Los proyectos de ERP son con frecuencia, los más grandes que emprenden las organizaciones. Su tamaño, costo, impacto en los procesos de negocio y los factores de riesgo generales los convierten en desafíos complejos. En esencia, un sistema ERP proporciona un software que admite e integra procesos de una organización, utilizando procesos estandarizados y datos compartidos. Este artículo proporciona los resultados de un estudio realizado en 55 proyectos de ERP.
El estudio aborda la pregunta: “¿Cuáles son las diferencias entre lo que la literatura nos dice con respecto a la implementación de ERP y lo que revelan los casos reales?”
El objetivo general es obtener una mejor comprensión de estas lecciones aprendidas y aumentar la calidad y la exhaustividad de las mejores prácticas para administrar estos proyectos.
El campo de investigación ERP tiene un sólido registro de estudios de implementación, y un estudio retrospectivo de proyectos puede servir para llevar lecciones aprendidas y mejores prácticas comunes juntas.
A partir de una investigación de 885 publicaciones realizadas entre 2000 y 2009, sobre ERP, el 80% de los temas cayeron en las categorías de implementación de ERP, la gestión de ERP sistemas, la optimización de ERP y herramientas ERP.
Específicamente, el 30% se centró en los aspectos de implementación, el 20% en administración de ERP, 17% en la optimización de ERP y 14% en herramientas de ERP. El 19% restante se ocupó de otros temas de ERP.
El propósito de este estudio es analizar retrospectivamente un conjunto de proyectos de ERP para identificar las similitudes y diferencias entre la literatura sobre la implementación de ERP y las lecciones aprendidas a través de la documentación de proyectos. Los hallazgos y análisis de los estudios de caso del “mundo real” contribuirán a la calidad y la exhaustividad de la literatura de implementación de ERP.
Las preguntas recurrentes cuando se analiza la implementación de un ERP son:
Para abordar una visión retrospectiva de los proyectos, se realizaron entrevistas en 55 organizaciones que implementaron sistemas empresariales. Los datos fueron recogidos usando un cuestionario estructurado. La entrevista estructurada cubrió estos temas:
La justificación de negocio para la implementación de ERP incluye la mejora, estandarización e integración de procesos de negocio, la reducción y rotación de inventarios.
Una lista de los beneficios organizacionales teóricos de ERP incluyen:
La evaluación de los beneficios ERP para los proyecto concluidos incluyó:
A los fines de la síntesis, los siguientes beneficios fueron esperados y reales.
A medida que avanzamos hacia la comprensión de las lecciones aprendidas de los proyectos, algunas de las razones del lento ritmo de realización de estos beneficios pueden ser evidentes.La implementación de nuevos procesos implica una considerable cambio organizativo y reestructuración, y algunos de estos cambios son difíciles de gestionar e implementar.
La revisión de la literatura sobre los factores que contribuyen al éxito de la implementación de ERP proporciona una evaluación de los factores de análisis, diseño e implementación, incluida la calidad de la migración de datos, la capacitación y las pruebas.
Los factores de Gestión de proyectos, incluidas las comunicaciones, el trabajo en equipo y la gestión del alcance, influyen en el éxito del proyecto.
Los factores adicionales asociados con una implementación exitosa son el uso de consultores externos, el papel del “usuario campeón” y la medición de resultados de negocio.
La implementación exitosa de los sistemas ERP requiere una migración de datos precisa , pruebas exhaustivas y entrenamiento efectivo.
Los factores adicionales de éxito de la implementación incluyen habilidades interpersonales, especialmente comunicaciones efectivas y el trabajo en equipo. El papel del campeón también está asociado con el éxito del proyecto junto con la comprensión de la cultura organizacional.
Los factores de gestión del proyecto son importantes para el éxito de la implementación. La gestión del proyecto implica la gestión efectiva del alcance, la planificación y control del mismo.
Organizar las lecciones aprendidas y los desafíos de implementación por el ciclo de vida de desarrollo de sistemas, incluyendo requisitos, diseño e implementación, se puede ver que algunos de los temas recurrentes resaltados a través de citas de los gerentes de proyecto entrevistados.
El desafío de introducir nuevos procesos optimizados es muy claro. El alcance es el problema para ser controlado. Las citas de los que respondieron el cuestionario cuentan las siguientes historias:
La práctica nos dice que la migración de datos es uno de los desafíos más importantes en transición de un sistema heredado a un sistema empresarial. Los testimonios manifiestan:
La práctica enfatizó la importancia de realizar pruebas exhaustivas. Algunas de las recomendaciones usadas fueron:
La práctica refuerza la importancia de la capacitación:
La experiencia confirma la importancia de seguir mejor las prácticas de la gestión de proyectos:
La práctica confirma la importancia estratégica de crear y mantener el éxito relaciones de proveedores durante la implementación del proyecto:
Los super usuarios son expertos en la materia que están “en las trincheras” cuando se adoptarán procesos habilitados por el ERP, aprender nuevos flujos de trabajo, orquestar el cambio, supervisar las pruebas, proporcionar capacitación y proporcionar un sistema de apoyo durante la implementación y el mantenimiento. El papel de estos super usuarios es muy importante, como se ve a través de los ojos de los gerentes de proyecto que manifestaron:
Estos super usuarios necesitan desarrollar habilidades de sistemas junto con el uso de sus conocimientos específicos para comprender y construir nuevos procesos y flujos de trabajo.
La comparación entre lo que revela la revisión de la literatura en términos de factores que contribuyen a la implementación exitosa de un ERP y lo que dicen los proyectos ilustra las similitudes y las diferencias.
Los puntos en común son el análisis de requisitos, el rediseño de los procesos de negocio y los factores de éxito de la implementación, como la migración de datos, pruebas y entrenamiento.
El uso de las mejores prácticas y procesos de gestión de proyectos, incluida la gestión del alcance, se observan tanto en la revisión de la literatura como en los anales de los proyectos.
Con respecto a la implementación de proyectos ERP hay tres diferencias entre lo que dice la revisión de la literatura y lo que revelan los proyectos realizados.
La dependencia del proveedor se enfatiza en los estudios de casos. Dado que las organizaciones confían en proveedores, existe una dependencia significativa de las capacidades del proveedor en los proyectos de ERP.
El papel emergente e importante de los superusuarios en el proceso de implementación se enfatiza en práctica. Los superusuarios son expertos que entienden los procesos de negocio subyacentes. Ellos deben ser proactivos en el aprendizaje de nuevos procesos y en liderar su adopción. La implementación exitosa requiere superusuarios para asumir roles importantes en la configuración del sistema, capacitación, soporte y resolución de problemas.
El proyecto de migración de datos comprende la limpieza, calificación y simplificación de datos. En los estudios de casos se les da importancia, en contraste con la revisión de la literatura.
Si bien hay muchos temas similares que se ocupan del proceso, la organización y los desafíos de gestión de proyectos de implementación de ERP, existen algunas diferencias claras entre lo que la literatura informa y lo que muestra la práctica.
Primero, la literatura refuerza el valor de la reingeniería de procesos de negocios y adoptando nuevos procesos basados en el sistema de software. En la práctica, alrededor del 25% de las organizaciones consideraron necesario personalizar el software para admitir procesos de negocios únicos, aunque la personalización normalmente equivalía a más tiempo y costo.
De los datos sobre los proyectos en los que se informó la personalización, 15 empresas manifestaron que como consecuencia de customizar sufrieron desbordes en los tiempos y costos.
Si bien las personalizaciones pueden conducir a sobrepasos de tiempo y costo respecto al plan, razones de negocio pueden justificar cambios en el alcance para acomodar estas modificaciones.
Según las retrospectivas del proyecto, tanto los conjuntos de habilidades del usuario final como los conjuntos de habilidades de TI no aún completamente desarrollado para soportar la implementación de ERP. El 53% de los profesionales de TI no tenían el conjunto de habilidades para entender el ERP, y el 34% de los usuarios finales carecían de conocimiento del ERP.
Esta aparente falta de antecedentes por parte de los profesionales de TI y los usuarios finales acentúa la importancia de la capacitación, otra lección aprendida de la revisión de proyectos.
Con base en la experiencia de los proyectos analizados, el repositorio proporciona lecciones aprendidas sobre varios temas que van más allá de las mejores prácticas ya definidas en la literatura existente.
El análisis de proyectos ERP confirma la importancia de la experiencia funcional en el equipo de proyecto. Los sistemas ERP integran procesos multifuncionales, y los gerentes funcionales necesitan comprender estos procesos.
Los superusuarios son expertos en la materia que entienden los procesos de negocio y juegan un papel importante en la la implementación exitosa, incluida la configuración, las pruebas, la capacitación y el soporte para el usuario final.
El análisis de proyectos ERP enfatiza la importancia de las relaciones con los proveedores. Una relación negativa puede erosionar seriamente el éxito de la implementación. A lo largo de los estudios de caso, se mencionan fallas del proveedor, soporte técnico deficiente del vendedor y demasiadas promesas de resultados. La mitigación de estos riesgos contribuye al éxito del proyecto.
El estudio de los proyectos reveló la importancia crítica de la migración de datos, incluyendo limpieza, simplificación y consolidación de flujos de datos provenientes de sistemas heredados.
El tiempo y el esfuerzo que debe asignarse a los datos, los problemas de migración y conversión están muy subestimados. La mala calidad de los datos puede causar problemas de implementación.
La aparente falta de habilidades relacionadas con el ERP, tanto para los usuarios finales como profesionales de TI, acentúa la necesidad de capacitación, no solo en habilidades técnicas sobre el conocimiento del proceso de negocio apoyado por el nuevo sistema. Esta capacitación puede necesitar ser continuamente reforzada y actualizada.
Si bien la práctica recomendada consiste en no personalizar los sistemas ERP, la experiencia de de los proyectos analizados reveló que la personalización se produjo y se justificó desde el punto de vista del negocio, aunque pueda causar un costo adicional al proyecto y un exceso de programación.
Fuente: http://www.evaluandoerp.com/lecciones-aprendidas-55-proyectos-implementacion-erp/