36 Tips de Gestión del Tiempo para dejar de ser un desastre y convertirte en un Emprendedor Productivo

Por Juan Manuel Monleón Antón

La gestión del tiempo es toda una ciencia.

Es algo que a todos los emprendedores nos preocupa, porque de cómo manejamos nuestras horas de trabajo depende en gran medida nuestra productividad.

Piénsalo un momento.

Los días en los que haces una buena gestión de tu tiempo y consigues los objetivos que te habías marcado, te sientes bien contigo mismo y aumenta tu motivación.

Sin embargo, cuando no gestionas bien tu tiempo, vives en una constante sensación de frustración y decepción por “no llegar a todo”.

¿Sientes que la falta de tiempo te persigue y a pesar de vivir encadenado a tu ordenador nunca consigues terminar tu lista de tareas?

Hoy vamos a ponerle solución. En este artículo te contamos los mejores trucos de gestión del tiempo que usamos nosotros para que los apliques y tu vida cambie a mejor desde hoy mismo.

36 tips de gestión del tiempo que mejorarán tu productividad y tu vida

Antes de empezar, déjame advertirte de algo: no intentes poner en práctica todos los consejos de golpe.

Como sabes, la clave para tener éxito en tus cambios productivos es adquirir hábitos. Pero los hábitos no se consiguen de la noche a la mañana, sino que requieren tiempo, constancia y práctica.

Adquirir hábitos requiere tiempo, constancia y práctica #emprender

Así que te recomiendo que elijas algunos y empieces a incluirlos en tu rutina. Es mejor avanzar despacio, pero avanzar, que tratar de abarcar demasiado y acabar quemado.

Recuerda que los grandes logros se consiguen a base de dar pequeños pasos.

Dicho esto, ¡veamos esos trucos de gestión del tiempo!

#1. Planifica con antelación

Brian Tracy afirma que “cada minuto invertido en planificación ahorra 10 minutos de ejecución”.

Y es verdad.

Si quieres mejorar tu gestión del tiempo, planifica cada día qué harás al día siguiente.

De este modo, no trabajarás por impulsos y en tu cabeza habrá un orden de tareas por hacer.

Puedes planificarte como tú prefieras. Una buena práctica es escribirlo en papel, porque la escritura a mano ayuda a clarificar la mente, pero nosotros somos más tecnológicos y lo hacemos en aplicaciones online para tenerlo todo centralizado.

Da igual cómo, el caso es que tengas claro lo que vas a hacer cada día.

Además de un planning diario, reserva un rato la tarde de los domingos para organizar la semana.

Haciéndolo así, tendrás todo atado y sabrás en qué vas a enfocarte en cada momento.

Cada minuto invertido en planificación ahorra 10 minutos de ejecución #emprender

#2. Cambia el café por un paseo matutino

No hay nada más placentero que comenzar la jornada dando un paseo y sintiendo el aire fresco.

¿Sueles tomarte un café nada más levantarte? Pues te propongo hacer un cambio en tu rutina y dedicar los primeros 30 minutos del día a pasear al aire libre.

El ejercicio hará que liberes serotonina y dopamina, las hormonas que incrementan el bienestar y la felicidad.

Además, cuando nos despertamos, el cerebro libera cortisol, que ayuda al resto de sistemas del cuerpo a arrancar y ponerse en marcha, pero la cafeína lo bloquea.

Por lo tanto, si quieres comenzar tus días con energía y sentir que no necesitas una hora para despejarte del todo, sustituye el café por un paseo.

¿Estoy diciendo que no tomes café?

No. Puedes tomarlo, claro que sí, pero no lo hagas en los primeros 30 minutos del día. Reserva la cafeína para los momentos en los que el cortisol cae: media mañana y primera hora de la tarde.

Reserva el café para cuando cae el cortisol #emprender

#3. No consultes el email cada dos por tres

Al principio, en nuestros inicios como emprendedores, Isa y yo tendíamos a tener la pestaña del correo electrónico siempre abierta y respondíamos los emails según iban llegando.

Hasta que un día nos dimos cuenta de que no estábamos aprovechando bien el tiempo. Para responder los correos, teníamos que dejar a medias la tarea que teníamos entre manos. Por lo tanto, rompíamos la concentración.

No es necesario que revises los emails cada hora ni que tengas el correo abierto todo el día.

Reserva un par de ratos al día para atender los emails y no lo abras hasta (por lo menos) la 1 de la tarde.

¡Ni te imaginas cómo este hábito hará aumentar tu productividad!

#4. Establece prioridades en tus tareas

Vale, tienes muchas cosas que hacer, pero dime una cosa: ¿todas las tareas tienen la misma importancia?

No.

Necesitas tener un método para establecer prioridades. ¡La vida es cuestión de prioridades!

¿Cómo? Empieza por escribir todo lo que tienes que hacer. Aunque no tengas tiempo para hacerlas todas en un solo día, pero puedes identificar las más importantes (que son en las que debes enfocarte primero).

Te doy una idea.

Organiza 4 niveles de categoría: A, B, C y D.

Tareas A: muy importantes y urgentes. Son los proyectos que debes atender en primer lugar.
Tareas B: importantes, pero no urgentes. Debes hacerlas, aunque no con prisa máxima.
Tareas C: ni urgentes ni importantes. Son cosas que en algún momento tienes que abordar, pero pueden esperar.
Tareas D: tareas que puedes delegar (luego hablamos sobre esto).
Tareas E: aquello que puedes eliminar de la lista sin que suponga un impacto negativo en tu negocio o tus objetivos.

Así tendrás una imagen clara del orden en el que debes atender cada tarea.

#5. Haz las tareas más difíciles a primera hora

Una vez que has establecido la prioridad de los objetivos, sabes cuáles son las que más te van a costar, ya sea por dificultad, tiempo o porque no te apetece nada hacerlas.

Empieza por estas en primer lugar.

Si durante las primeras horas de tu jornada te quitas de encima lo más difícil, ¡el día solo puede ir a mejor!

Además, te sentirás bien contigo mismo por haber cumplido con tus metas más complejas.

Por cierto, no te impongas terminar 50 tareas importantes y difíciles en un día. Selecciona 2 o 3.

#6. Identifica y elimina las distracciones

¿En qué pierdes el tiempo?

Todos tenemos más de un “ladrón del tiempo”. En tu caso puede ser Facebook, la televisión, el WhatsApp, navegar por páginas porque has visto varios artículos la mar de interesantes…

Identifica cuáles son tus principales distracciones y ¡ponlas a raya!

Apaga el móvil (o ponlo en modo avión), cierra las pestañas de las redes sociales y elimina las notificaciones.

Sin estas distracciones, será más fácil hacer una mejor gestión del tiempo.

#7. Aprovecha los momentos improductivos

¿Tienes que ir al dentista (por ejemplo) y vas a estar 15 minutos en la sala de espera? Puedes aprovechar ese ratito para hacer alguna minitarea, como guardar en Pocket artículos para leer más tarde o descargar un podcast que te interesa y escucharlo mientras haces ejercicio.

Aprovechar esos pequeños intervalos durante el día es una gran manera de mejorar la gestión del tiempo.

Aprovecha los momentos muertos del día para hacer minitareas #emprender

#8. Evita la procrastinación

¿Estás procrastinando la siguiente tarea que tienes que hacer?

Para mejorar la gestión del tiempo, primero tienes que saber por qué estás retrasando ese objetivo.

¿Te parece demasiado difícil?

¿Te aburre?

¿Te bloquea?

Procrastinar también consume tiempo y energías, así que para ponerle freno, pregúntate por qué estás postergando esa tarea en concreto y sé sincero contigo mismo.

Un truco para evitar la procrastinación consiste en hacer lo que te he comentado antes: abordar primero las tareas más complejas.

#9. No persigas el perfeccionismo

Ya nos has oído decir muchas veces que “hecho es mejor que perfecto”.

Querer hacer las cosas bien es fantástico, pero no persigas el perfeccionismo porque puede convertirse en tu peor enemigo.

Huye del perfeccionismo: es el enemigo nº1 del emprendedor. #emprender

Los pequeños detalles son eso: detalles. Se pueden mejorar con el tiempo, pero no necesitas tener todo perfectísimo para dar por concluida la tarea.

El perfeccionismo no ayuda en la gestión del tiempo, reduce tu productividad y te vuelve ineficiente.

¿Suena crudo? ¡Pues es así!

#10. Agrupa las tareas en temáticas

Una buena manera de mejorar la gestión del tiempo es agrupar las tareas por bloques temáticos.

En lugar de dar saltos entre tareas que nada tienen que ver unas con otras, agrupa acciones similares y aborda una detrás de otra.

Por ejemplo, puedes establecer horas fijas para encargarte solo de redactar contenidos para tu blog o tu negocio, otras para atender tus redes sociales y responder comentarios del blog y otras para realizar encargos con clientes.

#11. Haz un presupuesto de tiempo

Igual que estableces presupuestos en tus finanzas, haz lo mismo con el tiempo.

Crea una tabla con crédito y débito de tiempo. Así podrás reflejar de forma muy sencilla las actividades con las que generas ingresos (encargos de clientes, por ejemplo) y las que no son una entrada directa de dinero (tareas administrativas, por ejemplo).

Asegúrate de que hay más tareas de ingresos que de no ingresos.

#12. Sé realista con tus plazos

Uno de los principales errores que cometemos los emprendedores es que no nos concedemos suficiente tiempo para completar un proyecto.

Cuando planifiques un nuevo objetivo, sé realista con el plazo de finalización y contempla posibles imprevistos.

Es decir, marca plazos más amplios que los que estableces ahora mismo y ten en cuenta la Ley de Parkinson. De este modo, evitas la sensación de hacerlo en el último momento y te sentirás bien por haber terminado el encargo a tiempo.

#13. Delega

No hay razón para no delegar tareas en un tercero.

Por ejemplo, si inviertes mucho tiempo en responder emails, o te aburre soberanamente, contrata los servicios de un asistente virtual.

Delegar es una buena recomendación para tener una mejor gestión del tiempo, ya que centras tus esfuerzos en sacar adelante tareas que generen ingresos directos en tu negocio.

Delegar te ayuda a gestionar mejor el tiempo #emprender

#14. Automatiza procesos

¿Por qué perder tiempo en acciones que puede hacer de forma automática una herramienta?

Por ejemplo, en lugar de preparar una a una tus facturas, puedes automatizar el proceso con aplicaciones como Quaderno.

En lugar de publicar manualmente en tus redes sociales, puedes programar los contenidos con herramientas como Buffer o Hootsuite.

#15. Mide en qué gastas el tiempo

Prueba este ejercicio.

Durante una semana, registra TODO lo que haces cada día.

Pero sé honesto. Si pasas 10 horas viendo la tele, ponlo por escrito. Tienes que incluir todo:

Gimnasio o ejercicio.
Reuniones semanales.
Comprar en el supermercado
…

Te sorprenderás al comprobar cuánto tiempo se te ha escapado en cada acción.

Este ejercicio suele ser “doloroso”, porque te vas a dar cuenta de que realmente no pasas trabajando tantas horas como tú crees. Sin embargo, te animo a hacerlo, porque te dará información real con la que podrás tomar mejores decisiones.

#16. Aprende a decir NO

Si eres de los que acepta todo lo que le proponen y te cuesta un mundo decir “no”, este consejo te vendrá de perlas.

Si de verdad quieres optimizar tu gestión del tiempo, vas a tener que empezar a rechazar propuestas.

Esto vale lo mismo para el trabajo como para la vida personal. ¿Tus amigos han organizado una comida y para ti ese momento no es el más conveniente? Di no sin miedo.

¿Has recibido la petición de un cliente, pero no te motiva nada el encargo? Di no sin sentirte mal.

#17. Establece metas de gestión de tiempo

El objetivo de medir cómo gestionas el tiempo es cambiar tus hábitos actuales, no cambiar el tiempo ni aumentar tus horas de trabajo.

Ahora que sabes cuáles son tus “ladrones de tiempo”, intenta eliminarlos al máximo. Podrías empezar por proponerte no revisar las redes sociales durante toda tu jornada de trabajo durante una semana.

Identifica tus ladrones de tiempo para mejorar la gestión del tiempo #emprender

#18. Lee libros sobre gestión del tiempo

Existen muchos buenos libros sobre cómo mejorar la gestión del tiempo y aumentar la productividad. Incluye en tus lecturas alguno de esta temática y acuérdate de ir aplicando todos los trucos que vayas aprendiendo.

Aquí te dejamos algunos de los libros para emprendedores que nosotros recomendamos.

#19. No lo hagas si no es importante

Antes de empezar una nueva tarea, pregúntate por qué vas a hacerla.

Si no hay una razón poderosa para hacerla, lo más probable es que no sea necesario invertir tiempo en ello.

Peter Drucker lo resume así: “No hay nada más inútil que hacer algo que no debería haberse hecho en absoluto”.

#20. Concédete premios

Este consejo tiene como objetivo alimentar tu motivación.

La motivación es una emoción inconstante que va y viene. Para mantener tu fuerza de voluntad alta, sobre todo cuando vas a enfrentarte a una tarea que no te despierta mucha pasión, piensa cómo vas a premiarte cuando la termines.

Ese será el combustible que te mantenga a tope hasta que consigas tu objetivo.

Celebra tus pequeños logros y prémiate por conseguir tus objetivos. #emprender

#21. Descansa

Trabajar sin parar durante 5 horas no te garantiza mejores resultados que quien hace descansos cada 50 minutos.

Tu cuerpo y tu mente necesitan airearse. Así que oblígate a levantarte de la silla cada hora. Estírate y mueve un poco.

Además, no reduzcas tus horas de sueño para trabajar más. Solo conseguirás ser menos productivo, menos creativo y cometerás más errores.

#22. Identifica tus horas de mayor rendimiento

No rindes lo mismo a todas las horas del día.

Por eso, conviene que identifiques cuándo tienes tus mejores picos de productividad y rendimiento.

Aunque normalmente la mayor productividad se consigue en las primeras horas de la mañana, puede que tú te concentres mejor por la tarde o por la noche.

Las tareas más importantes, resérvalas para estos momentos de mayor rendimiento. Serás más rápido y efectivo en su ejecución.

Identifica tus horas de más productividad para ser más rápido y eficaz #emprender

#23. Trackea el tiempo y tus progresos

Una de las mejores maneras de mejorar tu gestión de tiempo es medir cuánto tardas en hacer cada cosa.

Para ello, puedes usar herramientas como como Toggl o KanbanFlow.

#24. Trabaja por bloques de tiempo

Ya hemos visto que una buena forma de mejorar la gestión del tiempo es agrupar las tareas similares y abordarlas una detrás de otra.

En la misma línea, es útil trabajar por bloques de tiempo. O incluso por días temáticos.

Por ejemplo, intenta hacer todas las llamadas de teléfono que tienes pendientes en una hora, responde los correos en otra hora, etc.

De este modo, tu atención se mantendrá intacta y enfocada.

#25. Marca límites de tiempo

Cuando estableces un plazo determinado para hacer una tarea, te vuelves más productivo.

Por ejemplo, dedica 30 minutos a documentarte para tu próximo artículo. Y pasado ese tiempo, se acabó la fase de investigación.

Haz esto con todas las acciones que quieras llevar a cabo y verás cómo reduces la fuga de tiempo.

Y recuerda no perseguir la perfección o estarás saboteando tu propio éxito.

#26. Sigue la regla 80/20

Según esta regla, el 20% del esfuerzo debe acarrear el 80% de los resultados.

Vamos a aplicar esta regla a la gestión del tiempo. Para ello, decide qué tareas proporcionarán mayores resultados al final del día.

Concéntrate en completar ese 20% de tareas primero.

#27. Organiza tu zona de trabajo

¿Cuánto tiempo pierdes cada día buscando cosas que no están en su sitio?

Es frustrante.

Cada día, cuando termines de trabajar, coloca todo en su sitio, para que cuando lo necesites, sepas dónde buscarlo.

Un lugar de trabajo organizado y despejado ayuda a aclarar y organizar la mente. Para esto, ser minimalista ayuda ¡y mucho!

#28. Mantén sana tu oficina

Los olores y el ambiente influyen directamente en la productividad.

Por eso, acostúmbrate a ventilar la habitación donde trabajas, para que se oxigene el ambiente. Y procura que la temperatura se mantenga entre los 20 °C y los 24 °C.

Además, presta atención a los olores.

Por ejemplo, los olores cítricos despiertan el estado de alerta (por lo que es bueno para trabajar), mientras que los olores más intensos pueden recargar el aire y reducir tu rendimiento.

#29. Contrata un mentor o haz un curso sobre gestión de tiempo

Si a pesar de intentarlo, compruebas que no consigues avances en tu intento de gestionar mejor el tiempo, contar con la ayuda de un mentor o un coach que te supervise puede ser una inversión interesante.

Como alternativa, puedes hacer algún curso sobre ello. Si te interesa mejorar tu productividad, en nuestro curso Productividad Emprendedora ya hemos formado a más de 70 profesionales que ahora disponen de un método ágil y flexible para conseguir sus objetivos.

#30. Divide las tareas en acciones pequeñas

Cuando tienes un objetivo grande, en lugar de verlo como una única acción, divídela en tareas pequeñas.

Te resultará más ligero de hacer, más fácil de abordar y podrás medir mejor el tiempo que te ha llevado cada parte.

#31. Evita el hábito de “estar ocupado”

Estar siempre ocupado es una trampa que se acaba convirtiendo en un mal hábito.

La falta de tiempo, la sensación de estar muy ocupado y tener muchas cosas que hacer son una forma de procrastinar, así que hay que andarse con ojo.

Para evitarlo, revisa tu lista de tareas, selecciona las más importantes y céntrate en ellas.

Y acuérdate de la regla 80/20.

#32. Abandona la multitarea

Es un mito.

El cerebro no puede concentrarse en varias cosas al mismo tiempo.

Como el perfeccionismo, la multitarea es un enemigo de la alta productividad y del rendimiento óptimo.

La multitarea es un enemigo de la productividad #emprender

¿Qué vas a hacer ahora? Elige la tarea y céntrate SOLO en hacer eso. Cuando elimines la multitarea te darás cuenta de cómo aprovechas mejor el tiempo.

#33. Cuida tu alimentación

El trabajo intelectual es intenso, así que debes aportarle a tu cerebro los nutrientes y super alimentos que necesita y que más benefician a la concentración.

Incluye en tu dieta habitual verduras de hojas verdes, frutas, aguacates, pescado, nueces, arándanos y chocolate negro (¡modérate!) y reduce al máximo otros como el azúcar y los productos procesados.

#34. Usa los atajos del teclado

Parece una tontería, pero aprender y usar los atajos del teclado agiliza la ejecución del trabajo, por lo que te vuelves más productivo y tienes una mejor gestión del tiempo.

No hace falta que te pongas a memorizar todos los atajos posibles, pero sí los relativos a acciones que repites con más frecuentes.

Anxo Pérez es un auténtico friki de esto. En la entrevista que le hicimos hace unas semanas puedes verlo

#35. Reflexiona

Me refiero a que reserves todas las semanas un rato fijo para reflexionar y hacer “limpieza interna”.

Por ejemplo, las redes sociales son tu debilidad y pierdes mucho tiempo en ellas cada día, si no lo mides y no analizas después los datos, no puedes tomar decisiones que te ayuden a mejorar.

Mide, analiza y toma decisiones para gestionar mejor el tiempo #emprender

#36. Aplica lo que ya sabes

El último consejo es el más importante de todos.

Es algo obvio, pero se olvida: si no aplicas lo que aprendes, es como si no lo supieras. Y, claro, tampoco obtendrás ningún beneficio.

El escritor del siglo XIX Johann Wolfgang von Goethe lo decía así: “Con saber no basta; tenemos que aplicar. Con querer no es suficiente; se debe también hacer”.

No basta con querer. ¡Hay que pasar a la acción! #emprender

Fuente: https://getpocket.com/@jmma/share/2598819