la información se traslada automáticamente hacía una Factura de venta.