El ABC en la implementación de sistemas de gestión

Por Federico López Figueredo

¿Cuáles son los pasos a seguir para evitar errores a futuro? Cuando la empresa decide implementar un sistema de gestión, debe tener en claro sus procesos de trabajo y cómo definirlos, es decir, cuáles son, qué tiempos manejan, qué niveles de exigencia demandan, y cuáles son los recursos necesarios para llevarlos a cabo. También se debe prestar atención a cómo se encuentra la compañía en la actualidad y su proyección a futuro, ya que el crecimiento implica ampliar los procesos y su complejidad.

Las etapas que comprenden la incorporación de un sistema de gestión son:

1- Definición del Equipo de implementación y procesos a implementar

El equipo deberá estar conformado por un grupo de consultores y un líder de proyecto de la empresa prestadora del servicio, en conjunto con el líder de proyecto que aporta el cliente y los usuarios claves de las áreas involucradas. Son ellos quienes realizarán las definiciones de los procesos a implementar. Es fundamental la participación de sus colaboradores a la hora de definir y probar procesos, como así también desde el punto de vista de integración y “venta” del proyecto a la organización. Todos deben ser parte del mismo.

Los procesos a implementar deben ser aquellos posibles de llevar a cabo con la estructura de la compañía. Debe evitarse pensar en ideales no alcanzables por factores externos al sistema que se implementa como ser, tiempos de respuesta requeridos, falta de recursos para llevarlos a cabo, entre otros.

Sí es importante que el sistema a implementar cuente con la facilidad de revisar y redefinir procesos a futuro sin mayores complicaciones o costos.

2- Proceso de implementación

Comprende principalmente la planificación, ejecución y seguimiento del proyecto. Contempla todos los trabajos de definición detallada de requerimientos, configuración del software, carga de datos, capacitación a usuarios, pruebas, ajustes, etc.

En esta etapa, la clara definición de funcionalidades a implementar, la oportuna y correcta carga de datos, la configuración por parte de consultores con la experiencia debida, y las exhaustivas pruebas de los usuarios, serán factores clave para el éxito.

3- Puesta en Marcha

Se trata del momento en que el cliente comienza a operar con el nuevo sistema. Debe existir previamente un alto nivel de pruebas integrales por parte de usuarios y un común acuerdo sobre la madurez de la implementación de cara a soportar la operación de la compañía.

No marca el final del proyecto, dado que durante los primeros meses de trabajo operativo suelen surgir ajustes, mejoras o cuestiones no detectadas en las pruebas. Asimismo, es habitual que se hayan previsto para luego de la puesta en marcha el agregado de procesos no críticos.

4- Etapa post puesta en marcha

Es un período de acompañamiento del cliente en sus primeros pasos operando con el sistema. Se hace foco en apoyar a usuarios y asegurar que todo funcione según lo esperado. En base a la profundidad de las pruebas realizadas previamente a la puesta en marcha, serán detectados ajustes o mejoras a incorporar.

Es habitual que muchas empresas realicen la implementación de su ERP como parte de un proyecto más grande que es la redefinición de sus procesos. Entonces, si esta re-definición va a ir acompañada de la implementación de un ERP, los tiempos serán más extensos ya que el cliente debe redefinir todos sus circuitos operativos y analizarlos para luego detectar cuáles se deben corregir; y recién después de ello pasar a la etapa de la definición del alcance del proyecto de implementación del ERP. Si en este punto el cliente tomó la decisión, y adquirió la madurez necesaria en cuanto a sus procesos internos para implementar el ERP, los tiempos son los estimados y la implementación se realiza con éxito.

Si bien los plazos pueden extenderse, realizar la redefinición de procesos ya conociendo el software que se implementará, y participando a los consultores funcionales, generará una sinergia interesante y allanará el camino de la implementación, ya que lo definido estará validado como posible, por los expertos en el ERP.

En resumen, el ABC en la implementación de un sistema de gestión es:

• Una buena definición de alcance y procesos a implementar, incluso validados con el proveedor del software (o definidos en conjunto).
• Un equipo multidisciplinario con la experiencia, el conocimiento sobre la empresa y la voluntad de cambio.
• Un trabajo consciente de definición y configuración, más el compromiso de carga de datos limpios y sólidos.
• Un seguimiento continuo y profesional del avance, los riesgos y los cambios del proyecto.
• Un buen nivel de capacitación a usuarios finales.
• Un gran compromiso con las pruebas integrales.

Fuente: http://www.evaluandoerp.com/abc-la-implementacion-sistemas-gestion/