Por Juan Carlos Pérez Grande
El plan de empresa no es sólo para emprendedores. Las empresas en funcionamiento también pueden (y deben) utilizarlo para afrontar la gestión de cambios, inversiones, mejoras o simplemente para conocer su rentabilidad o viabilidad futura.
En algunos casos puede ser suficiente con un plan económico financiero, pero un plan de empresa te puede ayudar a verlo todo mucho más claro.
El Plan de Empresa o plan de negocio es un documento donde se describe, con un grado de detalle adecuado, una idea u oportunidad de negocio.
Se examina la viabilidad económica, pero también la viabilidad técnica, es decir hay que demostrar que es posible hacer lo que queremos hacer.
Su finalidad es dar a conocer a terceras personas interesadas los procesos, técnicas y estrategias que se van a seguir para que el proyecto de negocio o de cambio sea un éxito. Pero aún más importante, valida la idea para el propio promotor o empresario.
En este caso no hay dudas. Hay que hacerlo siempre. Primero porque lo exigen, y segundo porque en un nuevo negocio no sé puede ir a ciegas. Personalmente, creo que es más importante el segundo motivo que el primero.
Además de las cuestiones formales, aclara mucho las ideas poner las cosas por escrito, y además con una estructura bien definida. Quizá soy un poco subjetivo en este aspecto, pero al final todo hay que traducirlo al ámbito económico, y por eso también es importante escribirlo, para no olvidarse de nada y para poder ver más claramente si alguna idea concreta se va a transformar en dinero, normalmente en gasto.
Aquí yo creo que también está claro. Una nueva línea de negocio requiere estudios de mercado, inversiones, financiación, un plan de marketing, posiblemente nuevos trabajadores, y por supuesto un plan económico financiero.
Al igual que en el caso anterior, si se necesita financiación ajena posiblemente será obligatorio hacerlo. Pero también es de gran valor para aportarlo a socios, colaboradores o cualquier otro agente implicado.
Por muy claro que tengas que va a salir bien y que será rentable y viable, ponlo por escrito, crea distintos escenarios, piensa en que pasaría si algo falla o si se retrasa el éxito del proyecto.
Vamos a imaginar que esperamos tener un crecimiento importante en los próximos meses, debido a cambios internos que hayamos podido hacer, como puede ser en la estrategia de marketing o en el área comercial, o bien por previsibles cambios externos.
Un crecimiento requiere preparación. Todos hemos oído hablar de empresas que han muerto de éxito.
Si prevemos que va a aumentar considerablemente el número de pedidos o de clientes, o de servicios a prestar, debemos estar preparados.
Y la mejor forma es planificarlo y prever las consecuencias. ¿Cómo?. Lo has adivinado, con un plan de empresa.
También en estos casos es necesario prever lo que va a pasar. Lo ideal es buscar alternativas para suplir la caída de ventas. En estos casos, más que un plan de empresa es posible que lo que se necesite sea un plan de viabilidad.
Son muchas las situaciones que pueden requerir elaborar un plan de empresa. Sería imposible enumerarlas todas, pero se resume en que será conveniente siempre que se produzca o se prevea que se va a producir un cambio.
Podemos llamarlo plan de empresa, plan de negocio, plan de acción, plan de viabilidad o como queramos, pero necesitamos que refleje aquellos datos que resulten importantes para ese cambio y que faciliten la toma rápida de decisiones.
Podemos dividir el plan de empresa en dos partes fundamentales
1. ANALISIS
Dependiendo de cual sea el cambio que queremos en la empresa, el análisis se centrará más en unos aspectos o en otros. Por ejemplo, en algunos casos puede ser muy interesante realizar un cuadro DAFO.
El cuadro DAFO es una herramienta muy útil donde se resumen las conclusiones de los análisis interno y externo.
Contiene las Debilidades y Fortalezas de la empresa (interno) y las Amenzas y Oportunidades que ofrece el entorno (externo).
2. PLANIFICACIÓN
Una vez que conocemos el terreno sobre el que vamos a pisar, haremos la planificación, con las estimaciones y los escenarios que se pueden producir. Si hemos realizado un buen análisis, será mucho más fácil.
Dependiendo de los objetivos o del cambio que queramos o que esperemos que se va a producir, podremos usar unas herramientas u otras. El plan de empresa puede venir bien en todas, pero hay otras opciones alternativas o complementarias.