Guía para realizar cierres mensuales

por Juan Carlos Pérez Grande 

Los cierres contables mensuales no son obligatorios, ni siquiera se habla de ellos en el plan general de contabilidad, sin embargo son de gran utilidad para llevar un mejor control.

Para qué sirven

Su función básica es controlar que se vayan realizando los procesos, contables y extracontables, necesarios para la gestión.

Se podría decir que también tiene un “punto” de presión psicológica sobre los distintos departamentos para cumplir con plazos. O no me digas que no impone decir “llama al proveedor para que te envíe urgentemente la factura que mañana hay que cerrar marzo…”

Incluso es una referencia para la Dirección de la empresa saber que si el mes se cierra el día 10, el día 12 puede tener información sobre como han ido las distintas variables.

Qué hay que controlar en un cierre

La verdad es que cada empresa puede decidir que procesos quiere que se cierren en una fecha determinada, al igual que el día del mes elegido para hacerlo. Es más, se puede aprovechar el cierre contable para cerrar también otras variables sin repercusión contable, como por ejemplo el cálculo de horas producidas en determinados servicios.

En todo caso, hay algunas partidas básicas que hay que controlar, y que son las siguientes:

• Facturas de clientes / Ventas / Ingresos. Tanto si se factura sólo a final de mes como si se van emitiendo facturas continuamente, se avisa al área comercial y a quien corresponda que los productos o servicios pendientes a una fecha concreta deben ser facturados.
• Facturas de proveedores. Conviene que los proveedores estén informados previamente de que las facturas correspondientes a un periodo deben emitirse y enviarse antes de un día concreto. En este punto es bueno implicar al personal de la empresa para que estén pendientes de esas facturas. Generalmente el seguimiento debe hacerlo la persona que realiza el pedido.
• Facturas, recibos y cargos periódicos. Es necesario llevar un control, por ejemplo en una hoja de cálculo (al final del artículo adjunto una sencilla hoja de cálculo que puede servir como plantilla), de las facturas recurrentes y su periodicidad.Hay dos formas de llevarlo, una es registrando en esa hoja cada factura o cargo que va llegando, y otra, para mi más práctica, es sacar un listado de la contabilidad unos días antes del cierre con las facturas recibidas, puntear con la hoja de cálculo y comprobar si falta alguna. Es raro que Iberdrola, por poner un ejemplo, se olvide de enviar la factura de la electricidad, pero no lo es tanto que la persona encargada de revisar esa factura la tenga en su cajón.
• Amortizaciones. Este proceso suele ser automático, pero en general hay que darle al menos a un botón para que se realice. Quedaremos muy mal si sacamos un balance, cuenta de resultados o informe de ingresos y gastos, se lo entregamos al Director y comprobamos después que faltaba por contabilizar la amortización mensual. Es más habitual de lo que parece.
• Gastos de personal. No sólo se incluyen las nóminas. Dependiendo del detalle con el que se lleve este control se puede detectar que no se hayan incluido por ejemplo las comisiones al área comercial. Dependiendo también de la automatización del programa de nóminas, se comprueba que se haya registrado el gasto de la Seguridad Social a cargo de la empresa.
• Administraciones públicas. En este caso no siempre es un gasto, pero se comprueba que se han registrado contablemente las obligaciones con organismos públicos, tales como retenciones, liquidación de IVA, etc…
• Conciliación de cuentas bancarias. Merece un artículo aparte. La conciliación permite detectar errores del banco, errores de la contabilidad, facturas que no han llegado o pagos que no hemos registrado. Cualquier cargo bancario debe estar totalmente identificado.
• Conciliación del saldo contable de caja con el dinero real, también llamado arqueo de caja.

Esas son las básicas. Dependiendo de las distintas formas de llevar la gestión y la contabilidad puede haber más. Por ejemplo.

• Control de los gastos fijos. Se complementa en cierto modo con el de gastos periódicos, pero aquí además se puede aplicar un control adicional, que es el volumen total de gastos fijos o gastos generales.
• Amortización de préstamos.
• Liquidaciones de viaje del personal.

Además, la periodicidad de los cierres no tiene por que ser la misma para todas las partidas. Algunas se pueden revisar de forma semanal o trimestral, por ejemplo.

Y después del cierre, ¿qué?

Una vez terminado el cierre, conviene sacar un balance de sumas y saldos detallado y echar un vistazo por encima a los saldos, revisando los que llamen la atención, como pueden ser saldos deudores de proveedores, que puede implicar que se ha pagado dos veces una factura o no se ha registrado la factura pero sí el pago.

¿Está todo correcto?. Pues es el momento de sacar informes, comparar los datos reales con el presupuesto y analizar la información.

¿Y si llegan facturas después?

La flexibilidad para volver a abrir un periodo y registrar documentación que no se registró en su momento es una decisión de cada empresa. Hay que tener en cuenta que afecta a la información entregada a la dirección y a otros agentes internos o externos.

En todo caso, si la factura lleva IVA a incluir en la declaración, retención de IRPF o hay que incluirla en alguna otra declaración, conviene ser flexible, eso si intentando poner los controles adecuados para que no suceda a menudo.

Para acabar, puedes descargar esta hoja de cálculo que te servirá como plantilla o como base para montar tu propio control de los cierres mensuales.

Control de Cierres Mensuales

Mi objetivo es mejorar el sistema de i