¿Estamos matando el desempeño en nuestra organización? ¿Cómo podemos mejorar?

Por Ricard LLoria

“Mi tercera máxima consistía en tratar de vencerme siempre a mí mismo antes que a la fortuna, en procurar cambiar mis deseos antes que el orden del mundo, y , en general, en acostumbrarme a creer que no hay nada que esté enteramente en nuestro poder más que nuestros propios pensamientos.” Descartes (Discurso del método)

De vez en cuando, me gusta mucho irme a la biblioteca a revisar lecturas pasadas, volví a rescatar la investigación de Blanchard publicada en el Journal of Modern Economy and Management donde nos revela que las personas que percibimos como nuestros gerentes, alta dirección, responsables, líderes, muchas veces, principalmente estamos orientadas en sí mismos a experimentar emociones más negativas y tenemos menos probabilidades de hablar positivamente sobre la organización a nuestros amigos, familiares, compañeros de la propia organización. También se detecta que tenemos mayores intenciones de rotación, en él se basa de muchos aspectos, dónde los cuales por ejemplo el tipo de cultura de organización, el clima laboral etc.

A la vez, curiosamente, hace muy poco, tenía en mis manos un proyecto, el cual “a priori” era un proyecto apasionante, en él se iba a implicar la nueva dirección que en la empresa estaba en ese momento, antes que empezara, el proyecto consistía en hacer una transformación digital y profesionalización de toda la empresa de distribución con su central y 10 delegaciones a nivel nacional.

Para ello, iba a empezar cómo director  o responsable de logística, para luego una vez puesto el corazón de la empresa bien, poder realizar la nueva política de compras y aprovisionamiento, junto con la contratación tanto de productos, abastecimiento como de servicios, esto implicaba en la segunda fase ser el director o responsable de compras y logística. En la tercera fase, ya era pasar de nuevo a ser el director de operaciones o responsable de operaciones.

A nivel profesional, lo había estructurado antes de empezar en varias fases, de hecho, más adelante, en otro post o artículo,  intentaré contaros cómo hacerlo de forma sencilla, eficaz y con resultados latentes a corto, medio y largo plazo. Responsable, siempre nos puede significar como la persona que tiene, la máxima responsabilidad sobre las actuaciones, acciones y medidas dentro de la propia organización de forma autonoma, siguiendo o recomendando las propias políticas de la organización en general, desde todos los estamentos de la misma.

Fase 1: Ver la situación real del almacén central (empresa de distribución). Conocer a todos los miembros del equipo, flotas, transportes etc. Así como los medios actuales de software, modos de trabajo, flujos de almacén, zonas calientes y frías del mismo etc. Puesta real del stock, análisis del mismo, localización de stock “obsoleto”, propuesta de soluciones para este último stock, análisis de Kpi´s actuales para saber los futuros, puesta en marcha de nuevo software (ERP) o adaptación del mismo con el nuevo sistema de entradas, salidas, ubicaciones,  la instalación de RFQ, junto con el nuevo procedimiento de trabajo con las nuevas ubicaciones, para optimizar los recursos humanos, económicos de la empresa.

Fase 2: Una vez puesto al día el corazón de la empresa, homologación de la misma forma de proceder, de trabajar y mismas herramientas desde la central a las 10 delegaciones, pasaba a profesionalizar el departamento de compras, estableciendo la nueva política de compras, dónde se incluían la negociación, contratación tanto de los nuevos proveedores como de los existentes, así como las diferentes formas de pagos, envíos, reducción de costes, categorización de familias, proveedores, políticas de garantías, devoluciones y un largo etc.

Fase 3: Una vez conseguidas las dos primeras fases, la tercera, consistía en la implementación de un CRM para que el equipo de ventas, post venta etc. Pudiera optimizar los recursos, así mismo como ayudar al departamento de marketing, para que empezaran a tener presencia en las redes sociales, creación de contenido y muchas acciones más, todo ello con la finalidad de actualizar el grupo de empresas a los nuevos mercados, nuevas situaciones y llegar a nuevos clientes.

Antes de aceptar el proyecto, estuve varios días en la organización, la cual era familiar, una PYME, viendo, analizando cómo estaba todo en ese momento, empecé con el mismo, con toda la ilusión del mundo, energía, con la certeza que lo podíamos conseguir, dado que lo había conseguido con anteriores empresas de diferentes sectores.

Esto me llevó a encontrarnos, con una situación totalmente diferente a la que semanas antes de empezar había, la persona que iba a dirigir la empresa, es decir el nuevo gerente, parte de la familia del propietario, se había ido de la misma organización, la misma persona que quería provocar todos los cambios, con todo ello empezamos, sin ningún tipo de equipo informático a trabajar, eso quería decir que empezaba con menos gente en el equipo, por periodo vacacional, y empezar a trabajar mano a mano con todos ellos, para irlos conociendo poco a poco, sin darnos cuenta, ya estábamos obteniendo un sistema de trabajo con un procedimiento, aplicando el método Lean y Kaizen, en detectar y mejorar.

El equipo, estaba contento porqué veía luz en un cambio nunca realizado hasta el momento, a querer sugerir puntos de mejora. ¿Qué ocurrió? Todo de un día para otro se fue al “traste”, el propietario como una parte de la antigua dirección no querían hacer cambios organizacionales, viendo y analizando la situación económica de la empresa, quisieron parar el proyecto, de esta forma, se paraba “a priori”, por un buen tiempo, sin cerrar la puerta, todos los cambios que se querían realizar meses antes.

No es la primera vez que nos ocurre ni será la última, el hecho de esperar a que suceda algo, el esperar una noticia, una respuesta, el esperar algo, esperar a alguien, ¿a quién no le ha ocurrido o pasado? Porqué todo tiene espera , aunque siempre podemos pensar que nunca es tarde aunque no sea el momento para hacerlo.

Si hubiera una pregunta que nos podría gustar lanzar en el espacio profundo, esta podría ser: “¿Qué hay para nosotros?”. La razón principal es que la pregunta de “¿Qué hay para nosotros?” Nos rompe nuestra esperanza  que podamos lograr algo especial juntos y que todo sea mejor para todos nosotros.

Cuando los individuos priorizamos nuestras propias necesidades y ganancias a expensas de los demás, nuestro sentido de relación disminuye, tanto que la competencia entre equipos como la sospecha interpersonal aumentan dentro de la organización y dentro de los mismos.

Esto equivale, a lo que  podríamos decir, a una forma especial de comportamiento auto protector, a acaparar y ocultar la información. Es una situación similar a la que podríamos decir cómo apartar o sellar un ala de la biblioteca de la organización, es decir, que la información no la podamos compartir con otros para ayudarnos a resolver los problemas y nuestros desafíos del día a día. Este comportamiento nos dificulta la capacidad dentro de la organización para que podamos aprender rápidamente, lo que reduce nuestra capacidad de competir y servir a nuestros clientes, esta falta de competitividad, nos hace ir más lentos en todas y cada una de las acciones que queremos realizar.

Es especialmente problemático cuando un alto mando se hace la pregunta, dado que pueden invadir muchas dudas en sí mismo y en los demás, poniendo incluso los mecanismos de auto defensa que ayuda poco al resto de los miembros.

Nos podríamos hacer las siguientes preguntas: “¿Cómo  podría ser un buen trabajo en nuestros equipo?”, “¿Qué necesitamos hacer con nuestros compañeros de trabajo?”, ¿Qué necesitamos en términos de satisfacción, para que todos estemos satisfechos de forma personal y profesional?, ¿Qué necesitamos en referencia a un trabajo digno para hacer nuestro trabajo más positivo, productivo y alegre a la vez? ”

Aunque nuestro equipo puede tener diferentes respuestas, al igual que nosotros mismos, las podríamos encontrar en más de cien puntos, quizás muchos más.

¿Qué necesitamos hacer con nuestros compañeros de trabajo?

1. Apoyarnos.
2. El respeto entre nosotros de forma mutua.
3. Nuestra confianza.
4. Animarnos entre todos.
5. Que tengamos paciencia.
6. Competencia sana entre nosotros.
7. Hagamos y saquemos nuestra mejor versión de nosotros.
8. Menos lamentarnos por nuestros errores del pasado.
9. Dejemos nuestros egos en la puerta de entrada.
10. Obtener y darnos retroalimentación
11. Priorizarnos y prioricemos nuestras acciones.
12. Creamos lealtad.
13. Comunicación más clara, mejor con las expectativas que todos tenemos.
14. Flexibilidad entre nosotros.
15. Miremos lo positivo y lo útil.
16. Actitud correcta, amigable, amistosa.
17. Consistencia en lo que queremos hacer.
18. Confían en nosotros.
19. Confiamos entre nosotros.
20. Comprensión de cada miembro.
21. El saludarse y saludarnos, nos ayuda a fomentar la comunicación.
22. Hagamos críticas constructivas.
23. Confiabilidad entre la organización, entre las personas.
24. Nuestro sentido del humor, el cual nos puede variar.
25. Nuestro reconocimiento hacía los demás, hacía a todos y hacía nosotros.
26. Intentar divertirnos trabajando, aunque tengamos momentos estresantes.
27. Claridad hacía donde queremos ir, dónde estamos, y qué queremos.
28. Más interacción entre nosotros.
29. Abiertos para cambiar, abiertos para generar el cambio, pensamiento racional cambiante.
30. Seamos más accesibles.
31. Tengamos en cuenta cuando estamos teniendo o tenemos un mal día.
32. Seamos constructivos.
33. Más sonrisas en el lugar y puesto de trabajo, nos crea buen ambiente y clima laboral.
34. Colaboración entre nosotros dentro y fuera de la organización.
35. Promovamos el voluntariado para ayudar a los demás, aunque nos cueste, si lo conseguimos, al final nadie se escaquea y las personas se solidarizan más con los demás. (Podemos tener efectos contrarios, que si son detectables, podemos hacer hincapié y solución.)
36. Si podemos pasar más tiempo con el grupo  de trabajo, haciendo algo más divertido, nos puede ayudar a reducir el estrés, aunque podemos encontrar mil y una formulas cada una válida para cada persona que quiera reducir el estrés personal o profesional.

¿Qué necesitamos  o podríamos necesitar en referencia a un trabajo digno para hacer nuestro trabajo más positivo, productivo y alegre a la vez?

1. Sepamos y conozcamos que parte jugamos en el cuadro grande de la organización.
2. ¿Cuál es nuestra contribución a la misión general de la organización o del grupo?
3. La orientación, los detalles e instrucciones que podamos tener o dar, nos serán importantes.
4. Nuestras responsabilidades de compartir nuestro trabajo con los demás.
5. Nuevas habilidades, nuevas capacitaciones que podamos adquirir, incluso el aprendizaje que podamos y nos puedan dar (es decir, incluirlo en el presupuesto anual como parte del desarrollo)
6. Recursos humanos y no humanos, conozcamos cuales tenemos, cuales nos hacen falta y como conseguirlos.
7. Realimentarnos entre nosotros.
8. Más formaciones dentro de las organizaciones, tanto específicas como globales.
9. Facilitemos y usemos más herramientas, nos ayudará en nuestro día a día.
10. El dar las gracias siempre, usemos la cultura de la gratitud.
11. Conozcamos la satisfacción del cliente, aunque tengamos poco contacto con los clientes, si tenemos una parte de la información, sabremos en que puede afectar nuestro trabajo.
12. Tengamos la mente abierta para nuevos retos, desafíos, objetivos, mercados, oportunidades.
13. Motivación, esencial en los demás y sobre todo en nosotros mismos.
14. Tutoremos o seamos mentores, pero aprendamos.
15. Damos un sentido de los logros obtenidos, por pequeños que sean, esto nos volverá al punto anterior, el 13.
16. Paremos para ayudar a los otros, a los demás.
17. Los desafíos, los nuestros, los de todos.
18. Incentivemos, demos y recibamos incentivos.
19. El reconocimiento entre nosotros, con los demás y con nosotros mismos.
20. Más responsabilidades versus la autoridad.
21. La comunicación clara y concisa entre nosotros, entre la organización, dentro y fuera de la misma.
22. Empoderamiento para hacer nuestro trabajo.
23. Demos un sentido al logro en general, el de todos nosotros.
24. Intentemos crecer con conocimiento aprendizaje, ideas, pensamientos, cambios de opinión.

¿Qué necesitamos en términos de satisfacción, para que todos estemos satisfechos de forma personal y profesional?

1. Sentirnos bien con los logros generales de todo el grupo, organización.
2. Recibiendo elogios y dándoles a los demás que nos rodean.
3. Ganemos a los demás de una manera positiva, sin intereses.
4. Establezcamos las mejores relaciones con los demás.
5. Hagamos algo agradable para y con los demás.
6. Librémonos dentro de lo posible del estrés.
7. Controlemos la carga de trabajo tanto del grupo como de nosotros.
8. La compensación que recibimos y que damos.
9. La felicidad, parte difícil pero posible.
10. Nuestra propia competencia.
11. La apreciación por los demás, por nosotros, por el trabajo realizado.
12. Nuestros conocimientos sobre los productos, servicios, mercados, organización etc.
13. El reto, nuestros retos globales e individuales.
14. La oportunidad que podamos tener para crecer.
15. Construyendo un ambiente familiar, cálido, amable.
16. Buenas, sensatas, valiosas, imparcial en las evaluaciones de rendimiento.
17. Capacidad para ayudar a los miembros del equipo para alcanzar sus y nuestras metas, sueños.
18. Estamos incluidos, fomentamos el estar incluidos todos dentro del grupo u organización.
19. Nuestra empatía hacía los demás y viceversa.
20. Hagamos una contribución hacía y con los demás.
21. Hagamos una diferencia, aunque sea simple, del que podemos, del que queremos y del que vamos hacer.
22. Organización, planificación etc.
23. Menos reacciones negativas ante posibles cambios, reacciones positivamente ante el cambio.
24. Aprendamos a dar comentarios positivos y negativos (con tacto), pero que nos ayuden a crecer.
25. Reuniones personales y con los miembros del grupo, organización, etc.
26. Más participación por nuestra parte.
27. Muchas veces los premios y reconocimientos, nos ayudan a dar más de nosotros mismos.
28. Relaciones con confianza, dado que todos remamos hacía el mismo objetivo.

¿Cómo  podría ser un buen trabajo en nuestro equipo o en nuestros equipos?

1. Participación, fomentemos la participación y participemos.
2. Plan, esencial tenerlo, planificarnos, planificar cualquier tipo de estrategia o acción a realizar.
3. Hablemos con propiedad, formemos parte de la propiedad.
4. Más cerebros son más inteligentes que un cerebro.
5. Rememos en la misma dirección, desde abajo hacia arriba y desde arriba hacia abajo en todos los niveles de la organización.
6. Tratemos a la gente bien, tratemos a gente, a todos los miembros sea cual sea el nivel organizacional por igual.
7. Obtengamos la opinión de todos, esto nos da tener más puntos de vistas, más opiniones, todas pueden sumar.
8. Respetamos la opinión, comentarios o sugerencias de los demás.
9. Escuchamos a los demás…
10. Consenso general en las acciones que queremos hacer, si todos nos implicamos podemos avanzar.
11. Lleguemos a tiempo para las reuniones y trabajemos en el tiempo estimado de duración.
12. Compartimos las responsabilidades.
13. Mantengámonos responsables mutuamente.
14. Que nos divirtamos en lo que hacemos.
15. Cooperemos entre todos.
16. Creamos un ambiente amigable, amistoso, colaborativo, positivo, abierto.
17. Tengamos un objetivo unificado común y en común.
18. Compartamos en el trabajo, nuestros éxitos y fracasos, compartamos la gloria.
19. Buena actitud, la negatividad, la falta de actitud, de motivación nos impiden avanzar.
20. Seamos buenos líderes, a veces difícil poder liderar por el clima o situación organizacional, pero cuando se pueda hagámoslo.
21. Seamos un buen ejemplo para los demás, para nosotros mismos.
22. Seamos positivos, pasar del imposible al posible, sólo hay una cosa o camino de por medio el “im”, que podemos quitar.
23. Seamos leales con todo el equipo.
24. Seamos confiables con cada miembro.
25. Hagamos lo que decimos que vamos a hacer.
26. Seamos abiertos a nuevas ideas, a nuevas ideas de hacer, de organizar, de producir etc.

Por el contrario, las personas que ven a sus gerentes, responsables, directores, líderes como altamente interesados ​​en las necesidades, el bienestar de las personas de la organización, por lo menos, tanto o más que sus propias necesidades personales, somos estadísticamente mucho más propensos a:

• A que desempeñemos unos niveles altos.
• A usar más esfuerzo discrecional.

Hablamos positivamente de la organización o grupo que pertenecemos a los colegas, amigos y familiares, así como personas de la  misma industria, sector o mercado, cuando estamos orgullosos, satisfechos de formar parte y dejar de ser un número más de la plantilla.

• Si hacemos el trabajo de la mejor forma ética en nuestros trabajos, más valoraciones podremos hacer.
• Normalmente tenemos más intenciones de permanecer más tiempo con y dentro de la organización, grupo etc.

En otras palabras, una dirección general, los niveles predecesores de dirección, mandos intermedios, responsables etc., si están orientados hacia los demás, nos ayudan a poder fomentar el tipo de comportamiento e intenciones que podrán ayudar a las organizaciones a prosperar, a su crecimiento y a salir del propio estancamiento que pueden estar.

Entonces, ¿qué podemos hacer para construir más voluntad dentro de la organización? y ¿cómo podemos ayudar a lanzarla hacía un nuevo horizonte? “¿Qué hay para nosotros en el espacio profundo de los mercados?”

Cuando escuchamos a los demás el hecho de usar estar preguntas, nos hace compartir los beneficios organizacionales y personales,  de poder estar más orientados a los demás, que si sólo nos orientamos para nosotros mismos.

Divulguemos las últimas tendencias, las últimas investigaciones con la mayor frecuencia posible, porque todos querremos saber que tenemos una fuerte evidencia para nuestro nuevo punto de vista.

Trabajar juntos de manera efectiva es una competencia clave en el entorno laboral actual.

 Fuente: https://ricardlloria.wordpress.com/2017/07/10/estamos-matando-el-desempeno-en-nuestra-organizacion-como-podemos-mejorar/