Las 8 claves del éxito de un director de proyectos

Podríamos definir al director del proyecto como un jefe de orquesta responsable del buen funcionamiento de las diferentes etapas por las que va pasando un proyecto desde su inicio hasta su finalización.

El rol del director de proyectos

Las fases que tiene un proyecto suelen ser generalmenta las mismas y vamos a verlas a continuación. Durante la fase de puesta en marcha, el director del proyecto se asegura de definir los diversos parámetros del proyecto, de comprender el alcance del proyecto y seleccionar a los diversos actores involucrados a lo largo del proceso. Durante la fase de planificación, se asegurará que tiene todos los recursos calificados disponibles, y desarrollará un plan de proyecto y un calendario. A continuación se detallan los pasos/tareas claves y se asigna un responsable a cada una de las actividades planificadas.

Durante la fase de implementación, el director del proyecto informa al equipo acerca de las tareas a realizar. Durante toda la fase de ejecución del proyecto, el director de proyectos deberá garantizar que no se excedan los costes, los plazos de entrega y que se alcancen los objetivos definidos. El director de proyecto es, también, el responsable de la calidad de los productos entregados al cliente. La etapa final del proyecto, y no menos importante, es por supuesto el cierre del proyecto. Durante esta última etapa, el director de proyectos, acompañado por los miembros del equipo, se encargará de analizar el desarrollo del proyecto, realizar una “autopsia” para entender lo que ha funcionado bien, lo que ha fallado y definir procesos y buenas prácticas que podrán ser usadas en el futuro.

Los 8 mandamientos de un director de proyectos con éxito

1. Escuchar

Escuchar es una de las competencias básicas del director del proyecto. De hecho, la escucha activa permite comprender claramente el mensaje de su interlocutor y cuestionarlo si es necesario. Ayuda a poder reformular el mensaje para asegurarnos de que todo el mundo lo entiende y está alineado.

2. Conocer (bien) y (saber) comunicar

Un director de proyecto comunica aproximadamente el 90% de su tiempo por lo que debe ser un negociador experto, con empatía y capacidad de aportar soluciones. Además, es esencial documentar bien todas las etapas de un proyecto, centralizar la información y asegurarse de que está a la disposición de todas las partes interesadas.

Documentar un proyecto se puede hacer en varios niveles. Por ejemplo, puede implicar el establecimiento de un calendario para las reuniones y los plazos, la identificación de las funciones de las diversas partes interesadas, la documentación del progreso de las actividades o el desarrollo de los presupuestos. El director de proyecto debe también organizar diversos formatos de encuentro con los miembros del equipo, por lo que debe tener aptitudes de comunicación.

3. Curiosidad

El director del proyecto debe tener curiosidad intelectual. Está interactuando constantemente con diferentes tipos de especialistas y, a menudo, se puede encontrar fuera de su zona de confort. Por esta razón, debe hacer preguntas, ampliar sus conocimientos sobre los diferentes temas que afectan sus proyectos y sobre todo mantenerse informado. La curiosidad es también una herramienta importante para mantenerse al día en las actividades del proyecto, alinear los objetivos e identificar los riesgos antes de que surjan problemas.

4. Creatividad

Un proyecto rara vez progresa como uno había imaginado desde el principio. Es por esta razón que el director de proyecto debe ser capaz de proponer soluciones innovadoras y creativas para garantizar el éxito. La creatividad es clave. Es importante saber movilizar a todas las partes para que participen y se mantengan motivadas incluso cuando surge una restricción.

5. Adaptación y resiliencia

Junto con la creatividad, el director del proyecto debe ser capaz de hacer malabares frente a situaciones que pueden ser un obstáculo o un freno al buen desarrollo del proyecto. Debe ser capaz de adaptarse a los diversos cambios que pueden ocurrir en el proyecto e intervenir rápidamente en caso de cambios o conflictos.

6. Liderazgo

Un buen director del proyecto debe ser capaz de movilizar y guiar a todos los miembros del equipo hacia el éxito. Carismático y con capacidad de liderazgo, debe motivar a sus compañeros para que todos estén involucrados, dedicados y comprometidos. También debe ser capaz de inspirar a las personas, de fomentar un clima propicio a los intercambios, optar por discusiones abiertas, involucrar a cada miembro, dar crédito a las personas adecuadas, dejar a todos libres para expresar sus puntos de vista, compartir buenos valores y sobre todo cultivar una actitud positiva.

7. Inteligencia emocional

Siendo confrontado con varias situaciones delicadas en un momento u otro, el director del proyecto tiene que cultivar y fortalecer su inteligencia emocional. Para la mayoría de nosotros, esto es obviamente un tema complejo, pero hay diferentes maneras de desarrollar esta habilidad. Trabajar su autoestima sería un buen punto de partida. Conocerse a uno mismo y ser capaz de identificar sus emociones puede ayudar a anticipar ciertas reacciones y encontrar soluciones para lidiar con ellos con confianza. Una vez más, una buena capacidad de adaptación y resiliencia también es importante para lograrlo. Saber cómo controlar y manejar las emociones es primordial en la gestión de proyectos.

8. Constancia y perserverancia

Aunque el director del proyecto necesita ser ágil, flexible y dispuesto a aceptar el cambio, sigue siendo importante mantener cierta coherencia en la gestión de las diversas actividades. Esto se puede conseguir estandarizando los procesos de trabajo para ayudar a las personas a ahorrar tiempo y encontrar fácilmente documentación relevante a través, por ejemplo, de reuniones periódicas. De esta forma todos mantendrán un cierto ritmo en las actividades y se podrán identificar y abordar los riesgos y limitaciones inherentes al proyecto.

Es importante, también, mantener una cierta coherencia en la comunicaciones y en el tipo de monitoreo a los equipos. Por ejemplo, podría ser mantener el mismo formato de reunión de seguimiento o agenda. Esto permite que las personas tengan documentos de referencia para administrar adecuadamente sus tareas y responsabilidades.

Fuente: https://es.workmeter.com/blog/8-claves-del-exito-de-director-de-proyectos