Estos son los principales problemas de contabilidad que sufren las pymes

Por Jorge Álvarez

Tras más de veinte años trabajando con contabilidades de todo tipo, tanto en función consultora como de peritaje judicial, puedo afirmar que existen una serie de problemas o dudas que resultan recurrentes entre los responsables de la contabilidad de las pymes.

Conviene distinguir entre problema y duda. El problema se genera de manera involuntaria y se produce cuando se están cometiendo uno o varios errores contables de manera sistemática. Las dudas, por el contrario, nacen de manera consciente, cuando no tenemos la seguridad de cómo tratar una partida. En estos casos, al menos existe una “luz roja” que nos avisa de que esto podría estar mal, y nos empuja a la consulta.

Los primeros casos se detectan al auditar unas cuentas o cuando se realiza un informe pericial. Los segundos, te los exponen los clientes. En cualquier caso, siempre conviene auditar, aunque sea de manera interna, la contabilidad de las pymes, ya que de su correcto estado dependen decisiones estratégicas fundamentales.

Los problemas más importantes

Por orden de importancia, vamos a empezar por los problemas. Los problemas contables más importantes se derivan de no tener correctamente estructurado lo que en Iberproin denominamos PRM: Procesos + Registros + Metodología. La suma de estos tres factores, simplemente, significa tener un orden en el trabajo.

Tan simple, que muchas veces no se cumple, o se acumula cierto tipo de trabajo contable, o se carece de documentación que soporte ciertos asientos o incluso no existe una manera eficaz de obtener información de la contabilidad de la empresa. Por ejemplo, movimientos de importes de caja que no se registran adecuadamente y se pierde el rastro de ese dinero.

Conciliaciones bancarias que acumulan documentos pendientes de entregar en contabilidad y que imposibilitan realizar la conciliación y empujan a la utilización de cuentas auxiliares que se eternizan en el balance y le confieren mala imagen. Acabamos de empezar y seguramente muchos lectores estén pensando que estoy comentando casos extremos, pero nada más lejos de la realidad.

Cuando una empresa crece y no se dimensiona el departamento Administrativo y Contable de igual manera, los problemas vienen por doquier. Y me consta que para muchas empresas la contabilidad y las finanzas son esas molestias que hay que sacar adelante y se hace de cualquier manera, siendo éste el mayor de todos los errores posibles: creer que la contabilidad no es importante.

Por ejemplo, cuando el volumen de trabajo es alto, se tiende a ahorrar tiempo en ciertas partidas contables. Algo recurrente es la contabilización de préstamos a largo plazo. En enero se contabilizan las doce cuotas del año y ahí queda eso. Resulta que no se reclasifica el largo plazo hasta el enero siguiente y la pyme se encuentra con un falso corto plazo que, poco a poco, va desapareciendo hasta ser cero tras la cuota de diciembre. De manera provisional, y quedando dos o tres años de préstamo, resulta que en el balance no aparece importe alguno a corto plazo. Esta ausencia afecta a ratios de solvencia y tesorería que ofrecen una imagen falsa de la realidad de la empresa y que, peligro, no advierte de pagos que hay que afrontar a corto plazo. Esta práctica es muy habitual.

Partidas mal asignadas y otras dudas

Otro problema muy recurrente consiste en asignar conceptos a cuentas contables erróneas. En caso de duda, siempre es recomendable recurrir a un experto. Hay muchos posibles ejemplos de partidas mal asignadas. Entre ellos destacan los gastos de representación, hay que distinguir muy bien cuando lo son y cuando no, o multas y sanciones contabilizadas como impuestos, cuando son gastos extraordinarios, etc.

Otra fuente de problemas contables son las “cuentas saco. Es recomendable evitarlas en la medida de lo posible. Como ejemplo más negativo, me he encontrado contabilidades con una sola cuenta de clientes (que si tu negocio es una tienda se puede hacer perfectamente), cuando podían diferenciarse claramente con nombre y apellidos, al tratarse de una escuela. ¿Cómo controlas qué cliente ha pagado y cual no? ¿Con otra contabilidad externa? Lo lógico es llevarlo correctamente en la contabilidad oficial y no duplicar contabilidades, que a buen seguro provoca más errores.

Otra práctica contable que provoca problemas, y en este caso además dudas, son las cuentas con socios y administradores. Me encuentro en la práctica totalidad de pymes con que los socios y administradores son importantes acreedores de la empresa.

Aparte de la mala imagen que ofrece este tipo de saldos en el balance, conviene controlar muy rigurosamente qué gastos se ajustan estrictamente a la actividad de la empresa y dejar fuera los demás. Una de las dudas que más frecuentes es conocer si ciertos gastos se pueden activar en el inmovilizado como inversión. Muchas de estas dudas esconden ajustes en el resultado final del ejercicio. Mi recomendación es siempre ajustarse a los criterios de activación y amortización establecidos.

Igualmente, las cuentas de patrimonio neto ofrecen muchas dudas contables, ya que no suelen tener mucha actividad, y cuando la tienen, generan dudas. Yo siempre recomiendo tener especial cuidado y pulcritud con estas cuentas y consultar en caso de dudas.

Insisto en que, independientemente de la confianza que tengamos en nuestros contables, siempre es interesante realizar una auditoría anual de las cuentas. Aunque sólo sea para constatar que se están haciendo las cosas bien, o para mejorarlas un poco, que casi siempre se puede.

Fuente: https://www.muypymes.com/2018/02/28/estos-los-principales-problemas-contabilidad-sufren-las-pymes