¿Cómo organizar la empresa mientras avanzas…?

Por Golfredo Molina.

Hemos afirmado en otros artículos que toda empresa tiene una estructura que da orden a las actividades que realiza. Sea formal o no, óptima o no, la estructura existe y es base del logro de los objetivos del negocio. Pero, los empresarios que buscan mejorar, siempre andan inquietos. Hacen preguntas. Por ejemplo, una pregunta común en ellos es: ¿cómo organizar la empresa mientras avanzo?

En el artículo Organización de una empresa. Elementos claves recomendamos cómo mejorar la estructura organizacional con un plan de acción. Es un tema interesante. Tal vez un poco teórico.

Allí indicamos que un plan de acción para crear la organización de una empresa, incluye una serie de pasos que involucra: organización del trabajo y poder de decisión.

En este artículo iremos a un plano más “terrenal”, sobre cómo organizar una empresa mientras el empresario avanza por las etapas. Estando en las primeras etapas, ese avance muchas veces lo hace solo.

Las empresas son experimentos sociales, compuestos por individuos con diferentes habilidades, competencias, visiones y personalidades

Sobre la estructura organizacional

Hay 2 aspectos que debes considerar en este punto: organización del trabajo y poder de decisión.

Organización del trabajo:

1. Definir los roles necesarios.
2. Asignar responsabilidades.
3. Fomentar el trabajo en equipo, apoyados en el área “talento humano”.
4. Crear instrucciones de trabajo y un manual de normas y procedimientos.
5. Engranar las actividades claves y hacer seguimiento constante.

La organización en una empresa es una actividad dinámica, que demanda ajustes constantes. El empresario o gestor debe estar vigilante de que la organización apunte a los objetivos.

Una empresa en funcionamiento estable puede contar con herramientas automatizadas, que facilitan modelar la organización del trabajo. De esta manera evita islas de información, que será perjudicial para el funcionamiento de la empresa, como un todo.

Poder de decisión:

1. Decidir qué decisiones se delegan para los diversos roles.
2. Establecer una “jerarquía”, en correspondencia con la organización del trabajo.

Cuando el emprendedor no tiene experiencia, la organización de la empresa crece sin orden. Esto lo puede llevar a un caos, que le hará perder recursos y tiempo.

Por tal razón, desde la “puesta en marcha” debe ir organizando las actividades, sobre todo para los casos en que no es natural el rol responsable. Sistematizar las actividades por rol, puede ayudarlo a organizar el trabajo y a desarrollar el plan para delegar, cuando corresponda hacerlo.

Cómo organizar la empresa mientras avanzas

Hay un pueblo en las montañas de México, Xochitlán, que es cubierto por la niebla. ¡No puedes ver lo que hay frente a ti! Esto es, andas adivinando el camino. Es emocionante y frustrante a la vez.

Te pregunto, como empresario ¿nunca te has sentido así? ¿Algo así como suspendido entre nubes, disperso o sin foco?

Un empresario en la etapa de la puesta en marcha o funcionamiento regular, tiene una lista de pendientes, que parece un juego de tetris. Los bloques caen y caen y no se detienen. Y en algunos momentos no hay tiempo de acomodarlos para desaparecerlos.

Por tal razón, el empresario debe aprender a organizar su empresa. ¿Cómo organizar la empresa?… Es la primera pregunta que se nos viene a la cabeza cuando comenzamos a crecer y necesitamos mejor gestión.

Una empresa mal “estructurada” puede ser sinónimo de caos y poca eficiencia. ¡Así que evita que esto le suceda a tu empresa!

Lo que muchos emprendedores y empresarios no saben…

Los dueños de pequeñas empresas tienen un trabajo desafiante. Muchos emprendedores se deciden por un sector o tipo de empresa porque se ajusta a su pasión, en lo que son buenos o se destacan. Saben carpintería, son excelentes chefs, saben de panadería; son expertos programadores; conocen de seguros, etc.

Lo que gran parte de ellos no saben o no distinguen, es que se necesita mucho más que ser bueno en algo particular para llevar adelante una empresa. Quizás por ello, muchos emprendimientos no superan la etapa de funcionamiento regular. El porcentaje de empresas que fracasa es muy alto en los primeros años.

Como hemos explicado en los artículos sobre las etapas de una empresa, los dueños de pymes cumplen muchos roles: administran, desarrollan productos, mercadean, registran la contabilidad, atienden el teléfono, limpian y más.

Es por esto que lo llamamos el hombre orquesta, hasta que logra delegar parte de las actividades. Es decir, hasta que contrata personal para la administración.

Cuando el equipo crece, puede llegar la ineficiencia. De hecho, muchas empresa que no son rentables experimentan problemas en la forma en cómo organizan el trabajo diario. Esto se puede observar en casos donde los trabajadores asumen tareas que no les competen, o bien, nadie sabe qué es lo que tiene que hacer. ¡Sí, suena exagerado, pero pasa!

Entonces, ¿cómo organizar la empresa?

Organizar la empresa es ordenar y distribuir el trabajo, la toma de decisiones y los recursos entre los colaboradores, de tal manera que estos puedan alcanzar los objetivos con eficiencia.

Algunos pasos que puedes dar para responderte la pregunta ¿cómo organizar la empresa?, los comentamos a continuación.

Tener claro los objetivos

Un paso clave para darle estructura a tu empresa es tener definidas la misión, visión y objetivos a alcanzar. Además, comunicarlos al resto del equipo y tenerlos presentes siempre.

Esto lo explicamos cuando hablamos del índice de eficiencia empresarial, en particular, cuando hablamos del foco. La misión, visión y valores deben ser sencillos, entendibles y fáciles de memorizar.

Tener claros los recursos de la empresa

Un segundo elemento consiste es evaluar a los colaboradores: ver cuántos y quiénes son; evaluar si la planta está completa (contratar si los ingresos lo permiten) y cuáles son sus competencias.

Por otro lado, debes tener claras las herramientas con las que cuenta tu empresa para lograr los resultados esperados, para así minimizar los costes.

Tener una lista con las actividades a realizar

Una vez claros los objetivos a alcanzar y los recursos, haga una lista de las actividades o tareas de la empresa. Defina cuáles son prioritarias y cuáles dependen de otras, así como cuántas personas son necesarias para ejecutar cada actividad.

Analice las actividades y elimine lo que sobra

Especifique en qué consisten; cuánto tiempo se necesita para ejecutarlas y cuáles son las metas de cada una.

Asigne cada actividad a la persona idónea

Elija a la persona que podría ejecutar de mejor forma cada tarea, según sus habilidades, conocimientos y motivaciones. Aprender a delegar es clave.

Escoger a la persona correcta es esencial para lograr los resultados esperados. Asegúrate de que tus empleados han comprendido perfectamente lo que le pides y que estén de acuerdo.

Prepare a los “líderes”

En las empresas, es necesario tener una persona a la cabeza de todo. En las primeras etapas eres tú.

Si la empresa es pequeña y tiene pocos empleados, podrás dirigirlos sin problemas; pero si el número de colaboradores aumenta, tendrá que pensar en “mandos” intermedios. Esto va de la mano con la actualización de la estructura organizacional.

Desarrolla un equipo

Incluso el empresario más organizado necesita ayuda. Esa ayuda puede venir de personal contratado u otro tipo de ayuda subcontratada.

No podrás ser un experto en todo y si lo intentas perderás el foco de por qué empezaste tu empresa.

Asegúrate de que tienes un equipo con competencias que te ayuden a administrar y a gestionar la empresa. Por lo tanto, vale la pena el esfuerzo de hacerlo bien desde el inicio.

Si no estás seguro de cómo comprender lo que necesitas, haga una lista de las actividades que:

• No quieres hacer.
• No sabes cómo hacer.
• Sabes cómo hacer pero no tienes el tiempo para hacerlo.

Documenta tus procesos

Las empresas pequeñas pueden convertirse en grandes empresas. Google, Ford y Apple comenzaron como empresas pequeñas.

Revisa los procesos y procedimientos que cada uno lleva a cabo y documéntalos. Esto te ayudará a:

• Ser capaz de ver cualquier brecha o mejora en las áreas funcionales. Además, si cuentas con procedimientos documentados garantizas consistencia con las políticas.
• Tener la habilidad de manejar la situación cuando alguien se marche de la empresa. Esto implica tener alta capacidad y madurez empresarial.
• Capacitar a las personas para fortalecer la empresa.
• Hacer crecer el valor de la empresa. ¿Sabías que muchos inversores no quieren comprar una empresa si toda la información está en la cabeza del empresario?

¡Cuídate a ti mismo!

Asegúrate de que dejas un tiempo para ti mismo. Los empresarios más exitosos se aseguran de tomar vacaciones. Se dan tiempo para recargar las baterías.

Cierto es que todos los dueños de empresas tienen mucho que hacer y la lista nunca termina (como los bloques del tetris).

Si no te das tiempo para recargarte, las cosas que hagas no serán todo lo bueno que podrían ser. Dar a tu mente la oportunidad de desconectarte del día a día, energiza e inspira.

Y no olvides algo clave: las herramientas de gestión

En general, todo empresario debe saber cómo organizar la empresa mientras avanza. Lo que le permitirá alcanzar un buen índice de eficiencia empresarial en las áreas que lo componen: foco, control, colaboración y mejora continua.

Organizar demanda, cuando la empresa crece, integrar a su sistema de actividades, herramientas de gestión. Solo así podrás llevar a la empresa a la etapa de funcionamiento óptimo.

Fuente: https://www.gestionar-facil.com/como-organizar-la-empresa/