La gestión de Recursos Humanos en las PyMEs

Mantener una gestión de Recursos Humanos puede no estar considerado en la planificación presupuestaria de una PyME. Mucha gente piensa, hoy en día, en iniciar un negocio y al hacerlo se entusiasma con diversos planes y expectativas. Dado que vivimos un momento en que el emprendedorismo está cada vez más incentivado y más gente está emigrando de la condición de empleado para la de empresario. No importa si es por decisión propia, si por ser empujado a ello por la situación económica, si porque se trata de un joven millenial con un propósito claro y definido de contribución a la sociedad o si es como alternativa frente a la tendencia conocida como precarización del trabajo. El hecho es que la intención de convertirse en un empresario PyME es una tendencia que se ha instalado en la sociedad y es necesario contar con una gestión de Recursos Humanos.

No obstante, aún son muchos los desafíos de emprender en Argentina. Los mismos van desde enfrentar la fase inicial de un emprendimiento formal, lo que seguramente por sí solo ya genera un verdadero trastorno en la vida de cualquier emprendedor, hasta el mayor de todos los desafíos: mantener la empresa competitiva en el mercado garantizando la satisfacción de sus clientes y los resultados sustentables de negocios.

Es importante poseer una buena estructura física, recursos financieros suficientes para mantener la operación rodando, tecnología con sistemas y controles que faciliten el día a día de la empresa. Todo eso, sin ninguna duda, está en su radar cotidianamente. No obstante nada sustituye el papel estratégico de las personas para hacer que la misión de una empresa sea una realidad y alcance el éxito.

Por eso, buscar la excelencia en la gestión de Recursos Humanos es tan importante en las PyMES (cualquiera que sea el ramo de negocios) ya que las mismas muchas veces acaban teniendo que competir con grandes empresas contando con un presupuesto significativamente menor que ellas.

Ahora bien, atraer, seleccionar, mantener, desarrollar y generar el compromiso de los talentos en una organización no es tarea de las más fáciles. Es necesario tener algunos conocimientos específicos más allá de aquellos relacionados a la tecnología y operación del negocio de la empresa, ya que la gestión de Recursos Humanos suele estar al frente de estas actividades.

Existen alternativas que una PyME puede adoptar que van desde interesarse y conocer las prácticas de empresas ya consolidadas (adaptándolas a su propia realidad organizacional) hasta contratar los servicios de una gestión de Recursos Humanos, donde un profesional capacitado podrá apoyar con ideas y trabajo en el diseño, desarrollo y operación de algunos procesos y actividades de una gestión de Recursos Humanos para su PyME.

Para esto es importante contar con el conocimiento de algunas acciones básicas para poder adoptar y discutir acerca de la gestión de Recursos Humanos. Uno siempre tiene que informarse, más allá de que alguien más capacitado sea el que finalice con la tarea, siempre hay que saber de qué se está hablando.

Roles y funciones definidos

Es un hecho que “hacer de todo” puede ser valorizado en una PyME pero también se corre el riesgo de hacer con menor calidad y menos foco.

Para aumentar el compromiso del equipo con los resultados es importante que cada uno conozca su papel y los objetivos de las funciones que realiza, es fundamental en una gestión de Recursos Humanos. Además, teniendo este levantamiento bien hecho y de acceso a todos, es más fácil seleccionar nuevos profesionales y hasta dimensionar el equipo necesario en cada sector/actividad de la empresa.

Contratar con conciencia

A veces nos encontramos con personas conocidas, amigos o un pariente en búsqueda laboral pero hay que saber que esa no es condición suficiente para contratar un profesional.

Al hacer una contratación hay que cerciorarse que el profesional contratado tenga el perfil de conocimientos y competencias compatibles con el cargo y que, además, tenga valores alineados a los valores y creencias de su organización. No hacerlo, por más complicado que parezca, puede traer problemas de compromiso personal, ambiente grupal y, en definitiva, de productividad. Recordar el dicho de que en una PyME “somos pocos y nos conocemos mucho”.

Si hay condiciones para esto, es necesario contar con alguien que actúe en el equipo de gestión de Recursos Humanos para evaluar a los candidatos. Al final puede ser muy bueno contratar profesionales que tengan afinidades con aquellos que ya están en la empresa. También es importante la capacitación de los gestores de una empresa en cómo entrevistar y evaluar a un candidato.

Promover la integración

Mucha gente cree que promover la integración del recién llegado está relacionado sólo con que conozca “las reglas aquí dentro”, con eventos agradables donde “vamos a conocernos mejor sin hablar de trabajo” o hacer que él mismo sepa “quién es quién en la empresa”.

Integrar al recién llegado al equipo de forma estratégica es mucho más que promover el conocimiento mutuo. Debe asegurar el conocimiento sobre el negocio, la alineación del nuevo colaborador con la cultura de la empresa y la “forma en que hacemos las cosas por aquí” cuando se toman decisiones o se resuelven dilemas.

El primer día de cualquier nuevo empleado en una empresa es el momento de la primera experiencia de este como parte de esa comunidad de trabajo, de la primera imagen que el mismo se formará de su organización… y todos sabemos bien ¡el trabajo que da cambiar una primera imagen!

Es clave seguir aclarando posibles dudas que aún existan o explicar lo que la empresa espera de él, cualquiera sea el cargo o la función que este nuevo colaborador irá a ocupar. Esta es una actividad esencial en el proceso de gestión de Recursos Humanos y, por lo tanto, debe ser planificada con antecedencia. No realizarla puede dificultar, y mucho, la atracción y retención de sus talentos.

Conocer la competencia del equipo

Las competencias son medidas por la capacidad que el profesional tiene de unir sus conocimientos, habilidades y actitudes para producir un resultado, cualquiera sea el tipo de este, con su desempeño.

De esta forma, para que una empresa tenga éxito a través de las personas, es necesario identificar sus competencias y cómo cada uno puede contribuir a los objetivos de la organización tanto hoy como en el futuro cuando la empresa crezca. Tener una opinión gerencial formada sobre las competencias presentes (el desempeño) y la capacidad futura de desarrollarlas (el potencial) puede ser su principal aporte gerencial a su propio emprendimiento.

Por último, no hay que guardarse esa opinión gerencial para uno mismo o para decirla en los “malos momentos”. Por el contrario, es bueno conversar de forma frecuente y explícita con los colaboradores sobre su desempeño y su potencial de forma individual, y ofrecer diálogos significativos sobre un asunto que mucho les interesa: su situación actual y su futuro en la Empresa.

Promover la capacitación y el desarrollo del equipo

A veces se piensa que capacitar y desarrollar a un equipo implica necesariamente costos elevados. Más allá de reflexionar sobre el costo de no capacitarlo y/o desarrollarlo, aquel pensamiento no tiene que ser necesariamente verdad.

Muchas veces, es posible realizar estas acciones internamente, con una gestión de Recursos Humanos, aprovechando su propia experiencia o las capacidades del personal que ya forma parte de la empresa; aunque esto no excluye la importancia de las capacitaciones externas incluyendo aquellas gratis o subsidiadas ofrecidas por instituciones de apoyo oficiales o privadas a las PyMES.

Estimular la comunicación abierta

En una empresa donde la comunicación abierta está presente, las personas se sienten seguras para dar y recibir feedback, ofrecer sugerencias de mejora en los procesos o, de una u otra manera, contribuir de forma activa al crecimiento de la empresa.

Esto, por supuesto, incluye la atención especial a los profesionales de una empresa que ejercen una función (no importa el nombre del cargo) que incluye responsabilidad de gestión sobre el desempeño de los colaboradores individuales.

Sentirse parte de la organización y convivir con la sensación de poder ser escuchado es la mejor herramienta de compromiso individual y de retención de talentos que un gerente tiene a mano.

Ofrecer beneficios y ambiente atractivos

Difícilmente una PyME será capaz de pagar los mejores salarios del mercado. Mismo que pudiese, esa es la solución más cara y menos efectiva. Quien viene o se queda sólo por salario, fácilmente se va, también, sólo por salario.

Es posible compensar diferencias salariales (con relación al mercado o a la función), ofreciendo beneficios y condiciones de trabajo que no siempre implican en grandes costos para la empresa como, por ejemplo, horario flexible, oportunidad de capacitación, días para actividades relacionadas a los estudios, participación en el proceso decisorio adecuado, convenios, premios por productividad, acciones de reconocimiento, agradecimiento personal cuando merecido, etc.

Se sugiere hacer un estudio interno sobre lo que los colaboradores entienden que puede ser un beneficio valioso para ellos. Así se podrá tomar decisiones cada vez más acertadas. Por último, y no menos importante, hay que pensar en los beneficios como una inversión en el ambiente organizacional y no como un simple costo económico.

Realizar las reuniones necesarias y hacerlo de forma efectiva y previamente planificada

En general, cuando el equipo es pequeño, existe la sensación de que todo el mundo “está viendo lo que está pasando” y que “las necesidades de cambio son obvias”. Esto no siempre es verdad.

Las reuniones de comunicación de resultados, de alineación de expectativas o definición de estrategias o “simplemente” para escuchar a los empleados, son fundamentales para el buen desarrollo de los negocios y para generar un ambiente de compromiso en el equipo.

Siendo así, es importante realizar las reuniones estableciendo y siguiendo una agenda, bien como informar la misma previamente a los participantes para que los mismos puedan llevar sus contribuciones preparadas. Sólo así se podrá esperar y pedir una participación efectiva de los presentes. Mantener los asuntos dentro de lo pautado para que la reunión tenga foco y preste atención para na caer en la trampa de “aprovechando que estamos reunidos, vamos a tratar también de….” ya que los asuntos, en general, son más que el tiempo disponible de los presentes, ahí incluido el de uno.

Si la cultura de la empresa tiene (o quiere tener) aspectos tales como agilidad, productividad o respeto por los otros, cumplir y hacer cumplir los horarios de inicio y finalización de las reuniones es una de las formas más fáciles, visibles y poderosas de darle vida a la cultura.

Tener presente y visible el clima laboral de una PyME

A través de una Encuesta de Clima Laboral se podrá ver a la PyME con los ojos de los empleados e identificar las oportunidades de mejora que marcarán toda la diferencia en la atracción y retención de talentos. Por tratarse de un proceso que demanda imparcialidad, es recomendable contar con el apoyo de un profesional externo de la gestión de Recursos Humanos, tanto en la operacionalización de la misma cuanto en la interpretación de los resultados.

Ahora bien, se puede pensar que este asunto es superfluo para una PyME. Sin embargo, es importante saber que cada vez más los bancos están solicitando y usando los datos de las Encuestas de Clima Laboral como uno de los componentes para establecer el costo financiero de los préstamos de corto plazo (working capital), bajo la premisa que el clima laboral influye en la capacidad de repago de las empresas. O sea, si no es por “el ambiente” preocúpese y monitoree el Clima Laboral de su empresa por el spread bancario.

Preparar a los líderes (formales e informales)

Líderes bien preparados y alineados a la misión de la empresa son esenciales para el desarrollo de un negocio. Identificar a los líderes, invertir en capacitarlos y ofrecer algún nivel de autonomía para decidir sobre sus áreas o procesos, es fundamental. Así, se obtendrán socios en la jornada de crecimiento rumbo al éxito.

Sea el ejemplo de todo lo que dice… o admita que no lo es, pero está intentándolo

Todo equipo es reflejo de su líder y no se olvide nunca que en su empresa ese es usted. Por eso sea ejemplo. No sirve para nada, simplemente, permitir o dejar que sucedan “cosas buenas para la gente” hechas por alguien más. Participar, involucrarse, comprometerse, actuar públicamente de forma coherente entre su discurso y sus prácticas cotidianas, ser el primero en adherir a las acciones de gestión de Recursos Humanos en su empresa son comportamientos que lo harán tornarse una referencia para su equipo.

Para llegar al éxito tan esperado, es valioso practicar constante y disciplinadamente las acciones anteriores y saber manejar la gestión de Recursos Humanos en una PyME.

Fuente https://www.evaluandosoftware.com/la-gestion-recursos-humanos-las-pymes/