Leones y gacelas: la carrera hacia la proactividad en las organizaciones

Por Daniel F. Gallego Ramos

“Cada mañana en África, una gacela despierta.
Sabe que debe correr más rápido que el león más rápido o se la comerán.
Cada mañana en África, un león despierta.
Sabe que debe ser más rápido que la gacela más lenta o morirá de hambre.
No importa que seas león o gacela,
cuando llegue el nuevo día es mejor que te encuentre corriendo.”
(Fábula africana)

Decía Darwin que no era la especie más fuerte la que sobrevive, ni la más inteligente, sino la que mejor se adapta a los cambios. En la selección natural de las organizaciones empresariales, la supervivencia sólo se puede conseguir si cada día se está preparado para cada reto que surja. Hay que adaptarse a los cambios para ser competitivo y los cambios han llegado en forma de nuevas normas, con una nueva estructura y con nuevos enfoques.

Dentro de estos cambios, uno de los más importantes y que más está incomodando a las organizaciones ya certificadas según las normas ISO 9001 o 14001, o de aquellas que aspiran a obtener la certificación ISO 27001, es la necesidad de adoptar un enfoque basado en el riesgo para certificarse según las nuevas ediciones de estas normas.

Aunque había honrosas excepciones, la mayoría de las organizaciones que tenían y tienen implantado un Sistema de Gestión de Calidad y/o Medioambiental con la versión anterior de la norma se habían habituado a una cultura reactiva frente a los problemas. Se realizan controles, seguimientos o auditorías, se procesan quejas de clientes, sugerencias de trabajadores o se evalúan indicadores y con todo ello se elaboran las no conformidades y las acciones correctivas oportunas. Es un sistema reactivo, puede que muy eficaz, pero reactivo. Organizaciones bombero, que apagan los fuegos cuando aparecen en el plazo más breve posible.

Las honrosas excepciones, que mencionaba en el apartado anterior, utilizaban, además de las acciones correctivas, las frecuentemente olvidadas acciones preventivas. Pero normalmente su aparición era algo anecdótico y casi colateral al funcionamiento del propio sistema, a pesar de que las acciones preventivas eran una herramienta fundamental para la mejora continua, algo básico para pasar de reaccionar a propiciar.

Las nuevas normas con estructura de alto nivel como la ISO 27001:2013, la ISO 9001:2015 y la ISO 14001:2015, a las que se añadirá próximamente la esperada ISO 45001 diseñada para implantar un Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo (que también tendrá una estructura de alto nivel para alinearse con el resto y que según parece estará para finales de este año), incorporan el establecimiento de un enfoque sistemático de los riesgos en lugar de tratarlos como un elemento más de un sistema de gestión. Es decir, adoptan un enfoque basado en riesgos cuyo propósito es que las organizaciones pasen a ser proactivas, lo que significa que: prevean, eliminen o reduzcan los efectos no deseados de las situaciones de riesgo detectadas, cuya materialización ponga en peligro resultados empresariales, el funcionamiento de los sistemas certificados, la satisfacción del cliente o cualquier otro objetivo de la organización. O dicho de una manera más fácil aún: que se conviertan en organizaciones que se adelanten a los acontecimientos.

Inmediatamente, las empresas se han ido a la norma ISO 31000:2010 en la que se definen los Principios y Directrices para la Gestión del Riesgo, para encontrar apoyo en este nuevo requisito que les había surgido y que, con toda seguridad, incluirán entre sus obligaciones para la consecución de la certificación y el mantenimiento de la misma. Pero, en muchos casos, no se han valorado adecuadamente las implicaciones de algo que es mucho más que un nuevo requisito. No se ha considerado como lo que es: un enfoque diferente, una forma de pensar distinta, minimizando así su potencial.

Con el enfoque basado en el riesgo impregnando todos los puntos de las normas y siendo parte de todos los procesos, la acción preventiva se convierte en automática porque se crea una dinámica continua de identificación, valoración y actuación sobre no conformidades potenciales. Es decir, una continua actuación sobre algo no deseado que puede pasar, pero aún no ha pasado.

Parece evidente que, desde este enfoque, no sólo se detectarán riesgos. El análisis de los procesos de la organización visualizando sus puntos débiles también pondrá en evidencia sus puntos fuertes, brindando oportunidades de mejora, que gestionadas de la misma manera que los riesgos, pero buscando su materialización en lugar de evitarla propiciarán cambios a mejor que difícilmente se hubieran alcanzado con el viejo sistema.

Las normas que fundamentan los sistemas deben ser útiles y estar al servicio de la organización, no como hasta ahora, que obligaban a esta a estar al servicio de los sistemas para cumplir las normas. Deben ser herramientas y no barreras. Por eso se debe destacar que la gestión de riesgos y oportunidades brindará a las empresas la ocasión de implementar una cultura preventiva, proactiva y protagonista en cada uno de los procesos de la organización y frente a cada objetivo, propósito o parte interesada de la misma. No es una obligación burocrática más a la que me obliga la norma, es una poderosa herramienta en una empresa que quiere ser protagonista.

Este poderoso enfoque basado en el riesgo, que se traduce en la gestión de riesgos y oportunidades, se ubica en el área estratégica de las empresas. Esto hace que sea muy importante en el escenario futuro de la organización. Las herramientas que se asocian a la gestión de riesgos y oportunidades son herramientas propias del análisis estratégico, como el AMFE o el DAFO, por lo que suponen una implicación multidisciplinar y de alto nivel.

Para terminar, maticemos nuestro inicio: debemos correr como los leones o las gacelas y, si gestionamos bien los riesgos y oportunidades, correremos en la dirección adecuada. Porque si las gacelas corren hacia los leones o los leones corren alejándose de las gacelas no se consigue el propósito. La gestión de riesgos y oportunidades nos permitirá correr seguros hacia nuestros objetivos y ser cada día más competitivos, sin estar a meced de los acontecimientos, ya que los acontecimientos estarán controlados o provocados por nosotros.

Fuente: https://blogbvelearning.wordpress.com/2017/06/20/carrera-hacia-proactividad-organizaciones/#more-1107