Gestión de la información empresarial ¿Dónde estamos parados?

Con las crecientes demandas de datos, las empresas tienen que lograr que la información que poseen les genere mayor valor. En todas las compañías hay individuos que tienen información clave para resolver cuestiones empresariales críticas. Sin ninguna conexión que los relacione, es posible que estos datos aporten muy poco valor pero, combinados, pueden contribuir una perspectiva importante y una ventaja competitiva.

Sin duda que los líderes de las organizaciones tienen muchas responsabilidades. Para tomar decisiones de mayor calidad y menos riesgo deberán situar a sus empresas en el universo de la gestión de la información de inmediato y calificar su situación actual. ¿Cuáles son sus necesidades empresariales, el horizonte temporal y los baches entre la situación actual y el estado futuro deseado? El camino hacia una mejor y más valiosa gestión de la información empresarial es un proceso continuo que le es propio a cada firma.

Gestionar la información empresarial es clave para la competitividad

En tiempos de incertidumbre, la información confiable se vuelve más valiosa que nunca. La gestión de la información empresarial es un enfoque que ve a la información como un activo estratégico. Si se la gestiona de manera apropiada, la información empre­ sarial puede generar una ventaja competitiva. Gestionar la infor­ mación de forma más eficiente ayuda a la empresa a tener los costos bajo control y a los líderes a tomar las decisiones estratégicas correctas.

La motivación para que la organización gestione la información empresarial surge de varios síntomas comunes: falta de infor­ mación en el momento adecuado, demasiadas horas extra dedicadas a la generación de informes, definiciones de sistema deficientes que causan discrepancias disfuncionales, interfaces manuales entre varios sistemas dispares y múltiples sets de datos sin coordinación alguna. Es inaceptable tener hojas de cálculo contrapuestas, datos incoherentes e información contradictoria en los buenos tiempos, mucho menos en los malos.

Análisis del contexto económico actual

La presencia de condiciones económicas difíciles requiere que las empresas vayan más allá de reducir sus costos. Contrario a lo que supone la sabiduría popular, una recesión no alivia la necesidad de tecnología de información (TI).

Algunos de los motivos que la hacen necesaria incluyen que la empresa tiene ciclos más cortos, los clientes hacen pedidos más pequeños pero más frecuentes, los gerentes están con más frecuencia dedicados a optimizar el rendimiento y hay un mayor uso de las herramientas de inteligencia competitiva (Business Intelligence). Todos reciben la presión: sus clientes piden márgenes mayores y sus proveedores piden mejores condiciones. Su empresa y sus clientes tienen ciclos más cortos debido al constante cambio en el panorama empresarial.

En ámbitos como la fabricación, eso significa planificar un cambio de horizontes de meses a semanas; en otros, como el de las finanzas, los tiempos de respuesta se llegan a medir incluso en minutos o segundos. Comprimir esos ciclos rinde frutos reales, ya sea un sistema de pedido a cobro más veloz o un lanzamiento de producto más rápido.

En la industria farmacéutica, por ejemplo, cada día que una empresa no tiene su producto en el mercado le cuesta cientos de miles de dólares. Todas estas presiones generan una demanda mayor de información: mayor demanda de datos de la cadena de suministro, programación, información sintética y simulación.

La realidad es que usted puede generar valor agregado a partir de la información que tiene. Una vez que puede mantener discusiones sensatas sobre la información con la que cuenta, puede aprovecharla para tomar mejores decisiones y lograr sustentabilidad y mayores ganancias.

Cuatro niveles de adopción de la gestión de la información empresarial

No existe una solución única que ayude a todas las empresas en materia de gestión de información empresarial. El enfoque adecuado está generalmente determinado por las prácticas de manejo de la información que ya están implementadas. La disparidad es muy grande en cuanto a la manera en que las compañías manejan la información empresarial, pero los enfoques por lo general caen en estas cuatro categorías:

Las empresas que se encuentran en los niveles 2 y 3 se enfrentan con numerosos desafíos al tratar de identificar los impedimentos estructurales y culturales que les impiden convertirse en empresas de Nivel 4.

Obtener una ventaja competitiva a partir de la información empresarial

La gestión de información empresarial es un enfoque que alcanza a todos los silos de datos y aplicaciones en una infraestructura operativa. Reúne a esos sistemas en un ambiente efectivo en donde la información se entrega cuando y donde hace falta. Alcanza a cada departamento, cada partner y cada empleado.

La consolidación de la industria y la competencia por unos pocos pesos (o dólares) han transformado el panorama competitivo, y las demandas en cuestiones regulatorias y de informes han creado una mayor necesidad de tener datos confiables. La gestión de información empresarial se ha convertido en un factor de éxito crítico en este contexto.

La información genera nuevas eficiencias

Ya que relativamente pocas empresas han alcanzado la capacidad estratégica para poder gestionar la información, la implementación adecuada de la información empresarial puede proporcionar una ventaja competitiva.

Una buena gestión de la información empresarial también significa usar la que ya tenemos disponible. Dispersos en toda la compañía hay individuos que tienen información clave para resolver cuestiones empresariales críticas. Sin ninguna conexión que los relacione, es posible que estos datos aporten muy poco valor, pero, combinados, pueden contribuir una visión importante y una ventaja competitiva. La gestión de información es crucial para maximizar el conocimiento colectivo de los empleados.

La información es una parte fundamental del alto rendimiento

En el pasado, la competencia comercial se centraba en el acceso a recursos escasos: capital, mano de obra, recursos o equipo. Esos días han quedado atrás. Hoy, las empresas trabajan de manera más inteligente, no es suficiente trabajar más; y, para ello, deben utilizar la información para competir. Sin la información correcta, los ejecutivos pierden tiempo debatiendo la validez de la información en lugar de actuar sobre ella. Gestionar la información efectivamente les da a los ejecutivos los elementos que necesitan, cerrando el bache entre la estrategia y su ejecución. Una mejor gestión de la información ayuda a:

• Dar una base firme a la ejecución de las estrategias.
• Mejorar los procesos comerciales.
• Asignar recursos con mayor efectividad.

Logre coherencia con la ayuda de la tecnología de la información

Las organizaciones que tratan a la información como si fuera un activo tienen muchas más oportunidades de romper con los silos que impiden tener una visión coherente de la información.

Use la información para alcanzar un alto rendimiento

Los avances en la computación gráfica, tecnología de visualización, modelación, portabilidad de datos y software colaborativo están abriendo el camino a una nueva interfaz asistida por computadora: una interfaz que es intuitivamente visual, interactiva, refleja el conocimiento colectivo de sus participantes y se adapta al cambio.

Función de los datos no estructurados dentro de la empresa

Uno de los desafíos más grandes en el ámbito de la gestión de la información empresarial es toda la información que nunca llega a los sistemas empresariales. Es relativamente sencillo gestionar y almacenar datos estructurados, pero los datos no estructurados (conversaciones con clientes, email, contratos, multimedia) presentan un desafío mayor. Es importante poder acceder a esta información cuando se necesita.

Para convertir a los datos no estructurados en datos de utilidad, se los debe relacionar con los procesos empresariales. Estos datos no pueden mantenerse o analizarse en un silo de información separado porque ello solo aletarga las operaciones y la toma de decisiones. Para poder aprovechar la información no estructurada es preciso poder acceder a ella en los procesos y contextos en que es relevante.

Si tratamos con un proveedor, ¿por qué no tener acceso a un contrato que especifique los términos y condiciones? Si está haciendo el seguimiento de artículos devueltos o defectuosos, ¿por qué no incluir una foto que ilustre la dimensión del daño?

Desarrollar una estrategia de gestión de la información empresarial

Una estrategia de gestión de información empresarial debe:

• Simplificar radicalmente el entorno de los sistemas de gestión de información, y reducir el número de herramientas TI y sistemas de información en uso,
• Destruir las capas intermedias del entorno de los sistemas de gestión de información y consolidar los datos,
• Crear definiciones estándar y armonizar los datos de manera que se proporcione una versión única de verdad,
• Hacer que la información relevante esté más accesible en los contextos y sistemas en los que se necesitan, y
• Crear una estrategia organizacional y asignar recursos para propagar e implementar el cambio.

Instaure una cultura y establezca los incentivos de gestión de la información empresarial

No se puede gestionar la información empresarial con un decreto de arriba hacia abajo: también debe implicar la adopción continua de herramientas y prácticas que acompañen a la organización en la dirección correcta. Existen tres elementos clave para superar la resistencia:

Claves para tener éxito

Concebir la información como un activo estratégico es simple; tratar a la información como un activo estratégico es algo completamente diferente, más difícil. Las empresas no sólo necesitan un conjunto formal de procesos para obtener el mayor valor posible de sus activos de información sino que también una forma de control efectiva para establecer las prioridades de la empresa, implementar los estándares y asegurar la coherencia entre las iniciativas de gestión de la información y los objetivos comerciales.

No es suficiente tener un plan tecnológico para organizar y gestionar los activos de información; también es preciso contar con elementos y procesos de control que puedan ayudar a resolver algunos de los conflictos fundamentales que surgen de intentar gestionar la información de manera integrada y en toda la empresa.

Fuente: https://www.evaluandoerp.com/gestion-de-la-informacion-empresarial-donde-estamos-parados/