por Mikoel
Brian Tracy, en su libro «Eat the frog», nos presenta una serie de pautas para ayudarnos contra la procrastinación.
La rana simboliza la tarea más importante que tenemos que realizar; pero también lo que que con mayor probabilidad vamos a retrasar.
Estas 21 pautas a seguir nos servirán para organizar y gestionar nuestro tiempo de forma óptima, para conseguir ser disciplinados y desarrollar hábitos que nos permitan alcanzar nuestros objetivos.
La primera pauta y probablemente la más importante de todas es definir claramente tus objetivos y no desviarte de ellos:
Está demostrado que nuestra capacidad a planificar y decidir es nuestra mejor arma para evitar la procrastinación.
Debes siempre empezar por hacer una lista. A medida que vayas completando tareas, márcalas para poder visualizar tus progresos y motivarte.
Una visión a largo plazo influye considerablemente en tu comportamiento y tus decisiones a corto plazo. De hecho, algo que pueda tener consecuencia a largo plazo es, por definición, algo importante que tienes que priorizar. Incluso si esto implica sacrificios hoy debes tener en cuenta que los beneficios serán mayores en el futuro.
Para definir las áreas de resultados clave debes preguntarte ¿Por qué y para qué he sido contratado?
Cada puesto de trabajo puede dividirse entre 5-7 áreas claves que dependen totalmente y solamente de ti por lo que si no consigues los resultados nadie más lo hará.
La regla del 80/20 es uno de los conceptos más interesantes en cuanto a gestión del tiempo. De hecho, se puede aplicar a todos los ámbitos económicos. Por ejemplo, se dice que el 20% de nuestros esfuerzos nos permitirán alcanzar el 80% de nuestros resultados, o que el 20% de nuestros clientes representarán el 80% de nuestras ventas.
Ser eficiente y productivo depende en buena parte de tu condición física, mental y psicológica. Nuestra productividad desciende después de una jornada de 8-9 horas pero durante el día tenemos fases en las que somos más productivos.
Cuando elabores tu lista de «To do» del día siguiente pon una A-B-C-D-E delante de cada punto de tu lista antes de empezar a hacer nada.
Una A significa que la tarea no sólo es importante sino imprescindible. Tienes que completarla porque las consecuencias de conseguirlo o no son importantísimas. Una B corresponde a algo que debes hacer pero cuyas consecuencias son de menor alcance. Nunca se debe hacer una B antes de hacer una A. Una C representa tareas agradables pero no imprescindibles. Si pones una D delante de una tarea, definitivamente puedes delegar su ejecución y finalmente si otorgas una E a una tarea puedes eliminarla de tu lista ya que su impacto es nulo.
La causa más frecuente de la procrastinación y otros retrasos es la falta de confianza en nuestras habilidades. Si somos conscientes de nuestras limitaciones sobre un trabajo lo más probable es que acabemos sin empezarlo. De lo contrario, si sabemos que podemos hacer el trabajo bien, seremos entusiastas y llenos de energía y, con toda seguridad, evitaremos la procrastinación.
Por ello es fundamental sentirse preparado y eficiente en las áreas claves pero hay que mantener y trabajar nuestras habilidades, ampliar nuestro conocimiento a diario para no quedarnos atrás.
Tu confianza y motivación aumentarán a medida que aprendes y, cuanto más aprendas, mayor será tu capacidad para aprender.
Asegúrate de tenerlo todo preparado a mano antes de empezar. Ordena y limpia tu escritorio para tener sólo una tarea en él.
Hay cosas que puedes hacer que pueden ser extremadamente valiosas para ti u otras personas. Identifica estas áreas únicas y conviértete en un especialista.
En toda tarea, pequeña o grande, hay un factor, un obstáculo, una limitación que determinará la velocidad con la que se podrá completar para alcanzar nuestros objetivos.
Tienes que focalizarte en identificar este factor limitador, porque una vez lo hayas conseguido tus progresos se multiplicarán. Aplica la regla del 80/20 a la identificación del factor limitador.
La mejor manera de evitar la procrastinación cuando tenemos una enorme tarea delante de nosotros es concentrándonos en una acción concreta para empezar.
La procrastinación creativa es una de las técnicas más eficiente de rendimiento personal. Puesto que no tenemos tiempo para hacer todo lo que tenemos que hacer, sabemos que tendremos que procrastinar de todas formas.
Di «No» a todas esas cosas que no son relevantes para ti. Tu trabajo consiste en procrastinar esas tareas que no tienen mucho valor y así disponer de más tiempo para realizar otras que si lo tienen.
Esta ley dice que no hay nunca tiempo para hacerlo todo, pero siempre suficiente tiempo para hacer lo más importante.
Cuando te quedas sin tiempo y las consecuencias por no completar una tarea son muy serias, siempre encuentras tiempo para acabarlas, incluso en el último momento. El problema es que tienes que trabajar bajo presión y con mayor estrés, por lo que surge falta de rigor y se pueden multiplicar los errores.
Sólo un 2% de las personas son capaces de trabajar sin supervisión. Son líderes.
Tu trabajo consiste en ponerte la presión y no esperar que otra persona lo haga en tu lugar. Debes escoger tus ranas y comértelas por orden de importancia.
Conviértete en tu coacher personal, habla contigo mismo, motívate y felicítate. Tu auto-estima, la opinión que tienes de ti mismo, es determinante.
Una de las técnicas más efectivas para evitar la procrastinación y hacer cosas más rápidamente es empezar por la tarea más difícil de todas.
Cuanto más rápido te muevas más energía sientes. Cuanto más rápido te muevas más cosas podrás hacer y mejor te sentirás. Cuanto más rápido te muevas más experiencia y conocimiento podrás adquirir. Cuanto más rápido te muevas más competente serás en tu trabajo.
Uno de los motivos de la procrastinación es que esas tareas tan importantes nos parecen enormes e inalcanzables. La mejor técnica es la de desmenuzar esta enorme tarea en pequeñas sub-tareas que completaremos una tras otra.
Prográmate cada día largos periodos de tiempos durante los cuales no estarás interrumpido y utilízalos para trabajar en tu tarea más importante.