KPIs. Cómo usar indicadores clave para ayudarte en tu negocio

Por Andrés López

¿Sabes que son los KPI? ¿Quieres saber cómo usar estos indicadores para poder aprovecharlos en tu negocio?

Sigue leyendo el post y verás que importancia tienen para que puedas desarrollar con éxito tu negocio.

Una de mis obsesiones en los negocios es medir, medir y medir. Todo lo que se mide se puede mejorar. Aquello que no se mide no sabemos si funciona.

Por eso los KPIs deben de convertirse en tu principal aliado.

Ya sé que el mundo de la medición y de la analítica a veces te puede dar un poco de grima, pero es vital para tu negocio saber que está pasando, cuando está pasando y, a ser posible, porqué está pasando.

Si no tenemos estos datos, a veces las decisiones que tomamos son algo parecido a  chuparse el dedo y levantarlo a ver por donde sopla el viento, y en los negocios eso significa, generalmente, “palmar pasta”.

Sé que, sobre todo para autónomos y pequeñas empresas, la urgencia manda y que te queda poco tiempo para dedicarlo a mediciones y analíticas pero la tarea que te propongo de establecer unos KPI, es muy importante. A medio plazo es vital para tu negocio. Te sugiero que no la aplaces más de lo necesario.

Estoy seguro que, cuando conozcas como y de qué manera te pueden ayudar los KPI en tu negocio y pongas en marcha un buen sistema de medición de indicadores para tu proyecto, ya no podrás vivir sin él.

Mi intención con este post es acercarte un poco el “maravilloso mundo de los KPIs”

KPI. Significado.

Como está bien que nos habituemos al lenguaje que se utiliza en ciertos ámbitos de negocios, y este es uno que seguramente te vas a hartar de oír, te comento que el acrónimo KPI viene del ingles «Key Performance Indicator» y en castellano se traduce, generalmente, como “Indicador Clave de Desempeño”.

También te lo podrás encontrar traducido como «Indicador Clave de Rendimiento».

¿Qué función cumplen los indicadores KPIs?

Realmente son cifras que nos van a ayudar a saber si las estrategias y acciones, que tenemos puestas en marcha en nuestros negocios, están dando los frutos que esperábamos o, si por el contrario, no están funcionando como deberían.

Como sabes, siempre que ponemos en marcha una estrategia y unas acciones, tenemos que fijarnos un objetivo. Son estos indicadores los que nos van a ayudar a saber si estamos cumpliendo nuestros objetivos y también deben ayudarnos a tomar decisiones que nos permitan optimizar esas acciones o, en su caso, saber porque no acaban de funcionar.

Esa sería la función de los KPIs.

Por tanto son KPIs todos aquellos indicadores que te ayuden a conocer que rendimiento está teniendo cualquier área o acción que pongas en marcha en tu empresa y que, una vez los analices en conjunto, te ayuden a tomar decisiones sobre esta área o acción.

Te hago unas aclaraciones y te pongo unos ejemplos:

• En el mundo online son típicos los de analítica de páginas webs o de tiendas online y, en general, son sencillos de conseguir porque existen multitud de herramientas que te los ofrecen. Visitantes únicos, Porcentaje de rebote, Tiempo de permanencia en página, Carrito de compra medio, etc. En la analítica online el problema suele ser el saber escoger.
• En offline suelen ser más difíciles de conseguir pero aun así son absolutamente necesarios. Ejemplos: Visitantes que entran en la tienda, Porcentaje de visitas que compran, Ticket medio de compra, Grado de satisfacción del cliente con el producto o servicio,… A veces tenemos que implantar nosotros mismos nuestro propio sistema de medición para el indicador.

Características de un buen KPI.

1.- Debe ser cuantificable: Es decir, que lo puedes medir y asignarle un valor. Esto a veces no es sencillo pero, como te he dicho antes, debes establecer sistemas de medida para los KPIs. Por ejemplo: ¿Cómo valoras la satisfacción de tu cliente? La satisfacción es algo “intangible” pero puedes elaborar encuestas que te aporten un valor numérico para medir este aspecto.

2.- Debe ser específico: Están referidos a un aspecto en concreto del negocio.

3.- Debe ser comparable: Vas a tener que comparar la evolución en el tiempo de estos indicadores o bien comparar con respecto a otras acciones. Por tanto escoge de manera que luego puedas hacer comparaciones.

4.- Debe ser relevante: Por supuesto, fijamos KPIs para conseguir valorar y mejorar, por lo que no podemos perdernos en métricas que realmente no vayan a aportarnos una información de valor para nuestro negocio.

Consejos para usar estos indicadores.

Aquí van unos consejos que te pueden ayudar:

• Plantea unos KPIs generales de tu negocio (gastos fijos, gastos variables, facturación, rentabilidad,…), no más de 4-5, que te ayuden a valorar cual está siendo el rendimiento general que consigues con tu negocio. Construye un CUADRO DE MANDOS que los recoja y, como debes haberte planteado unos objetivos, mira si los estás consiguiendo y toma decisiones. Revísalo periódicamente, depende de tu negocio puedes hacerlo mensual o trimestralmente y anualmente.
• Cada área del negocio debe verse reflejada también con sus propios indicadores de desempeño, en este caso escoge 2-3 por área que te ayuden a valorar como está funcionando. Valora también periódicamente.
• Cada acción que pongas en marcha también debe tener unos objetivos y por tanto debes fijar unos KPIs (también 2-3) que te ayuden a valorar si se están consiguiendo, que te ayuden a comparar con acciones similares pasadas o futuras y que te permitan ver si estás consiguiendo retornar la inversión. Cuando finalice la acción que hayas puesto en marcha recoge los resultados de los KPIs que hayas establecido y guarda para comparar.
• No caigas en el error por exceso ni por defecto. He trabajado en multinacionales con cuadros de mandos de 5 hojas que no había por dónde meterles mano, y con pequeñas empresas que a duras penas saben lo que facturan y lo que gastan. Los KPI son vitales para tu negocio, pero úsalos con cabeza.
• Si dominas o tienes a alguien en tu equipo que controle alguna herramienta para graficar (Excel por ejemplo) , te aconsejo que construyas gráficas con los que puedas, con el fin de luego, prácticamente de un vistazo, poder valorar.
• Si te has decidido a usarlos, que deberías, no es para que luego no analices. Como te he dicho evalúa periódicamente y saca conclusiones. No sirve de nada que midas y luego no analices. Tu cuenta de resultados te lo agradecerá.

Conclusiones

Como te he comentado al principio del post, es posible que no seas un fan de la medición y de la analítica pero te aseguro que un buen sistema de KPIs te va ayudar a tomar decisiones que, de otra manera, probablemente te pasarían desapercibidas.

En el momento en que implantes este sistema en tu negocio y te acostumbres a usarlo con frecuencia estoy seguro de que te ayudará a mejorar los resultados que estás consiguiendo.

Te animo a que nos comentes más abajo si ya tienes un sistema de medición implantado en tu negocio y si te parece útil, o si por el contrario, te parece que la inversión de tiempo que te va a suponer no vas a poder rentabilizarla.

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Fuente: https://andreslopezh.es/kpi-indicadores/