10 consejos clave para mantener entrevistas eficaces de desempeño con tus colaboradores

Por Antonio Peñalver

Las entrevistas de revisión periódica del desempeño entre los jefes y los colaboradores son claves para ayudar a que un empleado contribuya a los resultados organizativos y crezca profesionalmente.

Si bien, los métodos y enfoques de revisión de desempeño difieren de una organización a otra, existen principios universales sobre cómo desarrollar entrevistas de desempeño con los empleados sobre su desempeño.

A continuación, basándome en las indicaciones de Susan M. Heathfield, -experta en recursos humanos y miembro de la SHRM (Society for Human Resource Management)-, propongo diez consejos relativos que, también, son aplicables en las conversaciones diarias entre los jefes y los empleados. Estos consejos ayudarán a hacer que las evaluaciones de desempeño sean positivas y motivadoras; mejorarán, y no desinflarán, la capacidad del directivo a interactuar con sus empleados.

• El empleado nunca debe escuchar acerca del desempeño positivo a menos que sea información o un conocimiento nuevo. Los directivos efectivos analizan tanto el desempeño positivo como las áreas de mejora regularmente, incluso diariamente o semanalmente. El directivo tiene que enfatizar, siempre, los aspectos críticos.

Con el fin de proporcionar feedback regularmente, las conversaciones sobre las evaluaciones de desempeño no son un evento anual. Se recomienda mantener, al menos, reuniones trimestrales al respecto.

En una empresa de tamaño medio, la planificación y la evaluación del desempeño se realiza, al menos, dos veces al año. La planificación del desarrollo profesional de los empleados, también, se programa dos veces al año; por lo que el empleado debería analizar su trabajo y su carrera, formalmente, cuatro veces al año.

• Sin importar los componentes de un proceso de revisión de desempeño, el primer paso es la fijación de objetivos. Es imperativo que el empleado sepa exactamente lo que se espera de su desempeño.

Las discusiones periódicas sobre el rendimiento o desempeño deben centrarse en las partes importantes del trabajo del empleado.

Es necesario documentar el plan de trabajo: las metas y expectativas del plan de trabajo del empleado. Si no existe un acuerdo por escrito y compartido de los objetivos del empleado, el éxito para el empleado es poco probable.

• Durante la preparación y la fijación de los objetivos, se debe determinar claramente cómo se evaluará el desempeño del empleado. Se ha de describir lo que, exactamente, se está buscando del empleado y cómo se evaluará su desempeño. Hay que discutir con el empleado su rol en el proceso de evaluación. Si el proceso de revisión de desempeño incluye una autoevaluación del empleado, hay que compartir el formulario y hablar con él sobre lo que implica la autoevaluación.

Como directivos, hemos de asegurarnos de compartir, también, el formato de revisión de rendimiento con el empleado, para que no se sorprenda al final del período. Un componente importante de esta conversación de evaluación es compartir con el empleado cómo se apreciará el desempeño.

El empleado debe entender que, si hace lo que se espera, se le apreciará acorde con su desempeño. En algunas organizaciones que clasifican a los empleados, esto es el equivalente de una escala de tres en cinco puntos.

Un empleado debe hacer algo más para que sea considerado un empleado sobresaliente.

• Evita el efecto halo en todo lo discutido en la reunión de desempeño y resalta los aspectos positivos y negativos. Los eventos recientes colorean el juicio sobre el desempeño del empleado. En su lugar, eres el responsable de documentar lo que ha ocurrido positivamente como negativamente, con su fecha límite de plazo, durante todo el período de tiempo que abarca la revisión del desempeño.

En algunas organizaciones, esto se denomina informes de incidentes críticos. Pide al empleado que haga lo mismo para desarrollar una visión integral de su desempeño durante el período de tiempo que cubre la conversación o entrevista.

• Solicita feedback de colegas que hayan trabajado estrechamente con el empleado. A veces se le llama retroalimentación 360° porque estás obteniendo retroalimentación del empleado por parte de su jefe, compañeros de trabajo y cualquier miembro del personal que informa; Debes utilizar los comentarios para ampliar la información de rendimiento del empleado.

Comienza con discusiones informales para obtener información de retroalimentación. Considera desarrollar un formato con los comentarios que sean fáciles de digerir y compartelo con el administrador.

• Si la organización utiliza un formulario a cumplimentar antes de la reunión de desempeño, entrega la revisión de desempeño al empleado antes de dicha reunión. Esto permite que el empleado digiera los contenidos antes de que discuta los detalles contigo. Este simple gesto puede eliminar gran parte de la emoción y el drama de la reunión de revisión del rendimiento.
• Prepárate para la conversación con el empleado. Nunca entres a una evaluación de desempeño sin haberla preparado. Si no las preparas, las evaluaciones de rendimiento fallan. Perderás oportunidades clave de retroalimentación y mejora, y el empleado no se sentirá animado por sus éxitos. La documentación que recojas durante el período de desempeño a evaluar te servirá para revisar eficazmente el desempeño de tu empleado.

Si es necesario, contrata los enfoques con el responsable de recursos humanos tus colegas. Apunta los principales puntos de retroalimentación. Anota aspectos que ilustren claramente los aspectos de desempeño del empleado. Mientras más puedas identificar patrones y dar ejemplos, mejor podrás dar feedback y lo entenderá el empleado.

• Cuando te reúnas con el empleado, dedica tiempo a los aspectos positivos de su desempeño. En la mayoría de los casos, la discusión de los componentes positivos del desempeño del empleado deberá tomar más tiempo que los componentes negativos.

Para los empleados con un desempeño superior al promedio, la retroalimentación positiva debe abarcar la mayor parte del debate. El empleado encontrará esto gratificante y motivador.

El rendimiento al empleado nunca debe ser completamente negativa; de ser así, ¿por qué el empleado todavía trabaja para la organización? Pero, no descuides las áreas que necesita mejorar tampoco. Especialmente para un empleado de bajo rendimiento.

Si no eres directo, el empleado no comprenderá la gravedad de la situación de se rendimiento. Usa ejemplos de todo el período de tiempo cubierto por la revisión de desempeño.

• El espíritu con el que te acerques a esta conversación marcará la diferencia de la efectividad. Si su intención es genuina, para ayudar al empleado a mejorar, y tienes una relación positiva con el empleado, la conversación será más fácil y más efectiva. El empleado debe confiar en que quieres ayudarlo a mejorar su desempeño. Él necesita escucharte decir que tienes confianza en su capacidad para mejorar. Esto lo ayudará a creer en que tiene la capacidad y los apoyos necesarios para mejorar.
• La conversación es la palabra clave cuando define una reunión de revisión de desempeño. Si hablas en exclusiva la reunión se convertirá en una conferencia y la revisión del desempeño será menos efectiva. El empleado se sentirá como si le hubieran gritado y tratado injustamente. Esta no es la forma en que se desea que los empleados se sientan en sus entrevistas de evaluación de desempeño.

Hay que promover que un empleado esté motivado y entusiasmado con su capacidad para seguir creciendo, desarrollarse y contribuir. El objetivo es que en las reuniones de revisión de rendimiento el empleado hable más de la mitad del tiempo. Puedes alentar esta conversación haciendo preguntas como estas:

o   ¿Qué esperas que sea el más desafiante de tus objetivos para este trimestre?

o   ¿Qué soporte puedo brindarte para alcanzar estos objetivos?

o   ¿Cuáles son tus esperanzas para tus logros en nuestra empresa este año?

o   ¿Cómo puedo ser un mejor manager para ti?

o   ¿Con qué frecuencia te gustaría recibir comentarios?

o   ¿Qué tipo de horario podemos establecer para que no te microadministrado?

o   ¿Cuál sería una agenda útil para nuestras reuniones semanales uno-a-uno?

Si tomas en serio estos consejos de revisión del desempeño y practicas estas recomendaciones en las reuniones de evaluación de desempeño, facilitarás la mejora del rendimients, la orientación a la contribución de los objetivos y la involucración personal en el desarrollo profesional.

La revisión del desempeño te permite mejorar tu relación con tus colaboradores, mejorar su desempeño organizativo y mejorar significativamente tu comunicación como jefe con ellos (como colaboradores).

Fuente: http://antoniopenalver.blogspot.com.ar/2018/01/10-consejos-clave-para-mantener.html