¿Eres una de esas personas que hacen todo ellas mismas? ¿Te resistes a ceder parte de tu trabajo diario a otra persona por miedo a que no lo haga tan bien como tú? ¿Sientes que pierdes el control cuando encargas a otro que haga una tarea por ti?
Detrás de esas actitudes suelen esconderse una serie de creencias que te impiden delegary en consecuencia ser más productivo.
Hoy quiero analizar contigo varias de esas creencias y explicarte por qué no solo disminuyen tu productividad, sino que además impiden sacar lo mejor de ti mismo.
El verdadero motivo por el que deberías delegar
Delegar es encomendar algo a otra persona, ya sea un proyecto o una tarea. El acto de delegar lleva implícito la confianza que tienes que depositar en la persona en la cual delegas.
Muchas veces se aborda la delegación de tareas como una simple cuestión de productividad y de optimización del tiempo, pero hay mucho más.
Delegar te permite dar lo mejor de ti y disfrutar de lo que haces con entusiasmo.
Quiero explicarte esto con más detalle, porque creo que es vital para dar el paso de empezar a delegar.
Cada persona venimos con un Don único y con una serie de aprendizajes que realizar. Dejar que pase el tiempo haciendo aquello que no te hace feliz, que no disfrutas y en lo que además no das lo mejor de ti es tirar por la borda la oportunidad de vivir y ser quién realmente eres.
Delegar es acercarte cada día un poco más a tu zona de genialidad.
Hace unos días he estado en la formación de la Escuela de Nuevos Negocios y todo lo que daba vueltas en mi mente desde hacía días se ha confirmado.
Casi todo es delegable. Lo único que no puedes delegar es tu Don, tu contribución y tu felicidad.
Lo que nos suele ocurrir, según mi propia experiencia y la de los clientes con los que trabajo, es que en muchas ocasiones buscamos sentirnos productivos realizando tareas de gestión que se encuentran en nuestra zona de seguridad o control.
Durante años sufrí, y digo sufrí, no saber delegar correctamente. Quería controlar todo de una forma u otra, o tenía que trabajar muchas horas para cumplir con plazos y la calidad de los trabajos.
A nivel más profundo, de forma inconsciente, buscaba sentirme imprescindible. Aunque al mismo tiempo quería ser prescindible y tenía una obsesión casi permanente por documentar absolutamente todo lo que hacía.
Para delegar con eficacia me faltaba conocerme.
Igual te estás preguntando qué tiene que ver una cosa con otra, pensarás que tal vez se me ha ido la cabeza.
Te invito a que sigas leyendo y profundices en lo que quiero contarte.
Las creencias que te están impidiendo delegar o delegar con eficacia
Tenemos distintos niveles de pensamiento. Para entender esto último me ayuda mucho recurrir al modelo de los niveles neurológicos de Robert Dilts.
Como puedes ver, el nivel de creencias es profundo e influye de manera rotunda en nuestro comportamiento diario.
Estas son las creencias menos útiles que he detectado en mí misma y en los clientes con los que trabajo.
1. Yo lo hago más rápido.
¿Alguna vez has pensado que mejor lo haces tú porque vas rápido?
Probablemente vayas más rápido, o no. Es una trampa mental no delegar basándote en el criterio de rapidez.
Supongamos que vas más rápido. Perfecto. Eres un crack.
Ahora piensa: ¿Qué otro proyecto, tarea o acción podrías hacer en ese tiempo para generar negocio, acercarte a tus objetivos o simplemente dar lo mejor de ti porque realmente la disfrutas?
Confía en la persona en la que delegas. Asegúrate, eso sí, que tiene las habilidades necesarias para llevar a cabo lo que le estás encomendando.
Si has elegido bien a la persona, con la práctica, es posible que acabe yendo más rápido que tú.
2. Con el tiempo que invierto en explicárselo a alguien, ya lo hago yo.
Típica trampa en la que seguro caes cuando estás desbordado.
Es la pescadilla que muerde la cola. Estás hasta arriba de trabajo, y justo ahora, ponerte a explicar, documentar y detenerte a transferir información es un caos.
Así que continuas dejándote llevar por la riada en vez de agarrarte a un tronco y salir hasta al orilla para manejar mejor la tromba que te está cayendo.
3. Al final nunca lo hacen como a mi gusta. Yo lo hago mejor.
¿Crees que tú eres un perfeccionista y los demás no lo son tanto como tú?
No conozco manera de limitarse más que la perfección.
¿Qué es más perfecto? ¿Comparado con qué?
Establece con claridad los criterios de evaluación de lo que quieres conseguir, trasmítelos de forma concreta y específica. Ya verás como encuentras personas que lo hacen igual de bien o mejor, si eso que les delegas está en su área de genialidad.
4. No entienden bien lo que yo quiero.
Otra creencia excusa que no es útil para delegar.
En la comunicación pasar la pelota al tejado de al lado es no responsabilizarse del papel que tiene el que quiere comunicar.
Además es otra forma de ceder el poder. Si crees que el problema está en el tejado de enfrente nada puedes hacer. Y eso no es así.
Si alguien no te entiende dirige el foco hacia a ti y piensa de qué otra manera puedes explicar lo que quieres trasmitir o qué otros recursos puedes utilizar (metáforas, dibujos, esquemas…).
5. Tengo que tener el control, hay cosas que no se pueden delegar.
Con esta creencia me he topado muy de frente en muchas organizaciones y culturas empresariales.
La información es poder. Y para evitar que otras la tengan y la puedan usar en tu contra, te la quedas, la escondes y entonces acabas siendo el único que puede resolver los problemas.
Te conviertes un esclavo de tu información.
Qué hacer para sustituir estás creencias
Todas estas creencias están sembradas en una mentalidad de escasez y limitaciones.
Así de rotundo lo escribo.
Esas creencias te están limitando y no son útiles para expandir tu profesión o tu negocio.
Son creencias que se sostienen porque no te las has cuestionado y has dedicado tiempo a conocerte, a descubrir qué te impide delegar de forma eficaz.
Hacer crecer tu negocio o tu profesión pasa inevitablemente por desarrollar una de las habilidades que considero más esenciales del liderazgo: delegar con confianza, sinceridad y respeto.
Esa habilidad se sostiene a su vez en otras dos: en tu habilidad para comunicarte y tu habilidad para saber qué hay en tu mente.
Es fundamental que tengas claridad sobre los distintos niveles de pensamiento que hay detrás de la delegación de un proyecto o tarea.
Si no eres consciente del resultado que quieres es difícil que delegues con eficacia. O si no confías en la persona en la que delegas es complicado que el resultado que te presente sea de tu agrado.
Sé honesto contigo mismo, y si algo no lo tienes claro, verbalízaselo a la persona en la cuál quieres depositar la ejecución de un proyecto o una tarea. Entre los dos o el equipo podéis definir con más claridad lo que no está bien definido en tu mente.
Proceso para delegar con eficacia
1. Identificar tareas y/o funciones a delegar.
Haz un listado de todas esas tareas y proyectos que estás haciendo, que son necesarias, pero no contribuyen de forma directa a tus objetivos, los de tu empresa o a generar negocio.
Me refiero a todas las tareas que haces pero que otra persona con más conocimiento técnico o con otro perfil haría igual o incluso mejor que tú.
2. Identificar personas.
Esta puede que sea una de las fases del proceso que requieran más dedicación por tu parte.
Tener claridad en cómo vas a realizar ese proceso de elegir a la persona en la que vas a delegar es esencial. Para este proceso la empatía, tu inteligencia emocional y las herramientas que puedes usar son fundamentales.
Seleccionar a la persona es una combinación de criterios objetivos e intuición.
3. Dar responsabilidad.
Cuando ya has elegido a la persona, confía. Muéstrate cercano para que sienta que puede preguntarte dudas o proponerte ideas.
No hay nada peor que alguien que a nivel inconsciente siente que no confían en ella. No hace falta que verbalices tus dudas o desconfianza porque se palpa en el ambiente.
Nuestro cuerpo comunica más que nuestras palabras.
4. Verificar conformidad: establece con claridad los indicadores y el resultado a conseguir.
Asegúrate de que la otra persona está conforme y entiende bien el resultado que quieres conseguir con la ejecución del trabajo.
Los indicadores son esos criterios objetivos, con datos, que permiten evaluar el resultado del trabajo.
En esta fase preguntar es más efectivo que únicamente dar instrucciones.
5. Clarificar expectativas.
Describe cómo, cuándo, dónde y con quién se va llevar a cabo el proyecto o tarea delegada.
Pon de manifiesto todas las expectativas que tienes en tu cabeza. Para la otra persona será más fácil hacerse una composición de lugar de lo que hay en tu mente.
6. Capacitar a las personas.
Si la persona que has seleccionado necesita desarrollar ciertas habilidades, como manejar una herramienta, conocer un método… sé consciente de ello y facilita esa formación.
Sé un líder coach que acompaña al equipo a desarrollarse y dar lo mejor de sí.
7. Seguimiento del proceso.
Establece los puntos de control del proceso. Pon fechas para la revisión y estado del proyecto o la tarea.
Señala los indicadores que quieres comprobar y contrastar.
8. Reconocimiento.
Recuerda agradecer y felicitar a las personas de tu equipo por su trabajo. A todos nos gusta que nos reconozcan y nos agradezcan.
Aunque no debemos esperarlo, ayuda a seguir con fuerza e involucrarse en un proyecto.
Recuerda que mientras no delegas, dedicas tu tiempo a tareas que no están en tu área de genialidad y contribuyen poco a tus objetivos.
Hacer tareas sin parar no implica ser productivo. Ser productivo es disfrutar lo que haces y eso que haces tiene sentido para ti, tu profesión y tu vida.
