Cinco consejos para sobrevivir a las situaciones que provocan tensión en la empresa

Por Ana Montes

Cómo afrontar los imprevistos

¡Quien no haya trabajado alguna vez bajo presión, que levante la mano! Los imprevistos llegan de múltiples maneras y ponen contra las cuerdas hasta a los más preparados. De las experiencias de varios emprendedores hemos extraído consejos, alternativas y trucos para adelantarnos a ciertas situaciones para manejar el caos en tu empresa, si llega.

1. CREA UNA LISTA DE COLABORADORES EXTERNOS

Para cubrir bajas, urgencias o distintos proyectos. Hay un montón de situaciones en las que te faltará personal y tendrás la necesidad de entregar el trabajo al cliente. Si seleccionas previamente a ciertos profesionales y los metes en una lista de reserva, te evitarás las prisas de tener que buscarlos a última hora con los problemas que eso te puede acarrear: que sea festivo, tener que revisar una pila de currículums, lanzar la oferta en buscadores de empleo o empresas de selección, no encontrar candidatos apropiados, profesionales que no pueden incorporarse inmediatamente… Si cuentas con tiempo, podrás entrevistarte con ellos, contrastar referencias, buscar sitios donde han trabajado, negociar salarios… Incluso podrás ponerlos a prueba en algún proyecto para valorar sus capacidades antes de tener que recurrir a ellos a ciegas ante la presión de una urgencia imprevista. Veámoslo con un ejemplo real.

Laura Ruano, propietaria de la tienda de decoración y cestas de regalo Naranjas de la China (Madrid), optó por doblar su plantilla y crear un segundo turno nocturno para sacar adelante un proyecto que inicialmente requirió de 10 días de trabajo y que hubo de modificar en sólo un día y medio. “Hicimos jornadas maratonianas parando sólo para comer un bocadillo en cinco minutos y seguir corriendo con el trabajo”, comenta la empresaria. Pero lo concluyó gracias a esta plantilla extra que tenía en la retaguardia “por si acaso”.

2. PREPARA SIEMPRE UN PLAN B

Anticipa soluciones para no tener que hacerlo sobre la marcha. Cuanto más afines en tus pronósticos, más preparado estarás ante contingencias. Puedes quedarte sin producto, sufrir una huelga, estar sin luz, recibir pedidos inesperados… Así que calcula los riesgos que rodean tu trabajo y los fallos que pueden producirse y traza soluciones de emergencia que te saquen del apuro. El plan B debe servirte de guión para solucionar el imprevisto. Establece prioridades. Se trata de ir al grano, saber qué es lo que has de hacer cuando se descabala el plan A, cómo hacerlo, quién lo hará, cuánto debe tardar… Puedes hacer un plan B apoyándote en imprevistos que hayas vivido, tirando de experiencia o añadiendo supuestas situaciones que podrían darse si sucediera esto o lo otro. Entrena a tu equipo para que desempeñen un segundo rol, diferente al habitual. Si además lo dejas documentado, cualquiera del equipo podrá ponerlo en marcha.

En Naranjas de La China, un pedido extra de 100 centros de decoración, cada uno diferente, les coincidió con la preparación de otros 350. Su propietaria dividió la empresa en dos. En una concentró parte de la plantilla para hacer en cadena los centros iguales. En la otra, dejó que el resto confeccionara los 350 pedidos que debían salir ese día. Su plan B previó una estrategia para esa situación extra.

3. TEN UN COLCHÓN ECONÓMICO PARA IMPREVISTOS

Herramientas que se estropean, pedidos que se pierden, adquisiciones necesarias… A veces, el dinero hay que ponerlo ya o si no el negocio se pierde. Otras es necesario tirar de colchón para sufragar pérdidas. Una partida para imprevistos es un lujo necesario para cualquier circunstancia. Así que, si éstas te obligan, valora qué te sale más rentable: asumir los costes extra del imprevisto o perder toda la facturación de ese proyecto por no negociar. A veces, o cedes, o pierdes. Y otras, el compromiso con el cliente justifica el gasto.

En la firma de la venta de una casa, la inmobiliaria Fincas Moncloa (Menorca) se encontró en la tesitura de dar por perdida la venta o ceder a los caprichos del promotor que, en el último momento, les pasó la obligación de correr con los gastos de instalación en la vivienda de un armario que se había comprometido. “Lo pagamos porque el cliente se quedaba sin casa y nosotros, sin venta”, comenta Esther Moncloa, de Fincas Moncloa.

4. AUTOCONFIANZA PARA SALIR AIROSO

Presión fue encuadrar cada día y durante semanas la agenda de rodaje de los atletas que participaron en el anuncio de los Juegos Olímpicos 2008. A eso se enfrentaron los creativos de la agencia Sra. Rushmore. “Fue muy estresante la toma de decisiones. Como agencia, nos jugábamos la reputación porque esta campaña iba a tener mucha repercusión. Pero saber que eres un profesional añade una autoconfianza muy valiosa”, afirma su subdirector, Carlos Alija. Al final, casi todos los trabajos siguen una rutina que ya conoces. Saca autoconfianza para apoyarte en tu experiencia y enfoca así tu objetivo. Si crees en ti mismo y conoces tu trabajo, echa mano de situaciones análogas que has vivido y superado; reducirás presión y verás más cerca la meta.

5. DECIDE CON RAPIDEZ

Cuando el plan se tuerce, reacciona rápido y adáptate a las circunstancias. Hay negocios que, de un día a otro, parecen perderse, pero con decisiones adecuadas se solventan. Decide si comunicas a tu cliente el imprevisto y aplazas la fecha de entrega, si cancelas el compromiso, si le propones una estrategia alternativa, o incluso te callas y no cuentas la contingencia. Valora si esa maniobra te es rentable o la descartas para seguir manteniendo tu prestigio. Pon a los mejores de tu equipo en lo que mejor sepan hacer y simplifica los pasos. Encarga todo el trabajo fuera que no puedas hacer.

Ruano se encontró con una huelga de transportistas que bloqueó un pedido especial de flores que venía en camión desde Holanda. ¿Qué hizo? Compró otras al proveedor, gestionó el envío por avión y contrató turismos privados para recogerlos discretamente en el aeropuerto. “Perdimos dinero, pero dimos servicio a los clientes”, explica.