5 claves que no te han contado para dar feedback y no hundir la motivación

Por Miguel Angel Pérez Laguna

La motivación, tantas veces maltratada, hundida, defenestrada, pone en evidencia su fragilidad en muchas ocasiones, pero ninguna tan clara como el momento de dar un feedback a alguien.

Es entonces cuando la herimos de muerte en el 99% de las ocasiones.

Esto suele suceder sobre todo en las compañías donde se ha instaurado algo que refleja muy bien una antigua expresión , que es la siguiente:

El síndrome de las cáscaras de huevo

¿Que es este síndrome? Pues muy sencillo. Es el sentimiento que comparte una gran parte de la plantilla en su día a día dentro de la oficina. La sensación de que están caminando continuamente sobre cascaras de huevo.

En realidad la expresión original es “To walk on eggshells”. Hace referencia a lo tremendamente difícil (imposible, en realidad) que es andar sobre cáscaras de huevo sin romperlas, por mucho cuidado que pongamos en ello. ¿A que lo asemejamos?

A la imposibilidad de no molestar y provocar reacciones airadas en algunas personas, por mucho tacto y cuidado que pongamos, por mucho que las tratemos con deferencia, cortesía, y miramientos. Decimos que cuando tratamos con esas personas nos sentimos como “andando sobre cáscaras de huevo”.

Pues son esas personas las que hacen del feedback un contador interminable de motivaciones muertas por el suelo, sin cáscara ni nada.

1º Aunque comiences con un sincero cumplido, extrae la partícula “pero” y no la vuelvas a usar jamás

Es una de las palabras que mejor destruyen las mejores intenciones. Casi es mejor que la elimines de tu vocabulario. No hay peros. Porque esto es lo que consigues:

“Estoy muy contenta con tu trabajo, con el desarrollo del proyecto, con … PEEEROOO.”

La liamos. En ese momento, una horda furibunda de soldados defensivos acaba de crear una empalizada inexpugnable preparándose para el ataque que va a venir, no hay duda, ese “pero” nos pone en guardia.

Acabamos de avistar un “pero” en el horizonte, no dejéis de disparar antes de que se nos venga encima!

Tenemos una solución alternativa. Una expresión que suaviza enormemente el impacto. ¿Reaccionarías igual ante esta frase?

“Estoy muy contenta con lo que has hecho, y será/sería aún mejor si pudiéramos conseguir que bla bla bla”.

Así queda constancia de que nos estamos esforzando en construir una gramática destinada a la empatía.

2º Aunque seas el/la mejor comunicador/a del mundo , siempre habrá personas que NO les guste nada lo que digas

Esta claro que nunca vas a poder controlar ni prever la reacción de todo el mundo ante lo que dices.

Y cuanto más ocupes una posición de relativo liderazgo, más ocasiones te encontrarás de dar fe de reacciones diferentes . Unas veces razonables y otras no, ahora no es el debate, sino cómo afrontarlas.

Por ejemplo, alguien pone en cuestión la calidad de los datos que entregas. La reacción puede ser que acuses esa insuficiencia a la falta de feedback más inmediato o al escaso desarrollo de conocimientos que te facilitan, o un tema de falta de afinidad personal.

Si ves que el tono emocional se va incrementando, no lo incrementes tú más.

Haz una pausa más larga de lo normal y respira hondo, como si no tuviera gravedad, sin entrar de inmediato de nuevo de la conversación pero sin abandonarla.

Puede que lo que diga sea cierto, o en parte, o nada de ello, pero cuando pones espacio en la conversación verás que la emoción se disipa (a no ser que lo mires amenazante, en cuyo caso se podrá cortar en lonchas la tensión).

Si el “cabreo” vuelve a aparecer en la misma conversación, declara el asunto que está provocando esa tensión.

Puede ser algo personal, o un asunto del pasado sin resolver. Pongamos nombre al problema. Y propongamos vías de resolución, aunque sea a medio plazo, incluso dejando aparte la cuestión que nos llevaba al feedback. Ya habrá tiempo para resolverlo.

Si se insiste en una actitud de emoción demoledora, ahora sí, es momento de poner un warning sobre la mesa. Pero no antes.

3º No hay nada que implique más desprecio que dar un feedback en plan multitarea

Qué difícil es por parte de muchas personas entender que el respeto es uno de los pilares básicos del liderazgo real.

Pues bien, la sensación de estar en un despacho cuando alguien te habla comentando su opinión mirando el ordenador, escribiendo un mail, o comiendo una pera es lo más irrespetuoso del mundo, y da la medida de tu respeto a los demás.

Si lo haces, estás perdiendo dos cosas importantes:

• La oportunidad de comprender al 100% lo que te están diciendo y poder tener una visión más exacta de la respuesta que te dan.
• Tu credibilidad como persona que escucha, porque, efectivamente, podrán decir que ,ni tienes interés en lo que te dicen, ni tampoco en resolver nada que no sea haber escuchado perrunamente tu perorata.

En vez de eso, que tal concentrar toda tu atención, hacer notas mentales de lo que te dicen, un pequeño “summary” para poder demostrar tu comprensión de la respuesta cuando sea tu turno, describiendo esos puntos con tranquilidad y asegurando la recepción correcta del mensaje.

Eso sí, cuidado con usar la técnica del “summary” sin ton ni son, incluso ante requerimientos cortos, porque se verá que es un patrón de conducta rígida más que una intención sincera de comprensión

Veamos, me has dicho primero “buenos días”, luego te has sentado y has preguntado si voy a comer a casa o me voy contigo ahora. Analicemos…

4º No te dejes vencer por la pereza y profundiza, porque en el 90% de los casos hay solución cuando haces de guía

Un ejemplo. Imagina que tienes que advertir sobre una entrega de informes siempre tardía.

Pues bien, muchas veces la respuesta será algo cómo “Siempre entrego el informe tarde porque X me lo da siempre tarde ya que necesita que Y le pase el excel de rodillos filtrados”.

El jefe perezoso pondrá a caldo a X o a Y, y hará un pequeño cambio.

Porque su escasa imaginación le dará para decir que se comience a reportar el miercoles para que el jueves se pueda revisar. Menuda solución. Te vas a encontrar el mismo problema casi seguro la semana que viene. Porque has cambiado una directriz sin más.

¿Que tal plantearlo como una cuestión antes que como una orden cambiante? Vamos a preguntar nosotros.

“¿Podrías ver una forma esta semana de aglutinar tus tareas de manera para que pudiéramos comenzar el reporte antes?

Porque eso les permitirá la autonomía de decidir un mejor camino sin que sea el cumplimiento de otra imposición que acabará como la primera.

Incluso elige poner no una sino 2 o 3 cuestiones más que den rienda suelta a sus posibilidades de reacción. Que la solución venga de la misma persona.

Puede que no lo consiga a la primera. Pero ya no es un feedback destinado al fracaso seguro.

Ahora bien , nada de decir eso de ” y tú que propones” porque, si recuerdas el artículo de frases tóxicas, es la manera más egoísta de dejar que los demás hagan tu trabajo de guía. Si no quieres ser guía, no asumas el liderazgo de nada. Por el bien de los demás.

5º Recuerda que el feedback va a definirte como persona, y los demás percibirán cómo les ves realmente

Al final es un problema de balanza y percepción. ¿Y qué significa?

Pues que estamos ante un arma de doble filo, cuyos extremos son siempre negativos, determinando nuestro comportamiento (y, por tanto, la manera de comunicarnos) con los demás.

Es sencillo de entender. Y hay muchas balanzas posibles pero quedémonos con la siguiente.

Por ejemplo ¿Cómo nos comunicamos con una persona percibida como insustituible?

Es poco probable que lo hagamos igual que con la persona al otro lado de la balanza, a la persona que ocupa un puesto que (creemos) podría hacer cualquiera.

La tentación de abroncar a una persona “desechable” en vez de dar un feedback trabajado es mucho mayor por su escasa relevancia, con lo que además conseguiremos que el capital humano también tenga clases sociales en lugar de categorías profesionales.

No hay momento que me haya producido más vergüenza en mi vida profesional que ver un responsable pipiolo echar una bronca descomunal a una señora de la limpieza porque había movido las cosas de su mesa.

Pero así son muchas personas, personas sin calidad humana, que se definen por cómo tratan a los que no tienen “obligación” de tratar bien.

Para terminar: hay muchas técnicas de feedback que generan una cultura productiva , pero de nada valen si por dentro no te mueven las personas que te rodean

Desde la regla de las 3 K´s (Kiss, Kick ass, then Kiss again) que es realmente la clásica técnica del sandwich (cumplido+crítica+cumplido) hasta la metodología de la transparencia con diplomacia de Roger Schwarz (autor de Smart Leaders, Smarter Teams)

El sentido de la existencia de los profesionales de Recursos Humanos, en mi opinión, es que los demás sean eso, profesionales humanos y, por tanto, capacitados y felices de relacionarse , de alcanzar logros compartidos con esa relación, de generar motivación productiva a la par que emociones positivas en los momentos más complicados.

Espero que lo que has leído te acerque un poco más a ese ideal.

Pero si la única persona a la que admiras, en tu entorno, eres tú, sólo conseguiremos que los demás sigan sintiendo que están andando sobre cáscaras de huevo cuando pasen a tu lado. Y vean tu feedback como algo amenazador.

Fuente: https://www.linkedin.com/pulse/5-claves-que-te-han-contado-para-dar-feedback-y-matar-p%C3%A9rez-laguna