Lecciones aprendidas de 55 proyectos de implementación de ERP

Los proyectos de ERP son con frecuencia, los más grandes que emprenden las organizaciones. Su tamaño, costo, impacto en los procesos de negocio y los factores de riesgo generales los convierten en desafíos complejos. En esencia, un sistema ERP proporciona un software que admite e integra procesos de una organización, utilizando procesos estandarizados y datos compartidos. Este artículo proporciona los resultados de un estudio realizado en 55 proyectos de ERP.

El estudio aborda la pregunta: “¿Cuáles son las diferencias entre lo que la literatura nos dice con respecto a la implementación de ERP y lo que revelan los casos reales?”
El objetivo general es obtener una mejor comprensión de estas lecciones aprendidas y aumentar la calidad y la exhaustividad de las mejores prácticas para administrar estos proyectos.

Fundamentos teóricos: revisión de la literatura

El campo de investigación ERP tiene un sólido registro de estudios de implementación, y un estudio retrospectivo de proyectos puede servir para llevar lecciones aprendidas y mejores prácticas comunes juntas.

A partir de una investigación de 885 publicaciones realizadas entre 2000 y 2009, sobre ERP, el 80% de los temas cayeron en las categorías de implementación de ERP, la gestión de ERP sistemas, la optimización de ERP y herramientas ERP.

Específicamente, el 30% se centró en los aspectos de implementación, el 20% en administración de ERP, 17% en la optimización de ERP y 14% en herramientas de ERP. El 19% restante se ocupó de otros temas de ERP.

El propósito de este estudio es analizar retrospectivamente un conjunto de proyectos de ERP para identificar las similitudes y diferencias entre la literatura sobre la implementación de ERP y las lecciones aprendidas a través de la documentación de proyectos. Los hallazgos y análisis de los estudios de caso del “mundo real” contribuirán a la calidad y la exhaustividad de la literatura de implementación de ERP.

Las preguntas recurrentes cuando se analiza la implementación de un ERP son:

1. ¿Qué tan bien se ajusta el sistema ERP a la estrategia de negocio?
2. ¿Qué beneficios estratégicos, gerenciales, operativos y organizacionales son el resultado de la implementación de ERP?
3. ¿Qué beneficios empresariales se obtuvieron en el período posterior a la implementación?
4. ¿Qué estrategia se debe usar para la implementación?
5. ¿Qué desafíos organizativos y gerenciales se pueden esperar en las fases de implementación?
6. ¿Qué factores críticos de éxito debemos tener en cuenta durante la implementación?
7. ¿En qué medida BPR liderado por ERP (reingeniería de procesos de negocios) conduce a cambios fundamentales en la estructura, cultura y proceso de gestión de la organización?

La Metodología de Investigación

Temas cubiertos

Para abordar una visión retrospectiva de los proyectos, se realizaron entrevistas en 55 organizaciones que implementaron sistemas empresariales. Los datos fueron recogidos usando un cuestionario estructurado. La entrevista estructurada cubrió estos temas:

• Gestión de proyectos: experiencia y rol del director del proyecto, características del equipo del proyecto.
• Características del proyecto: alcance del proyecto, cronograma, costo. Planificado vs. real.
• Beneficios del proyecto: Motivaciones para el proyecto ERP, incluidos los beneficios de negocio y del sistema.
• Lecciones aprendidas: errores comunes, problemas que ocurrieron cuando el sistema se activó, aceptación del usuario y lecciones aprendidas.
• Factores críticos de éxito en la implementación del proyecto: experiencia del administrador del proyecto, eficacia del entrenamiento, superior apoyo administrativo, rol del líder del proyecto, gestión del cambio y liderazgo del comité directivo.

Características de los Proyectos

• Perfil de la organización: Las organizaciones se dividieron en tamaño en términos de volumen de ventas, con 54% de organizaciones con más de $ 1 mil millones en ventas, 42% de empresas de mediana capitalización con ventas entre $ 50 millones y $ 1 mil millones en ventas, y 2 instituciones educativas (4%).
• Sistemas ERP en uso: los sistemas ERP seleccionados incluyen grandes sistemas empresariales, como SAP, Oracle y Peoplesoft: 58%, ERP aborda el mercado medio, como J.D. Edwards y Lawson: 31%, y sistemas empresariales específicos de la industria, como Viewpoint y Compass: 11%.
• Patrocinador del proyecto: Como regla general, los proyectos de ERP fueron patrocinados por un ejecutivo de alto nivel, generalmente el CEO. Las partes claves interesadas incluyen clientes, proveedores, accionistas y empleados. Los gerentes de proyecto lideraron equipos compuestos por miembros de unidades de negocios a tiempo completo y consultores externos.
• Costo del proyecto: los datos del costo del proyecto estuvieron disponibles para 30 casos. Los presupuestos del proyecto ERP variaron en tamaño de USD 75,000 a USD 1,400,000,000, Comparando el costo esperado con el costo real o la finalización del proyecto ERP, los sobrecostos promediaron 116.34%.
• Duración del proyecto: los proyectos analizados revelan datos sobre las fechas de inicio del proyecto, las fechas reales de finalización, la duración para proyectos de fase única y de fase múltiple. Los que se realizaron de una vez varían en duración desde 4 a 55 meses La duración promedio general de estos proyectos fue de 21 meses. Los proyectos de varias fases variaron de 7 a 108 meses de duración, con una duración promedio del proyecto de 27.5 meses.

Beneficios del proyecto ERP: teoría versus práctica

Lo que muestra la investigación sobre los beneficios de ERP

La justificación de negocio para la implementación de ERP incluye la mejora, estandarización e integración de procesos de negocio, la reducción y rotación de inventarios.
Una lista de los beneficios organizacionales teóricos de ERP incluyen:

• Sistema organizacional integrado: los sistemas empresariales conducen al desarrollo de un sistema integrado dentro de la organización. Esto ayuda a agilizar los procesos organizacionales y el flujo de trabajo, lo que resulta en una mayor eficiencia.
• Ingreso de datos mejorado: debido a la integración de todos los sistemas en una organización, hay poca o ninguna entrada de datos redundantes y de procesos en todo el sistema.
• Incorporación de mejores prácticas: el establecimiento de los sistemas empresariales en una organización da como resultado la incorporación de las mejores prácticas de la industria, lo que lleva a una mejora general en el funcionamiento de la organización.
• Flujo de información: el intercambio de información entre todos los departamentos de una organización mejora comunicación interdepartamental y mejor desempeño del empleado.
• Mayor satisfacción del cliente: a medida que mejora el flujo de trabajo, lo que resulta en una entrega puntual de los productos y servicios deseados para clientes, aumenta la satisfacción del cliente.
• Reducción de los costos de inventario: la incorporación de conceptos como SCM, CRM y ERP en sistemas empresariales resulta en una mejor planificación, previsión de requisitos y costo de inventario reducido.

Qué dicen los Proyectos de ERP realizados sobre los Beneficios de ERP

Beneficios de negocio

La evaluación de los beneficios ERP para los proyecto concluidos incluyó:

• Beneficios esperados.
• Beneficios reales.
• Beneficios de negocio que se esperaban y los reales.

A los fines de la síntesis, los siguientes beneficios fueron esperados y reales.

• Sistema integrado / datos integrados: estandarización de sistemas, sistemas eficientes / sistemas integrados
• Incorporación de mejores prácticas: aumento de la productividad de los empleados, reducción de la fuerza de trabajo, aplicaciones de autoservicio, mejor gestión de servicios
• Flujo de información: contabilidad / facturación mejorada / cuentas a cobrar, informe / cierre financiero más rápido, eficiencia con HR / nómina / beneficios
• Mejora de la satisfacción del cliente: mayor satisfacción del cliente
• Reducción de los costos de inventario: reducción de inventario, uso mejorado de la línea de producción, mejora de las rotaciones del inventario, costo ahorros, reducir el costo de compra / sinergia de compras
• Planificación mejorada: aumento de las ventas / aumento del ticket promedio de ventas.

A medida que avanzamos hacia la comprensión de las lecciones aprendidas de los proyectos, algunas de las razones del lento ritmo de realización de estos beneficios pueden ser evidentes.La implementación de nuevos procesos implica una considerable cambio organizativo y reestructuración, y algunos de estos cambios son difíciles de gestionar e implementar.

Factores de implementación

Lo que dice la literatura sobre los factores de implementación

La revisión de la literatura sobre los factores que contribuyen al éxito de la implementación de ERP proporciona una evaluación de los factores de análisis, diseño e implementación, incluida la calidad de la migración de datos, la capacitación y las pruebas.

Los factores de Gestión de proyectos, incluidas las comunicaciones, el trabajo en equipo y la gestión del alcance, influyen en el éxito del proyecto.

Los factores adicionales asociados con una implementación exitosa son el uso de consultores externos, el papel del “usuario campeón” y la medición de resultados de negocio.

La implementación exitosa de los sistemas ERP requiere una migración de datos precisa , pruebas exhaustivas y entrenamiento efectivo.

Los factores adicionales de éxito de la implementación incluyen habilidades interpersonales, especialmente comunicaciones efectivas y el trabajo en equipo. El papel del campeón también está asociado con el éxito del proyecto junto con la comprensión de la cultura organizacional.

Los factores de gestión del proyecto son importantes para el éxito de la implementación. La gestión del proyecto implica la gestión efectiva del alcance, la planificación y control del mismo.

Qué muestran los proyectos sobre la implementación de ERP: lecciones aprendidas

Organizar las lecciones aprendidas y los desafíos de implementación por el ciclo de vida de desarrollo de sistemas, incluyendo requisitos, diseño e implementación, se puede ver que algunos de los temas recurrentes resaltados a través de citas de los gerentes de proyecto entrevistados.

Adoptar procesos estandarizados

El desafío de introducir nuevos procesos optimizados es muy claro. El alcance es el problema para ser controlado. Las citas de los que respondieron el cuestionario cuentan las siguientes historias:

• Evitar el deslizamiento de alcance; limitar la personalización.
• Traer consultores para recomendar las mejores prácticas;.
• Optimizar procesos; Entender los procesos de negocio.
• Evitar la implementación lenta de nuevos procesos.
• La experiencia nos dice que la adopción de mejores prácticas basadas en los procesos respaldados por el software es instrumental en la implementación exitosa.

Comprender la importancia de la migración de datos

La práctica nos dice que la migración de datos es uno de los desafíos más importantes en transición de un sistema heredado a un sistema empresarial. Los testimonios manifiestan:

• Abordar el desafío de la transición de la información desde un sistema heredado lleno de parches.
• Usar datos depurados.
• Centrarse en la calidad de los datos en la fase de diseño.

Las pruebas son esenciales

La práctica enfatizó la importancia de realizar pruebas exhaustivas. Algunas de las recomendaciones usadas fueron:

• Crear un entorno separado: imitar al ambiente de producción.
• Mantener un sistema de control de configuración preciso.
• Anticipar la importancia de los sistemas de prueba.
• Evitar el apresuramiento para salir a producción.

Entrenamiento, entrenamiento, entrenamiento

La práctica refuerza la importancia de la capacitación:

• Entrenamiento, entrenamiento, entrenamiento.
• Ninguna cantidad de capacitación es suficiente.
• Son mensajes reiterados por la mayoría de los gerentes de proyecto responsables de la implementación de ERP.

Siga las mejores prácticas de gestión de proyectos

La experiencia confirma la importancia de seguir mejor las prácticas de la gestión de proyectos:

• Definir roles / responsabilidades del equipo del proyecto.
• Mantener el presupuesto.
• Comprometer al equipo con la implementación del ERP.
• Fortalecer las comunicaciones.

Trabajar en estrecha colaboración con los proveedores

La práctica confirma la importancia estratégica de crear y mantener el éxito relaciones de proveedores durante la implementación del proyecto:

• Evite creer en la prédica del vendedor sobre lo que el paquete podría hacer;.
• Ver el compromiso del vendedor con otros proyectos.
• Anticipar problemas del desarrollador.
• Tomar medidas de precaución frente a un proveedor demasiado prometedor.
• Identificar consultores de los proveedores con experiencia en la aplicación.
• Desarrollar relaciones constructivas con socios proveedores es fundamental para el éxito del proyecto.

Comprender el papel importante de los super usuarios

Los super usuarios son expertos en la materia que están “en las trincheras” cuando se adoptarán procesos habilitados por el ERP, aprender nuevos flujos de trabajo, orquestar el cambio, supervisar las pruebas, proporcionar capacitación y proporcionar un sistema de apoyo durante la implementación y el mantenimiento. El papel de estos super usuarios es muy importante, como se ve a través de los ojos de los gerentes de proyecto que manifestaron:

• La implementación exitosa depende de una dedicación equipo.
• Se necesitan superusuarios críticos para abordar problemas y capacitación.
• Reconocer que las personas sin experiencia en la implementación causan problemas.

Estos super usuarios necesitan desarrollar habilidades de sistemas junto con el uso de sus conocimientos específicos para comprender y construir nuevos procesos y flujos de trabajo.

Semejanzas y diferencias entre la literatura y los proyectos realizados

La comparación entre lo que revela la revisión de la literatura en términos de factores que contribuyen a la implementación exitosa de un ERP y lo que dicen los proyectos ilustra las similitudes y las diferencias.

Los puntos en común son el análisis de requisitos, el rediseño de los procesos de negocio y los factores de éxito de la implementación, como la migración de datos, pruebas y entrenamiento.

El uso de las mejores prácticas y procesos de gestión de proyectos, incluida la gestión del alcance, se observan tanto en la revisión de la literatura como en los anales de los proyectos.

Con respecto a la implementación de proyectos ERP hay tres diferencias entre lo que dice la revisión de la literatura y lo que revelan los proyectos realizados.

Relación con el proveedor

La dependencia del proveedor se enfatiza en los estudios de casos. Dado que las organizaciones confían en proveedores, existe una dependencia significativa de las capacidades del proveedor en los proyectos de ERP.

Papel del super usuario

El papel emergente e importante de los superusuarios en el proceso de implementación se enfatiza en práctica. Los superusuarios son expertos que entienden los procesos de negocio subyacentes. Ellos deben ser proactivos en el aprendizaje de nuevos procesos y en liderar su adopción. La implementación exitosa requiere superusuarios para asumir roles importantes en la configuración del sistema, capacitación, soporte y resolución de problemas.

La importancia de la migración de datos

El proyecto de migración de datos comprende la limpieza, calificación y simplificación de datos. En los estudios de casos se les da importancia, en contraste con la revisión de la literatura.

Semejanzas y diferencias – Factores críticos de éxito

Si bien hay muchos temas similares que se ocupan del proceso, la organización y los desafíos de gestión de proyectos de implementación de ERP, existen algunas diferencias claras entre lo que la literatura informa y lo que muestra la práctica.

La personalización puede ser necesaria

Primero, la literatura refuerza el valor de la reingeniería de procesos de negocios y adoptando nuevos procesos basados en el sistema de software. En la práctica, alrededor del 25% de las organizaciones consideraron necesario personalizar el software para admitir procesos de negocios únicos, aunque la personalización normalmente equivalía a más tiempo y costo.

De los datos sobre los proyectos en los que se informó la personalización, 15 empresas manifestaron que como consecuencia de customizar sufrieron desbordes en los tiempos y costos.

Si bien las personalizaciones pueden conducir a sobrepasos de tiempo y costo respecto al plan, razones de negocio pueden justificar cambios en el alcance para acomodar estas modificaciones.

Habilidades para soportar el ERP

Según las retrospectivas del proyecto, tanto los conjuntos de habilidades del usuario final como los conjuntos de habilidades de TI no aún completamente desarrollado para soportar la implementación de ERP. El 53% de los profesionales de TI no tenían el conjunto de habilidades para entender el ERP, y el 34% de los usuarios finales carecían de conocimiento del ERP.

Esta aparente falta de antecedentes por parte de los profesionales de TI y los usuarios finales acentúa la importancia de la capacitación, otra lección aprendida de la revisión de proyectos.

Resumen y conclusiones

Con base en la experiencia de los proyectos analizados, el repositorio proporciona lecciones aprendidas sobre varios temas que van más allá de las mejores prácticas ya definidas en la literatura existente.

El papel de los superusuarios

El análisis de proyectos ERP confirma la importancia de la experiencia funcional en el equipo de proyecto. Los sistemas ERP integran procesos multifuncionales, y los gerentes funcionales necesitan comprender estos procesos.

Los superusuarios son expertos en la materia que entienden los procesos de negocio y juegan un papel importante en la la implementación exitosa, incluida la configuración, las pruebas, la capacitación y el soporte para el usuario final.

Proveedores

El análisis de proyectos ERP enfatiza la importancia de las relaciones con los proveedores. Una relación negativa puede erosionar seriamente el éxito de la implementación. A lo largo de los estudios de caso, se mencionan fallas del proveedor, soporte técnico deficiente del vendedor y demasiadas promesas de resultados. La mitigación de estos riesgos contribuye al éxito del proyecto.

La migración de datos es crítica

El estudio de los proyectos reveló la importancia crítica de la migración de datos, incluyendo limpieza, simplificación y consolidación de flujos de datos provenientes de sistemas heredados.

El tiempo y el esfuerzo que debe asignarse a los datos, los problemas de migración y conversión están muy subestimados. La mala calidad de los datos puede causar problemas de implementación.

Los usuarios finales y los profesionales de TI necesitan adquirir habilidades relacionadas con el ERP

La aparente falta de habilidades relacionadas con el ERP, tanto para los usuarios finales como profesionales de TI, acentúa la necesidad de capacitación, no solo en habilidades técnicas sobre el conocimiento del proceso de negocio apoyado por el nuevo sistema. Esta capacitación puede necesitar ser continuamente reforzada y actualizada.

La personalización puede ser un requisito empresarial

Si bien la práctica recomendada consiste en no personalizar los sistemas ERP, la experiencia de de los proyectos analizados reveló que la personalización se produjo y se justificó desde el punto de vista del negocio, aunque pueda causar un costo adicional al proyecto y un exceso de programación.

Fuente: http://www.evaluandoerp.com/lecciones-aprendidas-55-proyectos-implementacion-erp/