Las reuniones, herramientas clave para las empresas familiares

 En esta entrevista, la doctora Sara Horowitz, directora del Foro de Empresas Familiares del Agro de la Facultad de Agronomía (UBA), aborda un tema de los difíciles dentro de la empresa familiar: las reuniones. Al respecto, reflexiona, antes de comenzar: “Una idea va a tener mucha más consideración si se la presenta en una reunión administrativa que charlando en un almuerzo familiar de domingo”.

– Las reuniones de la empresa familiar, ¿dónde conviene hacerlas y quiénes deberían participar?

La organización regular de reuniones familiares es una de las prácticas más importantes para garantizar la continuidad de la empresa familiar a través de generaciones.

Son un poderoso medio para el fortalecimiento de las relaciones familiares a proporcionar a la familia espacios para la conexión y la creación de vínculos emocionales, que fomentan la cohesión familiar; es decir, la unidad. Conviene hacerlas en un espacio cómodo, de ser factible, en la empresa; de no ser así, en un espacio que resulte pacífico para todos. Debieran participar los familiares socios y podrían al finalizar sumarse para una reunión ampliada los descendientes y familiares políticos.

– ¿Con qué frecuencia debe reunirse la empresa y cuánto debe durar cada encuentro?

Las reuniones debieran ser mensuales, bimestrales o cada cuatro meses. Cada reunión de la empresa familiar debe durar de dos a tres horas, a menos que la agenda propuesta indique lo contrario. Si la empresa está cursando la etapa de inclusión de socios nuevos, de la nueva generación, las reuniones debieran ser más cercanas, mensuales o bimestrales. Si la empresa es estable y no requiere cambios o nuevas tomas de decisión, es aconsejable que sean cada cuatro meses.

 – ¿Cuáles son las razones para que la familia se reúna en el marco de la empresa familiar?

La razón para que la familia se reúna tiene que ver con su participación como socio o accionista de la empresa. Como tal, tiene voz y voto y participa en las tomas de decisiones importantes. La interacción de los socios, en este caso familiares, favorece la confianza imprescindible y necesaria para el avance y la efectividad en el cumplimiento de los planes empresariales.

– Para que la reunión sea productiva, ¿qué se debe lograr?

Para que una reunión sea productiva se debe lograr acuerdos y toma de decisiones; es decir, cumplimentar de modo positivo la agenda propuesta. Para ello en las reuniones es necesario definir los temas que se tratarán y enviarlos con anticipación a la reunión. Además, es muy útil asignar funciones y responsabilidades entre los miembros de la familia con el fin de dejar claro el liderazgo y fomentar el trabajo en equipo.

– ¿Cómo lograr que estas reuniones sean eficaces?

Es conveniente establecer algunas reglas. Por ejemplo: preparar la reunión, llegar puntuales y tener hecho un orden del día que haya sido enviado a todos los participantes con anterioridad. Ya en la reunión, es muy importante escuchar con atención las intervenciones de los demás antes de expresar el punto de vista propio; no comentar los temas discutidos en la reunión fuera de ella a no ser que se haga de común acuerdo; aceptar y apoyar las decisiones de grupo; pensar siempre en términos de beneficio mutuo.

– ¿Convendrá adjudicar roles mientras dure la reunión?

Sí, será conveniente definir roles entre los participantes para organizar la reunión. Los roles mínimos a definir son: preparación logística de la reunión, coordinar la reunión y sintetizar al final, tomar nota, hacer el memo, definir y aclarar las tareas asignadas (si las hubiera), fijar fecha y lugar de la siguiente reunión.

– Las reuniones que se realizan en el marco de la empresa familiar, ¿tendrán efecto positivo en los vínculos familiares?

Las reuniones familiares sí deben ser positivas y constructivas; de este modo, se favorece el diálogo y la interacción familiar. Además, sirven para identificar, prevenir y resolver los conflictos que surgen naturalmente de la interacción entre la familia y la empresa, y buscar

soluciones de forma conjunta. También se aprovechan para definir, entender, planificar, visualizar y apoyar el futuro del negocio: expresando, entendiendo y consensuando la visión de la misma.

– Además de la reunión tradicional, ¿qué actividades podrían ayudar a construir los vínculos familiares y mejorar las comunicaciones?

Es factible organizar actividades de recreación, interacción y conocimiento. Actividades divertidas para todas las edades, como retiros familiares con actividades deportivas y de ocio, que permiten conocerse y cohesionar la relación.

– ¿Qué conclusión haría sobre el tema de las reuniones familiares en el marco de la empresa familiar?

Resumiendo, es necesario involucrar a las personas adecuadas al tema y a la situación a tratar. Luego de la reunión, habrá que charlar con ellos para aclarar dudas y entender qué los impresiona y qué opinan. Establecer una agenda específica. El objetivo de las reuniones en empresas familiares es facilitar la comunicación y crear un espacio de diálogo.

Será conveniente llevar un registro de las reuniones de familia. Esta información debe guardarse y estar accesible para que los miembros de la familia puedan consultarla.

Fuente: http://www.agritotal.com/nota/35769-las-reuniones-herramientas-clave-para-las-empresas-familiares/

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