8D- Las 8 disciplinas para la resolución de problemas

Por Edlene Banachi

Hay muchos métodos utilizados por los profesionales de la calidad para hacer el tratamiento de problemas y también mejorar procesos, ya sea el PDCA, DMAIC, MASP, FMEA, entre otros. En este texto, voy a hablar sobre el proceso de resolución de problemas 8D, o también conocido como las 8 disciplinas para la resolución de problemas.

Este método fue desarrollado por la Ford Motor Company en las décadas de 60 y 70, y en el 90 se añadió otro “D”, pero como es un D0 (cero), el nombre se mantuvo 8D. Su objetivo es ayudar a los equipos a eliminar de una vez el problema y evitar que ocurran de nuevo. Al principio el 8D fue más utilizado en las industrias, pero hoy en día, cualquier empresa puede aplicarlo, así como los otros métodos.

8D – Las 8 disciplinas

El 8D es un método que enfatiza la sinergia del equipo de trabajo, por lo que va desde el plan para tratar el problema hasta la conmemoración del resultado, lo que ayuda a construir una cultura donde el trabajo en equipo consolida las nuevas prácticas adoptadas. Para comprender el método, voy a hablar un poquito de cada D.

D0 – Plan

El 8D es un proceso extenso e involucra a muchas personas, por eso es utilizado generalmente para problemas grandes, y difíciles de resolver, es por eso que antes de ponerlo en practica, es importante asegurarse de que es la herramienta correcta para el trabajo. Tambiém  preguntarse ¿Es necesario abrir un proceso 8D para resolver esto? o aplica mejor el ¿Diagrama de Ishikawa ?, 5 Por qué, ¿alguna de estas metodologías podrian resolver?

Generalmente, usamos el 8D para situaciones muy críticas, si son problemas más esporádicos o reincidencias, evalúe otras herramientas que también pueden ayudar mucho.

D1 – Construcción del equipo

En esta fase formaremos el equipo que trabajará para resolver el problema. Los elegidos deben ser personas clave que puedan contribuir a llegar a la solución del problema y que, en cierto modo, son impactadas por el asunto en cuestión. Pueden ser personas de diversas áreas, pero que pueden generar valor en esa solución.

Como esta es una metodología orientada a las personas, es importante recordar que el trabajo en grupo es esencial para que al final, el resultado en equipo sea mejor que la suma de los individuos.

D2 – Descripción del problema

Aquí el trabajo es para hacer una descripción clara de lo que sucedió. ¡Un problema bien descrito es casi la mitad del camino caminado! Por lo tanto, es casi una investigación, usted debe reunir la mayor cantidad de información posible, recogiendo historias, evidencias, testimonios, para que las decisiones se toman con calidad.

En esa fase podemos adoptar como herramienta el 5W2H y conocer lo que sucedió, donde, cuándo, cómo, quién causó, cuánto le costó y el porqué de eso ocurrió. Por supuesto, usted puede usar otras herramientas, si así lo prefiere, pero nunca olvide el objetivo principal: Detallar el hecho.

D3 – Desarrollar un plan provisional de contención

Mientras la investigación de la causa ocurre, nuestro cliente todavía está expuesto al problema , por lo que debe establecer un plan provisional de contención para garantizar que sus clientes no “queden en la mano”. No siempre es posible resolver todo rápidamente, por lo que es importante tener acciones que ayuden al proceso a continuar, aunque no definitivamente.

D4 – Identificación y eliminación de la causa raíz

Ahora que ya ha logrado definir una solución provisional, es el momento de hacer el análisis de causa y efecto para encontrar la fuente del problema. Usted puede utilizar el diagrama de Ishikawa, 5 porqués, o cualquier otra herramienta que usted prefiera para apoyar su análisis.
Una vez encontrada, el equipo puede discutir las acciones que se pueden ejecutar para eliminar el problema de forma que no ocurra más.

D5 – Acciones correctivas permanentes, elección y verificación de la solución

La solución elegida no debe generar nuevos problemas, o generar un resultado que resuelve el problema parcialmente, entonces en esa fase tenemos que decidir la mejor acción correctiva para eliminar, de hecho, aquella causa raíz y gestionar los cambios que esto puede crear.
Este análisis debe evaluar si las acciones no se basaron sólo en opiniones sin fundamento, suposiciones, o si no hay negligencias en el plan. La idea es verificar si la solución resuelve el problema  o traerá más “dolores de cabeza”.

D6 – Implementación de una solución permanente

Si usted ha hecho un trabajo bien hecho hasta aquí, usted está preparado para implementar la solución elegida, con el objetivo de nunca más oír hablar del problema. En esta fase es necesario monitorear la ejecución y también los resultados a corto y largo plazo y también remover la acción de contención para ¡establecer la solución definitiva! Podemos recurrir a herramientas como PokaYoke durante este paso, por ejemplo.

D7 – Prevención del problema, evite que el mismo aparezca de nuevo

No siempre, la solución que elegimos como perfecta asegurará que el problema no suceda de nuevo. En esta fase, con un pensamiento basado en riesgos, usted analizará el fallo de manera sistémica, y modificar otros procesos y procedimientos interconectados para solucionar el problema para hacer que la mejora se establezca en todo, y no sólo en un lugar aislado. Usted puede reunir el mismo equipo, ahora con una visión ampliada sobre el todo, para discutir sobre el problema y si hay otras formas de que aparezca de nuevo.

No dejes de utilizar herramientas como FMEA, Matriz de Riesgo para ayudarte.

D8 – Celebre el éxito del equipo, cierre y reconozca el esfuerzo de todos los involucrados

Muchas veces hacemos varios proyectos y por no formalizar el cierre del proyecto, parece que el trabajo no ha sido valorado. ¡Entonces, esa es la fase donde usted reconoce las contribuciones del equipo y el resultado generado! Comunique ese trabajo por la empresa, eso ayudará en el reconocimiento y hará que el resultado de la calidad sea percibido por otras áreas.
Usted puede hacer un informe, regalar los equipos (ni que sea con una paloma o un chocolate), y deje claro que el trabajo fue importante para el resultado de la empresa.

Las 8 disciplinas llevan a la organización a la práctica de la colaboración. Para un mismo problema será necesario la participación de diferentes personas, diferentes percepciones, y eso resulta en la construcción de una solución más amplia. Pero, si no existe comunicación, no existirá 8D.

El 8D es un proceso un tanto grande y utiliza varias herramientas durante el tratamiento. Por eso, es necesario que las informaciones encontradas en el camino de las 8 disciplinas estén asignadas en un flujo claro. Cuando encontramos una herramienta adecuada para conducir ese proceso, tenemos grandes posibilidades de llegar al final sin perderse o dejar cabos sueltos.

Fuente: https://blogdelacalidad.com/8d-las-8-disciplinas-para-la-resolucion-de-problemas/