Cómo elegir el mejor informe para controlar ingresos y gastos

Por Juan Carlos Pérez Grande

Llegan los primeros informes de la actividad del año. ¿Quieres empezar con buen pie? Descubre cómo elegir el informe que te ayude más a controlar los ingresos y gastos y te ahorrarás quebraderos de cabeza.

Si aún no obtienes mensualmente la información que necesitas, merece la pena que dediques un tiempo a diseñarla e implantarla.

Seguramente todos tenemos claro como es, o nos gustaría que fuese, nuestro informe ideal. Los hay para todos los gustos. Lo bueno es que con las nuevas tecnologías (también con las menos nuevas) se puede hacer casi de todo.

Veamos algunos de los informes más habituales para controlar la buena marcha de una empresa. Todos ellos admiten variantes para adaptarlo a cada necesidad.

Cuadro de mando

Ideal para el Director General o CEO. Información muy resumida, la necesaria para conocer el rumbo de la empresa sin entrar en detalles que seguramente no le aporten valor.

Ahora bien, si el cuadro de mando se obtiene con algún tipo de Business Intelligence o ERP avanzado que permita ir buceando por los datos y analizando las partidas, entonces se convierte también en una herramienta útil para el responsable financiero o el controller.

En una Pyme, donde el Director General abarca más en sus funciones y necesita mayor control de ingresos y gastos, el cuadro de mando está muy bien, pero hay que complementarlo con más información.

Cuenta de resultados

La cuenta de resultados, antes de pérdidas y ganancias, es ideal para agentes externos. Por supuesto es necesario echarle un vistazo todos los meses, pero para control interno hay opciones mejores.

En todo caso, estas cuentas siempre se pueden personalizar para hacerlas más operativas. Consulta este otro artículo para ver como transformar las cuentas anuales en una herramienta de gestión interna.

Informe de ingresos y gastos

Este informe, que no debe tener más de una hoja por una cara, es fundamental para un análisis rápido de la situación, y sobre todo de la evolución de la actividad. Veamos un ejemplo:

De un vistazo podemos ver los ingresos, los gastos y el resultado, con los porcentajes que representan sobre los ingresos.

Como primera opción, las columnas pueden representar los meses o periodos del ejercicio contable, lo cual nos permite ver la evolución y la tendencia de cada partida.

O bien se pueden poner las delegaciones, centros de trabajo o lineas de negocio si existen y se pueden distinguir. En ese caso los importes de la columna serán los acumulados de ese periodo.

Se divide por bloques:

• Ingresos, con la información desglosada según la clasificación que mejor nos venga.
• Gastos directos, los que dependen directamente de la actividad. El nivel de desglose debe ser el adecuado para que sepamos como se distribuyen estos gastos, pero tampoco demasiado porque sino después resulta ilegible.
• Gastos de personal. Es mejor separarlos de los gastos directos y fijos siempre que sea personal de estructura. En el caso de que se contrate personal específicamente para una actividad, por ejemplo para impartir un curso, se podría incluir en gastos directos. En este epígrafe bastan 3 líneas: Sueldos y salarios, seguridad social y otros gastos de personal. Si necesitamos más datos ya la buscaremos por otro sitio.
• Gastos fijos o generales, que son aquellos que vendrán aunque un mes nuestra actividad fuera cero. Alquiler de la oficina, teléfono, electricidad, etc… El desglose depende del grado de detalle que necesites en cada partida.
• Otros ingresos y gastos, como pueden ser los financieros y los extraordinarios.

¿Cómo se hace este informe?

La forma de obtener estos informes es relativamente sencilla. Basta con enviar un balance de sumas y saldos a excel. Después es cuestión de diseño y formulación.

Eso sí, podrás tener más posibilidades en la presentación si tienes un plan contable personalizado que distinga por ejemplo los diversos alquileres. Las posibilidades son aún mayores si además llevas una contabilidad analítica.

Informes complementarios

Además, el informe de ingresos y gastos se puede complementar con otros que desarrollen la información que contiene. Por ejemplo, un informe de los gastos de personal (por meses o por centros de trabajo) con detalles sobre las distintas categorías, departamentos, tipo de contrato, etc…

Los gastos generales o fijos también deben tener su informe propio en caso de que es el informe global no estén suficientemente detallados.

Pasado, presente y futuro (mi favorito)

Cada uno tiene su informe favorito, el que mejor información le proporciona. A mi no me cabe duda, como ya he comentado antes, que para el control de ingresos y gastos lo mejor es conocer la evolución y la tendencia, más que una foto fija de un momento concreto.

Por eso, el que a mi me gusta utilizar contiene pasado, presente y futuro. Es una variación del informe de ingresos y gastos por periodos.

Consiste en lo siguiente: si el periodo contable correspondiente está cerrado, el importe que figura en toda la columna y en las anteriores es el de los saldos reales. Si el periodo no está cerrado, se ponen los importes presupuestados para ese periodo y para los posteriores.

De esta forma tendremos los importes del último periodo cerrado, y también la previsión de cierre del ejercicio. Todo en el mismo sitio. Ideal, ¿no?.

Fuente: https://www.linkedin.com/pulse/c%C3%B3mo-elegir-el-mejor-informe-para-controlar-ingresos-y-p%C3%A9rez-grande