La mejora de los procesos y la Optimización en la rotación del inventario para aumentar el retorno de la inversión

Por Ricard Lloria

“El problema es saber cuál es el problema”. – Albert Einstein

Como Responsable de Operaciones, entre mis funciones durante años ha sido también la de responsable de compras y a su vez responsable en la gestión de inventarios, en todos estos años, he visto y me he dado cuenta que las empresas estamos poniendo en peligro nuestra capacidad para hacer más ventas y aumentar el flujo de efectivo por no tomarnos el tiempo para optimizar nuestras rotaciones de inventario.

Si este es un tema que nuestra empresa se enfrenta y que está buscando maneras de aumentar nuestro retorno de la inversión de inventario (ROII), aquí podríamos tener algunos pensamientos sobre las mejores prácticas para la optimización de nuestra rotación de inventarios.

Por todo ello, si queremos ir optimizando las rotaciones, diseñaremos a medida nuestras propias Kpi´s para poder así poder tener una visión rápida y contundente. De esta forma podremos hacer una estrategia de negociación con nuestros proveedores.

Como os expliqué tiempo atrás en el artículo “Liderazgo, la toma de decisiones para la cultura y estrategia de las empresas “:

No sólo es crear el Modelo holístico de análisis de fuerza de cualquier industria en términos de rentabilidad usando las cinco fuerzas de Michael Porter como ya indicó en 1979, basadas en:

(F1) Poder de negociación de los Compradores o Clientes
(F2) Poder de negociación de los Proveedores o Vendedores
(F3) Amenaza de nuevos competidores entrantes
(F4) Amenaza de productos sustitutos
(F5) Rivalidad entre los competidores

Si pensamos de forma abstracta, desde fuera, el inventario, el volumen de compras ya sea de producto de materia prima, semi-elaborados, producto final, los servicios, procesos de fabricación en caso de ser externos, etc. Representan entre el 75-85% del capital (dinero) invertido por parte de la empresa, es por ello que la rotación y sus niveles son muchas veces importantes, así mismo como todo el personal que está implicado de formada directa e indirecta.

¿Cuál es el índice de rotación de inventario?

El índice de rotación de inventario es una medida de cálculo para conocer cuántas veces en nuestra empresa vendemos nuestro inventario promedio en un período de tiempo determinado, durante el año. La forma más sencilla para calcular las rotaciones de inventario es dividir el Costo de las Ventas de los últimos 12 meses por nuestro Valor de inventario.

Para la mayoría de las empresas pequeñas y medianas, nuestra mayor inversión financiera es, a menudo, el inventario. Cuanto menos dinero ya que lo hemos invertido en el inventario, más el dinero que tenemos a nuestra disposición para otras necesidades. Una vez optimizado el inventario nos dará un mayor retorno de la inversión, un mejor flujo de efectivo y más capital, que en última instancia nos conducirá a una mayor rentabilidad. Es esencial que las rotaciones de inventario las utilicemos como un indicador clave de rendimiento de nuestra operación y  si los monitoreamos constantemente, más rápida será nuestra visión de cómo está la empresa en el momento presente.

Sin embargo, la rotación de inventario más alta no debe ser a costa del nivel de servicio deseado de la empresa. El objetivo de cualquier operación eficiente es tener el mayor orden de pedidos posible llegando con el nivel más bajo posible de inventario. Es difícil mantener un inventario equilibrado debido a que estos dos factores trabajan unos contra otros. Muchas operaciones con alta rotación de inventarios logran este estatus a costa de la reducción de las ventas y, como consecuencia, no nos damos cuenta de lo mucho que estamos perjudicando dentro de las empresas. Por lo que es de suma importancia que el nivel de servicio no se vea comprometido en la búsqueda dentro de una empresa para elevar la rotación de inventarios a niveles más altos.

Si bien es difícil para muchas empresas para que consigamos este acto de equilibrio entre sí, hay 3 pasos que protegeremos tanto en las rotaciones de inventario y nuestro terraplén de órdenes o pedidos de compra.

Los 3 pasos sencillos para mejorar nuestra rotación de inventarios y los pedidos de compra de suministro:

1. Protejamos nuestros ‘motores’ – objetos en movimiento de forma rápida: Es lamentable que muchas empresas a menudo nos quedamos sin nuestros productos por un movimiento rápido de stocks de los mismos. Medición de la demanda ineficiente, puntos de re-orden equivocados e inapropiados por la frecuencia de los pedidos de compra, son algunos de los muchos factores que contribuyen a este grave error. El cuidado extremo es asegurarnos que no nos quedemos fuera, dado que nuestros productos se mueven rápidamente, en pocas palabras, rotura de stocks.
2. Aumentar la frecuencia de pedido: Una manera fácil de mantener nuestro inventario bajo es aumentando nuestra frecuencia de re-orden. Por supuesto que hay retos asociados con esto, pero si podemos negociar con nuestros proveedores y realizar los pedidos más frecuentes, esto nos ayudará a mantener nuestro inventario bajo.
3. Eliminemos el inventario obsoleto: Es importante que nosotros no mantengamos una gran cantidad de inventario o stock obsoleto. La obsolescencia es un asesino para muchas empresas dentro de una rotación de inventarios y la perspectiva de flujo de efectivo. El inventario muerto lo venderemos a un precio reducido, o a coste de producto, incluso dependiendo de la obsolescencia, hay veces que es hasta mejor venderlo bajo precio de coste, aunque tengamos perdidas, ya que más perdidas tendremos si no lo vendemos nunca, por lo que su valor se puede convertir en dinero en efectivo y podemos invertirlo en otros productos, materias y / o en otras áreas de la empresa que está en movimiento.

Muchas empresas nos centramos demasiado duro en el lado de las ventas de la empresa y no prestamos la suficiente atención a la gestión de inventario o cadena de suministro.

Así que preguntémonos…

• ¿Estamos parando a mirar y analizar con suficiente atención a nuestra mayor inversión? ¿O acabamos de dejar al equipo de control de inventario?

• ¿Nos hemos asegurado de los parámetros de los sistemas que tenemos configurados que estén para un inventario equilibrado?

• ¿Hemos proporcionado nuestro equipo de gestión de inventario el suficiente entrenamiento? O tenemos que aceptar los resultados mediocres y ¿qué estamos tratando de hacer para mejorar, para que podamos con nuestros sistemas (SAP, ERP, MRP, Excel etc.), recursos y capacitación ir hacía la excelencia?

Es un ejercicio que vale la pena invertir nuestro tiempo y esfuerzos en la evaluación de nuestra situación para asegurarnos que nuestros sistemas están configurados correctamente. Después, nos corresponde asegurarnos que nuestros procedimientos se implementen para optimizar nuestras rotaciones de inventario, y así, podemos aumentar el retorno de la inversión de inventario (ROII) y el flujo de caja.

La mejora de los procesos en la empresa

El aumento de las ventas no es la única manera de aumentar la línea de base de fabricación.

Bueno, por lo que tenemos un buen producto, las ventas están ahí, y tenemos un buen equipo. Todo está en su lugar. ¿Ahora qué? ¿Hemos pensado en la mejora de nuestros procesos dentro de la empresa?

¿Qué significa la mejora de nuestros procesos dentro de la propia empresa, tiene que ver con el aumento de la rentabilidad? La mejora de los procesos dentro de la empresa está directamente relacionada con los aumentos en la calidad. ¿Sabíamos que el 20% y el 40% de los ingresos por ventas podrían perderse debido a la mala calidad? Las pérdidas debidas a la calidad no siempre son evidentes. Los costes se pueden ocultar en ventas perdidas, las garantías, un aumento de los costes de producción, mano de obra y materiales. Los costes no terminan allí, en la planta de producción, que a menudo llevan hacia adelante con los trabajos que se realizan en los departamentos de contabilidad de costes, análisis de datos, la compra de materiales adicionales, gastos de envío, etc.

Consideremos la posibilidad de un problema de calidad donde el cliente devuelve un producto o lo trae por la garantía. Los costes han aumentado para considerar los gastos de devolución y / o departamento de garantía, porque si hay una devolución posiblemente hayamos de aumentar nuestras capacidades para poder solventar el problema ocasionado, desde la compra de más material, a la mano de obra de reparación y un largo etc. Hay papeleo, el trabajo, el material, los teléfonos, espacio de oficina y muchos otros gastos imprevistos que disminuyen la línea de fondo de previsión contable. Si tenemos suerte, el cliente seguirá comprando nuestros productos / Servicios, pero también otra posibilidad, que van a ir a otra parte a seguir comprando.

Cada proceso / procedimiento tiene un componente de calidad, y cada vez la calidad se convierte en un problema, que cuesta dinero a las empresas si los atribuimos directamente a las compras o al aumento de horas-por trabajador.

Muchos diremos, pensaremos que la “Calidad” es arbitraria y subjetiva, eso es cierto, pero la calidad de un producto o servicio está directamente relacionada con la satisfacción del cliente Cuanto mayor es la satisfacción del cliente. El crecimiento de nuestras ventas dependerá de ello también.

W. Edward Deming cree que la calidad puede ser controlada a través de la gestión y mejora de procesos. Deming fue un estadístico de América Latina y es el profesor más conocido por su contribución a la revitalización industrial de Japón en la década de 1950. Deming dio varias conferencias en todo Japón en relación a la calidad hacía un aumento de la rentabilidad y la cuota de mercado. Deming llevó su filosofía a los EE.UU. y en el 1980, ayudó a Ford Company a convertir una pérdida de $ 3 mil millones en todo su mercado, convirtiéndose en la empresa más rentable en la industria automotriz en 1986. La filosofía de Deming se ha utilizado en todo el mundo y ha inspirado a muchas herramientas de gestión de la calidad que estamos usando hoy en día, tales como Six Sigma y la ISO.

Cada herramienta de gestión de la calidad se basa en el desarrollo y mantenimiento de los niveles consistentes de rendimiento a través del desarrollo de procesos estandarizados. DMAIC es sólo una de las metodologías de proyectos utilizados por Six Sigma, y se define como Definir, Medir, Analizar, Mejorar y Controlar. Es por ello que podemos encontrar desde procesos y variables en el mismo como es el

Estas cinco palabras simples cuando se ponen en práctica, las podemos usar en todas las empresas, colectivos, organizaciones para convertir las pérdidas en la rentabilidad. ¿Es un proceso sencillo? No, necesitamos tiempo y compromiso por parte de toda la empresa, desde la dirección, responsables y todos los miembros de los equipos que forman parte de ella. Si fuera sencillo, todas las organizaciones se ejecutarían a la perfección.

Podemos resumir, que si logramos un buen inventario, el cual no produzca perdidas, con un buen proceso podemos evitar muchos costes, desde la parte de post-venta, hasta la atención al cliente, pasando por todos y cada uno de los departamentos implicados, contabilidad, compras, logística, almacén, SAT, SAC, producción, comercial.

He visto con mis ojos desperdiciar contenedores enteros de producto, hasta salvajadas, que se hubieran podido rectificar en su momento, de muchas maneras y formas, que no entraré en detalle, pero todo ello fue en resumen una falta de visión, un empeoramiento de productos, como de procesos internos y externos a la hora de actuar, y más ahora con la digitalización de las empresas, dónde cada vez más quieren entrar en las redes sociales, una caída de estas o una mala respuesta puede llegar a ser una catástrofe difícil de solucionar.

Torres más altas han caído, contra más alto estás, peor es la caída.

“El problema no es tanto lo que nos pasa, sino lo que somos capaces de hacer con lo que nos pasa”. – Fernando Savater