Empresas, empleados y home office: guía práctica para que todos ganen

En muchos países aún hoy se discute la posibilidad de que los empleados trabajen desde su casa, ya sea por motivos operacionales, por una licencia prolongada, por beneficios adicionales o por situaciones coyunturales.

Todo esto tiene una lógica: desde las empresas al hablar de este tema, afirman que no todos se adaptan, no siempre cumplen a rajatabla sus responsabilidades, y, además, puede ser que se distraigan y que no dispongan del espacio apropiado para hacer su trabajo a conciencia. En tanto, los empleados reclaman mayor flexibilidad, disposición a encontrar nuevas formas de optimizar los tiempos, y que en las oficinas no siempre se logra alcanzar el máximo potencial que tendrían para dar.

La expresión “home-office” se traduce literalmente como “trabajo en casa”; sin embargo se aplica a cualquier otro espacio distinto a lugar fijo o preponderante donde una persona necesita desempeñar sus actividades.

Ya sabemos que la tecnología es el aliado indispensable para implementarlo con éxito; ¡qué sería de las personas y empresas si no tuviésemos acceso a Internet de velocidad, a una cierta seguridad en transferencia de datos y a la posibilidad de estar conectados permanentemente!

De allí que las empresas necesitan esforzarse por adaptar y adoptar sus políticas de funcionamiento, previendo las proyecciones que, para 2020 en el mundo, habrá casi un 50% de personas desempeñando teletrabajo a distancia. En Sudamérica el índice es más conservador: se habla de un 20%.

Se teletrabaja desde siempre

Los esquemas tradicionales de un empleado cumpliendo un horario fijo, marcando tarjeta, van dando a paso al trabajo por resultados. Y aquí reside algo fundamental del teletrabajo: las organizaciones deben actualizarse para poder liderar a distancia, y los empleados, a trabajar como si estuviesen en su escritorio todos los días. Para lograrlo se requiere un alto compromiso de ambas partes.

Lo cierto es que el home-office permite conciliar mejor la vida personal y profesional, contribuyendo a resolver algunas situaciones con una mayor equidad. De hecho, la mayoría de los emprendedores empezaron trabajando en su casa mientras desarrollan sus empresas. Hoy es factible lograrlo, siempre que se garanticen ciertas condiciones básicas, que deben estar reguladas de ambos lados: las empresas y los colaboradores. 

Políticas de home-office en las empresas

En los últimos años se observa una tendencia creciente a que la “marca empleadora” de muchas organizaciones incluya la posibilidad de trabajar total o parcialmente desde casa. Uno de los argumentos es que buscan lograr una mayor productividad y automotivación mientras se cumplan los resultados, que son medidos y seguidos paso a paso por el responsable de esa persona.

Aunque hay que tener en cuenta que no todos los puestos pueden trabajar a distancia: hay tareas insustituibles que requieren estar en la oficina o planta de la empresa.

Esta guía busca ayudar a las empresas a establecer una política de trabajo a distancia para sus empleados, y a que se cumpla efectivamente. Para los empleadores:

1. Determinar quiénes pueden trabajar desde casa. Las personas desorganizadas y que necesitan que se les esté detrás para que cumplan, definitivamente no son buenos candidatos. Se podría probarlos de a poco. En el caso de que la empresa decida que su política es trabajar sólo en su oficina, será necesario establecer cuáles son las excepciones -por ejemplo, una crisis, peligro en la calle que atentaría la integridad del empleado, falta de transporte, cortes de energía eléctrica, etc.- y en esos casos se activaría el protocolo de home-office.

2. Equipamiento esencial para trabajar. La empresa evaluará las condiciones básicas para que los empleados puedan hacer eficazmente home-office: escritorio y espacio suficiente para poder enfocarse en la tarea, a proveer por el colaborador; conectividad de alta velocidad -a veces se comparte el costo-; computador con los programas y accesos adecuados; teléfono celular corporativo o con reintegro de gastos proporcionales; y, sobre todo, procedimientos claros para la medición del rendimiento y resultados.

3. Seguridad de la información. Al trabajar desde casa habrá datos de la empresa que estarán circulando. La empresa deberá garantizar el proceso de encriptación de datos, mientras que el empleado será totalmente responsable por el uso que hace de la información.
4. Supervisión permanente y reportes del resultado. Hay mucha tecnología para trabajar colaborativamente en equipo en forma remota. Lo importante es entrenar a los líderes de equipos en que cada persona trabaje en su nivel apropiado, y establecer los protocolos de comunicación: cómo se contactarán, de qué forma se evaluará el resultado del teletrabajo (ya sea fijo o esporádico), y cómo se puede mejorar.

5. Riesgos de trabajo. Generalmente las coberturas están circunscriptas a determinados espacios y ámbitos; es importante asegurarse de contemplar los aspectos de riesgos, salud y cualquier otra incidencia, como un robo de materiales de trabajo.
6. Hacer una política escrita. Un error es dejar todo en palabras o autorizaciones verbales. El home-office necesita de un documento escrito, legal y firmado por la empresa y cada empleado. En él se dejará en claro el nivel de desempeño que el empleado asegura que mantendrá. Al mismo tiempo, la empresa podrá auditar de diferentes formas: por ejemplo, en muchas empresas los empleados con este beneficio tienen que mantener una asignación mínima de horas diarias como jornada laboral; y en otras, se registran los horarios de conexión a la red como certificación de que, efectivamente, están en actividad. A su vez, el empleado también debe saber que el incumplimiento de sus funciones haciendo home-office tendrá la misma fuerza legal que si estuviese en la oficina.

Para el trabajador: ventajas y responsabilidades

Además de ahorrar en gastos de traslado y comidas, y de permitir un equilibrio entre la vida personal y profesional, se busca que el home-office estimule la motivación, la productividad y una mayor satisfacción hacia la tarea.

También tienen sus contras: no es fácil hacer home-office; se requiere ser extremadamente ordenado y organizado, y hay que esforzarse en mejorar la comunicación con los pares y jefes ya que será a distancia. Aunque cambia el entorno, no disminuye la responsabilidad sobre el trabajo final, así que se necesita ser mucho más esmerado. También hay que tener un espacio adecuado para poder trabajar confortables. Recomiendo que sea siempre el mismo lugar y en los mismos horarios, evitar las distracciones y estar disponible toda vez que sea necesario.

Esta guía de seis pasos puede ayudarte a hacer teletrabajo con eficacia:

1. Vestirse apropiadamente. No vale el pijama o la ropa de entrecasa; se permite estar cómodo, aunque no dejado ni desaliñado, porque el cerebro necesita horarios, organización y rutina.

2. Tener al día tu planificación de tareas. Ya sea en un tablero personal en tu escritorio, o en el sistema que compartes con tu líder y equipo de la empresa, necesitarás tener al día todos los procesos para cumplir en tiempo y forma, incluyendo esforzarte en demostrar resultados más que antes.

3. Disciplina y rigor. Aunque estas dos palabras tienen mala prensa, serán tus aliadas para poder mantener un alto nivel de rendimiento profesional al trabajar fuera de la oficina. En este punto, por más decaído que estés, te levantas, conectas y trabajas: no hay excusas, ya que estás igualmente involucrado que antes en tu cumplimiento laboral.

4. Disponibilidad horaria amplia para llamadas, teleconferencias y reuniones presenciales. Quienes hacen home-office tendrán encuentros frente a frente con cierta periodicidad; esto ayuda a la empatía y a mejorar el funcionamiento del trabajo en equipo. Prepara tu lista de temas a abordar y haz aportes de valor, como forma de demostrar tu entusiasmo, seguimiento y predisposición positiva.

5. No mezcles asuntos personales en el horario de home-office. Es un error que comete la mayoría de las personas; sólo harás que baje tu rendimiento y que puedan desafectarte de este beneficio de la empresa, o dejarte fuera si eres freelance o contratado.

6. Las tres “C” del home-office: Compromiso, cumplimiento, comunicación. Estas tres premisas serán fundamentales para que alcances un desempeño retador. A su vez, debes saber que es probable que te pierdas de las situaciones cotidianas que pasan en la oficina -entre ellas, toda la comunicación interna informal que se produce, ese rumor de un ascenso para alguien de tu equipo, etc.-; por lo que necesitas aprender a no lamentarte por estar afuera físicamente, o por extrañar a esos compañeros tan geniales con los que compartías horas diariamente.

Implementar un programa de teletrabajo implica también entrenar a los jefes y líderes de la empresa y a los empleados que estarán bajo esta política laboral, para que aprendan a trabajar a distancia: no es lo mismo tener a las personas a un metro de distancia que contar con la flexibilidad que impone el home-office. Para lograrlo, es necesario trabajar en equipo, facilitando una serie de encuentros para sentar las bases de cómo lo llevarán adelante, de qué forma medirán los resultados, cuáles serán los encuentros presenciales y los virtuales, y qué modalidades de liderazgo a distancia estarán vigentes.

Daniel Colombo

Facilitador y Máster Coach especializado en CEOs, alta gerencia, profesionales y equipos; comunicador profesional; conferencista internacional; autor de 29 libros.

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