Gestión de la mejora continua en la empresa

Por Santiago Botas

Estudiando la historia de las empresas, sus productos, servicios, comunicación y filosofía rápidamente notamos 2 cosas: que tenemos mucho que aprender de esas personas y que hubo muchos cambios en todos los aspectos.
Esos cambios fueron adaptaciones a nuevos contextos, necesidades, mercados o paradigmas.

Soy un convencido de que todo se puede hacer mejor.
Los productos y procesos pueden ser mejorados.
Hay que identificar los errores o aspectos a mejorar, comunicarlos, analizar las causas, proponer mejoras, desarrollarlas, probarlas, corregirlas, integrarlas a los procesos existentes e implementarlas.

Siempre debe aspirarse a la excelencia mediante un proceso de mejora continua.
Mejora, en todos los campos, de las capacidades del personal, eficiencia de los recursos, de las relaciones con el público, entre los miembros de la organización, con la sociedad y cuanto se le ocurra a la organización, que pueda mejorarse en dicha organización, y que se traduzca en una mejora de la calidad del producto o servicio que prestamos.

Los clientes son grandes contribuyentes porque con sus quejas, reclamos y comentarios nos marcan los aspectos a mejorar. Ellos analizan la experiencia completa que incluye la necesidad y las expectativas respecto al bien adquirido y lo comparan con el servicio y el producto recibidos.
El personal de la empresa es la otra gran fuente de información y conocimiento porque es quien tiene contacto con los insumos, los procesos, los productos y los clientes. Y ellos son los primeros en notar las fallas o lo que se podría mejorar.

Si bien la necesidad básica de puede ser una sola como ajustar un tornillo, la experiencia de compra de un destornillador contiene otras necesidades que deben ser satisfechas y que muchas veces son las que deciden la compra en favor de un vendedor o un producto determinado.
A veces la pronta entrega o la forma de pago son más importantes que las características del producto.

En una empresa comercial el producto es lo más fácil de conseguir porque se compra a un proveedor.
Y si bien se pueden contratar servicios de logística y cobranzas siempre hay que vincular al cliente con la empresa, el medio de pago con el sistema de pago y al producto con el servicio de entrega.

En un mundo acelerado y tensionado como el que vivimos el cliente quiere todo fácil y para ahora.
Y la competencia está haciendo su mejor esfuerzo para satisfacerlo.
El cliente no tiene tiempo y nuestro personal tampoco.
Entonces debemos mejorar los procesos para poder hacer las cosas más rápido, con menor esfuerzo por unidad y con menor error.

La identificación del error, la necesidad o posibilidad de mejora es el primer paso, el disparador.

El problema es que en la escuela nos educaron para repetir los que dice el maestro, no discutir los paradigmas, no proponer cambios. Porque los que proponen cambios son revoltosos y en las empresas son malos compañeros. Porque el cerebro es un músculo y si no está entrenado, pensar duele mas que hacer 100 abdominales.

La falta de cultura innovadora, capacitación, conocimiento, confianza y reconocimiento impiden que los actores comuniquen los aspectos a mejorar y esto imposibilita la mejora continua.

Es común escuchar frases del tipo “desde siempre esto se hizo así” o “no tengo suficiente información o jerarquía para mejorar este proceso”.
Esto deja al descubierto problemas de relaciones humanas y comunicación en las empresas que no son el objeto en este artículo.

Algunos conceptos que creo que hay que aclarar en muchas organizaciones son:

• Nunca se alcanza la excelencia, todo se puede mejorar.
• No hace falta la solución sino la identificación del problema.
• Si necesita más información pregunte a su superior.
• Pida una reunión para compartir sus conocimientos y su propuesta.
• El tiempo para desarrollar una solución es el tiempo mejor invertido.
• Los nuevos procesos deben comunicarse aplicarse inmediatamente.
• Una vez que un proceso es probado y aprobado debe implementarse permanentemente.
• Antes de eliminar un procedimiento hable con sus superiores.

En una pequeña organización todo esto puede hacerse en breves reuniones, en charlas informales o inclusive en llamadas telefónicas. Lo importante es hacerlo y llevar cierto control para que los proyectos no queden inconclusos.

En general son los dueños o aquellos con más espíritu emprendedor quienes tienen que impulsar, liderar y supervisar los procesos de mejora continua.

No te aflijas por saber que no alcanzaste la excelencia ni jamás la alcanzarás.
Lo importante es mejorar cada día un poco, aunque a veces no se perciba como mejora porque estamos hundiéndonos en el barro.
Imaginate cómo terminarías si no estuvieras haciendo nada.

No te compares con la competencia para saber si estás haciendo las cosas bien.
A veces la competencia parece estancada simplemente porque están en un plan de renovación total y re-lanzamiento que puede acabar con tu negocio.
Además, si descuidás tu mercado lo hacés mas atractivo para nuevos competidores.

Preparate para hacer lo mejor de acuerdo a tus capacidades y tus aspiraciones, solamente vos sabés cuando haz llegado a tu límite.

Te invito a dejar tus comentarios sobre los temas tratados y tus preguntas, yo personalmente responderé cada uno lo más pronto posible.

Gracias…

Fuente: http://gestionempresarialrentable.com/blog/gestion-mejora-continua-empresa.html