La gestión por procesos en las organizaciones

Más allá de los mitos existentes en torno al tema, lo cierto es que el enfoque de gestión por procesos ha crecido en popularidad. Hoy se aplica en empresas de todo el mundo, en las cuales, con inversiones relativamente bajas en tecnología y recursos, se han obtenido importantes beneficios en términos de eficiencia, productividad, control y agilidad en las operaciones del negocio, lo que, traducido en resultados medibles y cuantificables, evidencian el valor que este tipo de iniciativas tiene asociado.

Muchas empresas ya han adoptado un enfoque de gestión por procesos e incorporado tecnologías orientadas a darle soporte, no obstante, muchas otras aún cuestionan su utilidad y su aplicabilidad dentro de su realidad concreta.

Es por esta razón que nos proponemos reflexionar sobre el valor de la gestión por procesos, su capacidad para generar resultados sobre el desempeño del negocio, su aplicabilidad en nuestras empresas y en qué medida éstas se encuentran preparadas para ello.

Por qué adoptar un enfoque de gestión por procesos

Prácticamente en todas las empresas y organizaciones sus integrantes se esfuerzan por comunicarse entre sí y definir la mejor forma de organizar el trabajo, cuestionando cosas como: ¿Qué actividades son realmente necesarias para operar el negocio? ¿Cómo deberían ser realizadas? ¿Quién debería realizarlas? ¿Qué soporte, recursos se necesitan para su adecuada ejecución? ¿Qué resultados se deben esperar? ¿Cómo deberían ser monitoreados esos resultados? ¿Cómo lograr que a través de la ejecución de estas actividades se logre crear valor para clientes y otros actores claves?

En este marco, el enfoque de la gestión por procesos, o más comúnmente conocido por sus siglas en inglés como BPM (Business Process Management), surge a nivel operacional como una solución para maximizar la creación de valor en el desempeño de las operaciones del negocio, a través de la gestión efectiva y optimización continúa de los procesos.

Para lograrlo, se concentra en los impulsores claves que aseguran la agilidad y la eficiencia organizacional, incrementando la capacidad de respuesta a los cambios del entorno, permitiendo una gestión integral de las transacciones con clientes y proveedores, reduciendo tiempos y optimizando costos, simplificando la gestión y la toma de decisiones y mejorando los niveles de servicio al cliente.

En esencia, la gestión por procesos o BPM desafía los modelos operativos tradicionales al introducir un nuevo modelo, que concibe los procesos de negocio como un activo estratégico clave para la organización, permitiendo mejorar la asignación de recursos y realizar una gestión consistente a lo largo de las diferentes funciones desempeñadas en la organización.

¿Estamos enfocados en lo que el negocio necesita?

Las empresas que utilizan con éxito sus procesos para gestionar el negocio se concentran básicamente en dos aspectos claves:

• Identificar la propuesta de valor adecuada para sus clientes.
• Asegurar que sus procesos operativos funcionan eficaz y eficientemente para maximizar el valor entregado.

Si bien esto parece ser una premisa evidente, una de las principales razones por las cuales las iniciativas de BPM fracasan tiene su raíz en que las empresas se enfocan exclusivamente en “cómo” hacer las cosas, sin antes evaluar “que” hacer y “por qué”.

El secreto para una gestión por procesos exitosa es tener una visión clara que apoye los objetivos clave del negocio y los productos importantes para los clientes. En lugar de basar los proyectos de mejora de procesos en la estructura existente, es fundamental entender cuáles son las capacidades necesarias para entregar los mejores resultados al cliente y luego determinar la mejor estructura para ello.

Una vez que la organización tenga claridad sobre sus prioridades, objetivos y capacidades estará en condiciones de identificar y mejorar los procesos y procedimientos operacionales apropiados para cumplir con dichos objetivos.

 Fuente: http://www.evaluandosoftware.com/la-gestion-procesos-las-organizaciones/