8 Consejos para Implementar GTD

por Francisco Saez

GTD es una metodología de productividad personal fácil de aprender porque todo lo que enseña es de sentido común, pero difícil de practicar, al menos al principio. Hay que implementar una serie de hábitos, y crear hábitos que no se tienen puede ser duro. Es un poco como empezar a hacer ejercicio o dejar de fumar. Es fácil empezar porque todos entendemos los beneficios que tiene para nuestra salud, pero es igual de fácil abandonar después de un tiempo si no conseguimos asentar el hábito.

Aquí tienes unos consejos sobre cómo implementar GTD. Creo que pueden ser útiles tanto para los que empiezan o quieren empezar con GTD como para los que ya lo utilizan, pero tienen la sensación de que no funciona tan bien como debería:

1. Debes tener la intención. Como he dicho, para implementar GTD tendrás que crear o eliminar hábitos, y eso requiere trabajo, tiempo y disciplina. Por supuesto, el beneficio será directamente proporcional a tu inversión, pero no es gratis. ¿Estás dispuesto? ¿Estás comprometido a hacer lo que tengas que hacer para lograr tu objetivo? Si vas a probar por probar, sin intencionalidad, seguramente perderás el tiempo.

2. Lee primero el libro… pero bien leído. Organízate con eficacia es el libro de David Allen donde se explica la metodología GTD (Getting Things Done es el título en su versión original). No lo leas como una novela, porque cuando lo acabes no te acordarás de la mitad de las cosas. Es un libro para aprender, así que haz una lectura productiva. Mientras lo lees, subraya lo más relevante, haz pequeños resúmenes y esquemas, y haz listas con las acciones de debes ir empezando a hacer.

3. Preocúpate del método, no de la tecnología. Muchos recomiendan empezar con un sistema de baja tecnología, y comprar un buen equipo y el material suficiente (carpetas, bandejas, archivadores, etc.), lo cual requiere bastante espacio. No es necesario, a no ser que te guste especialmente esa forma de trabajar. Por supuesto, necesitarás algún material básico (una bandeja de entrada física, una libreta y un boli, al menos) pero no hace falta que retrocedas al siglo XX. Existen aplicaciones digitales que podrás conectar con tu correo electrónico y tus herramientas de trabajo en la nube y, en combinación con tu ordenador, tablet y smartphone, te harán las cosas mucho más fáciles. FacileThings es una opción fenomenal para empezar con GTD, porque, además de permitirte reunir y organizar todas tus tareas en un sólo sitio, te guía para que implementes el método de la manera correcta.

“Uno de los mejores trucos para mejorar tu productividad personal es tener herramientas de organización que adores utilizar.” ~ David Allen

4. Haz una captura inicial. David Allen recomienda una captura inicial del 100% de las cosas que tienes pendientes, lo que puede requerir perfectamente un par de días. Ese es un ejercicio bastante duro y yo no creo que sea totalmente necesario. Puedes hacer una captura inicial de todo lo que te venga a la mente durante, digamos, un par horas, y después ir recopilando cosas de manera incremental, según te lleguen. Si haces las Revisión Semanales correctamente, irás corrigiendo la captura inicial y en poco tiempo tendrás el 100% de tus cosas en tu sistema sin pasar por un proceso tan agotador. La captura o recopilación es siempre el punto de entrada a GTD. Si alguna vez te caes del vagón, la forma de volver a subirte de nuevo es recopilar todo lo que tengas pendiente (vaciar la mente).

5. Procesa y organiza tu captura inicial. Tómate un descanso, porque esto también llevará su tiempo, pero cuando termines ya tendrás tu sistema GTD en funcionamiento. Para cada una de las cosas que has recopilado, debes pensar exactamente de qué se trata, escribir su enunciado de forma clara y colocarla en la lista adecuada (o hacerla, si es que se puede hacer en menos de dos minutos).

6. Juega con la 5 fases del flujo de trabajo. Recopila, procesa, organiza, revisa, haz. En los primeros días de implementación repite tan a menudo como puedas el flujo de trabajo completo para asimilarlo bien, pero sobre todo, para que sientas los beneficios de la metodología. Todo bajo control y sin estrés.

7. Ahora que tienes el control, ve a por la perspectiva. Después de unas semanas en las que ya dominas el flujo de control y has alcanzado cierta estabilidad, es el momento de ir un paso más allá. Todo lo que haces, tus proyectos y tareas de cada día, deberían obedecer a objetivos de mayor alcance y dar un significado a tu vida. Es lo que se llama perspectiva o enfoque vertical en GTD. Ahora puedes definir tu propósito, objetivos y áreas de responsabilidad, y asegurarte de que tus proyectos y acciones están alineadas con ellos. Si no es así, puede que estés viviendo la vida que otros quieren que vivas, y eso no mola.

8. Consejo final: Simplifica. No trates de que sea perfecto. El exceso de análisis puede llevar a la parálisis y a que aborrezcas tu organización. Utiliza la mínima cantidad de herramientas posible, porque el trabajo mental que debes hacer para mantener un conjunto de sistemas en equilibrio puede ser abrumador. Reduce el número de bandejas de entrada al mínimo (el ideal es una), porque si tienes que ir a varios sitios para procesar tus cosas, te cansarás pronto. Usa la cantidad mínima de contextos y categorías para que la clasificación de tus cosas sea útil, pero no engorrosa.