Diferencias y errores comunes en el control de costos y gastos

Llevar un control de costos y gastos en un negocio es esencial para mantener su rentabilidad, pero no diferenciar entre unos y otros es uno de los  más comunes en la administración de una empresa.

De 10 empresas nuevas que nacen en México, nueve son Pymes. El 80 por ciento de las que hoy existen no llegará a 2020 y en todos los casos, el fracaso será por razones que ya se conocen.

La consultora internacional Salles, Sainz Grant-Thornton definió en un estudio los problemas históricos que aquejan a pequeños y medianos negocios, que las han llevado a reducir de 52 a 34 por ciento en la última década su aportación a la economía mexicana.

El análisis confirma precisamente una tendencia sostenida en el tiempo: los problemas son los mismos de siempre. Aparte de la falta de planeación y de capital, dos de los más graves son la falta de experiencia en el manejo del gasto (94 por ciento de los casos que quiebran) y la falta de control de los costos operativos (83 por ciento).

En resumen: ocho de las 10 empresas que desaparecerán en México en los próximos cinco años van a cometer estos errores. ¿Cómo ser parte del 20 por ciento con posibilidades de sobrevivir? Primero hay que aprender sobre los conceptos básicos de costos y gastos y luego cómo se puede ejercer control sobre ellos.

Costos y gastos

Los costos son aquellos en los que incurre una empresa para fabricar o comprar los productos que vende. Los gastos son todos los desembolsos que genera la actividad propia de la venta, ya sea la mercadotecnia, la renta de una tienda, los sueldos y comisiones de los vendedores, por mencionar algunos.

A partir de estos dos conceptos se fija el precio de venta de los productos o servicios para que la empresa pueda registrar utilidades y seguir operando.

Como se deben establecer precios competitivos para animar la demanda entre los consumidores e impulsar las ventas, es del control de costos y de gastos del que depende la rentabilidad de la empresa.

Además, hay que considerar que a mayor demanda, más se diluyen los costos de operación y los gastos, por lo que podrán ser mayores las utilidades de la empresa.

Administración y control

La administración de empresas exitosas se basa en una óptima gestión de los recursos. Esto implica controlar los costos y gastos de una empresa.

Entre los errores comunes en el control de costos se pueden mencionar:

• La exposición a riesgos cambiarios en la compra de insumos sin la debida cobertura.
• No anticipar la demanda y acumular inventarios que no se mueven.
• Descuidar la productividad de los empleados, pues si producen menos aumenta el costo por unidad.
• No supervisar la calidad de los productos, los cuales pueden ser motivo de devoluciones o cancelación de pedidos.
• No ofrecer un ambiente laboral óptimo, con la capacitación y las condiciones adecuadas para que haya menor rotación de personal y sea más productivo.
• No dar el mantenimiento adecuado a la maquinaria y equipo, ya que una descompostura o falla puede alterar todo el proceso y afectar a los costos.

En cuanto al control de gastos, debes cuidar los destinados a:

• Distribución y ventas
• Mercadotecnia
• Viajes y viáticos
• Administración y cobranza
• Servicios profesionales

Establecer sistemas y procesos administrativos para el control de los gastos empresariales incluye la elaboración de presupuestos para cada una de estas áreas y una gestión transparente y cuidadosa de los recursos.

Las mediciones del retorno de inversión en los esfuerzos de marketing, los sistemas automatización de la facturación y cobros y las herramientas para la gestión de gastos de representación como TicketEmpresarial®, de Edenred, ayudan a controlar este tipo de gastos variables para que la rentabilidad de la empresa no se vea afectada.

No formes parte del 80 por ciento de las empresas que quebrarán por un mal manejo de sus recursos. Aprovecha las ventajas que la tecnología te ofrece para implementar sistemas de control de costos y gastos en todas las áreas de tu organización.

Fuente: http://blog.edenred.mx/fallas-control-de-gastos-de-una-empresa-fracaso