Por Juventino Bautista Paz
La metodología de las 5’S es una práctica de Calidad ideada en Japón referida al “Mantenimiento Integral” de la empresa, no sólo de maquinaria, equipo e infraestructura, sino del mantenimiento del entorno de trabajo por parte de todos.
En Ingles se ha dado en llamar “housekeeping” que traducido es “ser amos de casa también en el trabajo”.
Se trata de una metodología o herramienta perteneciente a la filosofía Lean, que tiene como objetivo crear un lugar de trabajo ordenado, limpio, agradable y seguro que te permita desarrollar tu trabajo de la forma óptima.
Denominación | Concepto | Objetivo particular | |
---|---|---|---|
Español | Japonés | ||
Clasificación | Seiri (整理) | Separar innecesarios | Eliminar del espacio de trabajo lo que sea inútil |
Orden | Seiton (整頓) | Situar necesarios | Organizar el espacio de trabajo de forma eficaz |
Limpieza | Seisō (清掃) | Suprimir suciedad | Mejorar el nivel de limpieza de los lugares |
Normalización | Seiketsu (清潔) | Señalizar anomalías | Prevenir la aparición de la suciedad y el desorden |
Mantener la disciplina | Shitsuke (躾) | Seguir mejorando | Fomentar los esfuerzos en este sentido |
Cuando se aplica 5’S a un lugar de trabajo o almacén, por propia experiencia, la productividad mejora entre un 10-30%. ¿Cómo es eso posible? Pues sí, aunque no lo parezca mejora no solo es posible sino segura. Básicamente gracias a dos vías: la reducción de tiempos perdidos en búsquedas de materiales y por la mejora en las operaciones ocasionadas por la eliminación de despilfarros por movimientos y transportes.
Las 5’S consiguen también mejorar la calidad de los productos o servicios. Y lo consigue básicamente evitando que se ocasionen defectos por tres vías:
Daños por almacenaje incorrecto: Almacenar de forma incorrecta los productos termina produciendo daños y defectos.
Daños por manejo: Casi inevitable. Manejar materiales introduce el riesgo de daño, por lo tanto, hay que reducir el manejo de estos a la mínima expresión y que esa mínima expresión sea lo mejor y más correcta posible.
Defectos de fabricación: Cuando se fabrica algo en un ambiente sucio y desordenado que acaba dañando o contaminando el producto de una u otra forma. No hace falta que el almacén o planta parezca sacada de un país tercermundista (o en vías de desarrollo, que se dice hoy día). El 90% de los puestos de trabajo o almacenes tiene un nivel de suciedad y desorden que provocan daños y defectos con frecuencia.
Esta es fundamental como dirección de la empresa (o responsables de un departamento o zona) tenemos la obligación de proveer un lugar de trabajo seguro, donde la gente venga a aportar valor y no a jugarse el pellejo. Se reducen accidentes un 50-80%, y por lo tanto, los costos asociados (se estima que entre el 60-80% de los accidentes laborales se debe a mal diseño o mantenimiento del lugar de trabajo).
Hay una ventaja oculta en la aplicación de 5’S: Transforma un centro de trabajo “normal” en un centro de trabajo perfectamente preparado para la gestión visual. Y esto reducirá los costes de forma dramática. ¿why? Si tienes un almacén en tu trabajo has esta prueba: ve al almacén, ponte en medio de un pasillo cualquiera, mira las estanterías de inventarios y dime ¿una persona que venga de fuera de la empresa puede saber qué referencias están cerca de su punto de pedido, o cuales están al máximo? O si trabajas en una mesa en labores administrativas, ¿puede una persona que venga de fuera saber si tu trabajo va por delante o por detrás de la previsión? (¿hay previsión?) ¿Y saber si estás siguiendo el estándar? (¿tienes estándar?
Esta es una de esas cosas que los análisis de ROI no podrá medir, pero que necesitas si quieres tener éxito: moral alta en los equipos de trabajo. Y para esto necesitas que el centro de trabajo sea cómodo y agradable. Sólo así tu gente se sentirá orgullosa de su trabajo y de su puesto.
Significa separar las cosas necesarias y las que no la son manteniendo las cosas necesarias en un lugar conveniente y en un lugar adecuado.
VENTAJAS DE CLASIFICACIÓN Y DESCARTE
Para Poner en práctica la 1ª S debemos hacernos las siguientes preguntas:
Otra buena práctica sería colocar en un lugar determinado todo aquello que va ser descartado.
Y, el último punto importante, es el de la clasificación de residuos.
Analice por un momento su lugar de trabajo, y responda a las peguntas sobre la clasificación y Descarte:
La organización es el estudio de la eficacia. Es una cuestión de cuán rápido uno puede conseguir lo que necesita, y cuán rápido puede devolverla a su sitio nuevo.
Cada cosa debe tener un único, y exclusivo lugar donde debe encontrarse antes de su uso, y después de utilizarlo debe volver a él. Todo debe estar disponible y próximo en el lugar de uso.
Tener lo que es necesario, en su justa cantidad, con la calidad requerida, y en el momento y lugar adecuado nos llevará a estas ventajas:
Para tener claros los criterios de colocación de cada cosa en su lugar adecuado, responderemos las siguientes preguntas:
Y por último hay que tener en claro que:
Analice por un momento su lugar de trabajo y responda las preguntas sobre organización:
La limpieza la debemos hacer todos.
Es importante que cada uno tenga asignada una pequeña zona de su lugar de trabajo que deberá tener siempre limpia bajo su responsabilidad. No debe haber ninguna parte de la empresa sin asignar. Si las persona no asumen este compromiso la limpieza nunca será real.
Toda persona deberá conocer la importancia de estar en un ambiente limpio. Cada trabajador de la empresa debe, antes y después de cada trabajo realizado, retirará cualquier tipo de suciedad generada.
Beneficios de la 3ª S:
Un ambiente limpio proporciona calidad y seguridad, y además:
Para conseguir que la limpieza sea un hábito tener en cuenta los siguientes puntos:
Analice por un momento su lugar de trabajo y responda las preguntas sobre Limpieza:
Esta S envuelve ambos significados: Higiene y visualización.
La higiene es el mantenimiento de la Limpieza, del orden. Quien exige y hace calidad cuida mucho la apariencia. En un ambiente Limpio siempre habrá seguridad. Quien no cuida bien de sí mismo no puede hacer o vender productos o servicios de Calidad.
Una técnica muy usada es el “visual management”, o gestión visual. Esta Técnica se ha mostrado como sumamente útil en el proceso de mejora continua. Se usa en la producción, calidad, seguridad y servicio al cliente.
Consiste en grupo de responsables que realiza periódicamente una serie de visitas a toda la empresa y detecta aquellos puntos que necesitan de mejora.
Una variación mejor y más moderna es el “colour management” o gestión por colores. Ese mismo grupo en vez de tomar notas sobre la situación, coloca una serie de tarjetas, rojas en aquellas zonas que necesitan mejorar y verdes en zonas especialmente cuidadas.
Normalmente las empresas que aplican estos códigos de colores nunca tienen tarjetas rojas, porque en cuanto se coloca una, el trabajador responsable de esa área soluciona rápidamente el problema para poder quitarla.
Las ventajas de uso de la 4ª S:
Recursos visibles en el establecimiento de la 4° S:
Hay que recordar que estos avisos y recordatorios deben ser:
Analice por un momento su lugar de trabajo y responda las preguntas sobre Higiene y visualización:
Disciplina no significa que habrá unas personas pendientes de nosotros preparados para castigarnos cuando lo consideren oportuno. Disciplina quiere decir voluntad de hacer las cosas como se supone se deben hacer. Es el deseo de crear un entorno de trabajo en base de buenos hábitos
Mediante el entrenamiento y la formación para todos (¿Qué queremos hacer?) y la puesta en práctica de estos conceptos (¡Vamos hacerlo!), es como se consigue romper con los malos hábitos pasados y poner en práctica los buenos.
En suma se trata de la mejora alcanzada con las 4’S anteriores se convierta en una rutina, en una práctica más de nuestros quehaceres. Es el crecimiento a nivel humano y personal a nivel de autodisciplina y autosatisfacción.
Esta 5’S es el mejor ejemplo de compromiso con la Mejora Continua. Todos debemos asumirlo, porque todos saldremos beneficiados.
Fuente: https://www.emprendices.co/5s-herramientas-calidad-empresa/
buen dia señores, me gustaria mejorar los procesos administrativos y operativos de mi cargo, por tal razon me pueden enviar guias o videos, gracias feliz dia