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¿Deseas conocer el desempeño de tu Organización para alcanzar su meta? El Cuadro de Mando Integral puede ser una  vía.

por MSc. Lic. Yoany Rodríguez Cruz y MSc. Lic. Magalys Hernández González 

El control estratégico  es la etapa de la dirección estratégica  que permite verificar la implementación de la planeación estratégica y evaluar el estado en el que se encuentra la Organización con respecto a la meta definida, para ello se apoya en el monitoreo de un conjunto de indicadores estratégicos que poseen sus respectivos criterios de medida, planes de acción y responsables de su ejecución, lo cual permite  comprobar  la salud de la estrategia aprobada, tomar acciones tanto correctivas como preventivas, incluso cambiar aspectos de la planificación en caso requerido, lo que facilita la toma de decisiones oportunas

Para materializar el control estratégico, una de las herramientas más utilizadas  es el Cuadro de Mando Integral (CMI), que permite evaluar el cumplimiento de la estrategia de la empresa a través de indicadores claves definidos en el ejercicio estratégico. Sus creadores fueron los investigadores  David Norton y Robert Kaplan que lo presentaron  en el año 1992 y se  estructura a través de cuatro perspectivas: financiera, clientes, procesos internos, aprendizaje y crecimiento.

En esta herramienta se utiliza la colorimetría  de un semáforo para expresar el estado de cada indicador donde el verde es satisfactorio, rojo es regular y el amarillo es mal y requiere que todos los miembros de la empresa que son responsables de procesar información vinculada a los indicadores, la mantengan actualizada y la entreguen para que pueda ser  visualizada por todos, de lo que se infiere la necesidad de una disciplina férrea en este sentido, que pone a prueba la voluntad y la verdadera comprensión de la línea estratégica planteada.

Resulta importante enfatizar que aunque se reconozca la importancia de la utilización de la herramienta (CMI), tanto por su empleo y resultados  en empresas exitosas sobre todo internacionalmente, poco podrá avanzarse hasta que no se interiorice el papel del liderazgo estratégico y se le contraponga a lo que muchos estudiosos llaman el liderazgo pirómano y se establezca además una planificación  estratégica  basada en un diagnóstico certero.  Así como cambiante es la estrategia obligada por los cambios del entorno el instrumento que permite su control también debe serlo.

En nuestra experiencia en el diseño e implementación de la dirección estratégica en varias organizaciones empresariales, hemos interiorizado la idea de que no basta con poseer herramientas que pueden resultar atractivas y potentes por si solas,  si previamente no cuenta con una planificación estratégica ajustada  a las realidad empresarial y mucho más compartidas por todos los miembros de la Organización los cuales participan activamente en su diseño, donde cada una de las  áreas tributa a la estrategia,   fortaleciendo así el control estratégico integral. A nuestro juicio, este aspecto, debe ser considerado una variable condicionante e insoslayable  para una exitosa utilización del cuadro de mando integral, cumplido esta, procedemos a su implementación con la secuencia siguiente

Tabla 1: Plan de acciones para implementar el  CMI.

No. Acciones
1 Identificar las informaciones estratégicas de la empresa que se necesitan para tomar decisiones, cuya fuente es el ejercicio de planificación efectuado previamente.
2 Identificar  los indicadores estratégicos de la empresa,  sus criterios de medidas, frecuencia de medición y responsable.
3 Informatizar las informaciones e indicadores estratégicos.
4 Ubicar el CMI actualizado en la intranet de la empresa para que pueda ser visualizado
5 Definir los permisos de acceso al CMI que tendrá el personal de la empresa
6 Definir la fecha tope para la entrega de la información a los responsables de actualizar el CMI
7 Utilizar el CMI actualizado para facilitar la toma de decisiones

 

A cada una de estas acciones se le definen, responsables, participantes y fechas de cumplimiento.

Para diseñar  el cuadro de mando integral (CMI), se identifican las informaciones relevantes e indicadores estratégicos ,  que permitan conocer el estado en el que se encuentra el funcionamiento de la empresa y el  cumplimiento de la estrategia, pudiéndose realizar  un trabajo grupal con los miembros del consejo de dirección y representantes del sindicato, aplicando la técnica de la tormenta de ideas que facilitará la identificación de la información necesaria, buscando consenso dentro del grupo de trabajo, para ello puede dividirse  el grupo en 4 subgrupos y que  cada uno de ellos elabore su propuesta de informaciones relevantes, posteriormente se analiza cada propuesta en plenaria se agrupan  por temas  afines,  se someten   a un análisis crítico entre todos buscando la mejores propuestas , sometiéndose a votación, dando como resultado, aquellas informaciones necesarias a incorporar en el  CMI.

Las figura que aparece a continuación muestra la portada del CMI que hemos elaborado para nuestra empresa y que es utilizado para la información a todos los miembros y en el proceso de toma de decisiones. Cada botón reflejado  tiene por dentro los vínculos a las informaciones de referencia, lo que permite desde una PC conectada a la red acceder a la misma en tiempo real y hacer los análisis pertinentes. El mismo cumple con los requerimientos de seguridad informática necesarios para su uso y con la permisología de acceso a la información, ya sea para lectura como para su actualización.

Figura 1. Vista del Cuadro de Mando Integral (CMI).

A continuación exponemos los beneficios que le  ha proporcionado a nuestra  empresa y sus miembros la implementación de las mejoras al CMI:

  • Facilitó el acceso a la información necesaria de cada una de las áreas, así como el comportamiento de los indicadores estratégicos en tiempo real por parte de todo el equipo de dirección y trabajadores.
  • Perfeccionó los mecanismos de control estratégico y de gestión, haciéndolo más transparente y  al alcance de todos los trabajadores.
  • Aumentó la agilidad en la toma de decisiones, convirtiéndolas en más eficaces.
  • Redujo  la cantidad de reuniones y el tiempo de las mismas, contribuyendo así a la productividad del trabajo.
  • Disminución de la cantidad de informes a emitir.
  • Redujo  el gasto material de papel y tóner de impresión ya que la mayor parte de las informaciones que se presentan en el consejo de dirección se encuentran informatizadas.
  • Contribución al medio ambiente al disminuir el consumo de energía.
  • Contribuye a la disciplina informativa de todos los miembros de la empresa.
  • Facilita el envío de informaciones estadísticas a otras instituciones
  • Permite dar seguimiento a tareas y acuerdos,  recibiendo alertas de aquellos indicadores con dificultades.
  • Facilita la organización del trabajo como sistema de gestión estratégica al barrer cada uno de los procesos ofreciendo una visión global de la empresa.
  • Aumentó el grado de confianza en las decisiones.
  •  Al ofrecer la oportunidad para el diagnóstico permanente de la organización  hace que se favorezca la mejora continua al facilitar la revisión del quehacer diario en los procesos de operación y gestión.

Conclusiones

  1. La ampliación del control estratégico a través del CMI, permite monitorear con mayor detalle la estrategia aprobada y facilita la toma de decisiones a los directivos.
  2. Mejora la coordinación entre  las áreas para cumplimentar la estrategia de la empresa.
  3. Reduce considerablemente los tiempos de reuniones lo que incide en la productividad del trabajo
  4. La ampliación del CMI contribuye al ahorro de recursos materiales y energéticos en la empresa.

MSc. Lic. Yoany Rodríguez Cruz.  Licenciado en Educación y Máster en Administración   de Empresas. Jefe del Grupo de Negocios y Mercadotecnia de la Empresa de Proyectos de Arquitectura e Ingeniería de Matanzas (EMPAI).Cuba

MSc. Lic. Magalys Hernández González.  Licenciada en Educación y Máster en Administración   de Empresas. Asesora de la Dirección general de la Empresa de proyectos de Arquitectura e Ingeniería de Matanzas (EMPAI). Cuba

Teléfono: (53-45) – 291802,  291824, extensión 204 y 226

Email: negocios@empai.co.cu yoany-rodriguez@empai.co.cu  /  magalys-hernandez@empai.co.cu

País: Cuba

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