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El valor de una gestión de cobros eficaz para evitar al cliente moroso

por Yolanda

¿Tienes un negocio de servicios y tu cliente no te paga?

¿Las facturas sin cobrar se acumulan en tu escritorio?

¿Cuándo y dónde empieza la gestión de un cobro?

¿Cómo ganar tiempo en la gestión de cobros?

La morosidad es un riesgo para cualquier profesional y empresario. Puede llevar a tu negocio de ser el más competitivo, a la quiebra.

Y con pocos recursos financieros, resulta aún más complicado combatirla y sobrellevarla.

Cuando las facturas sin cobrar empiezan a acumularse en tu escritorio. Es prioritario que actúes con rapidez, que tú cliente no gane tiempo.

No le conviertas con tu resignación al impago, en un cliente moroso.

No le dejes olvidarse de la deuda, por una mala gestión administrativa.

No dejes de actuar, ni paralices la gestión de un cobro, por la falta de recursos financieros y administrativos. Existen soluciones.

Que no te de vergüenza ni apuro, reclamar lo que te corresponde en tiempo y forma,  porque se vaya a enfadar tu cliente. Ni por miedo a que no vuelva a trabajar contigo.

Ese tipo de cliente, no te interesa. Recuerda que una venta se materializa con un cobro. 😉

“El tiempo es el peor enemigo del cobro” – Pere Brachfield, morosólogo.

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¿Cómo realizar una buena gestión de cobros a tus clientes para no convertirles en morosos?

Sea cual sea tu actividad. Vendas productos o servicios. Actúes como profesional o tengas una pequeña empresa. A lo largo de tu trayectoria profesional, en algún momento, si no te ha ocurrido ya, podrías caer en la trampa del cliente moroso.

Ese cliente que paga mal, tarde o nunca 😉

Un escenario que desafortunadamente, se repite con bastante frecuencia y ante el que no sabemos cómo reaccionar ni hacer frente.

Aunque la Ley establezca un plazo máximo para realizar los pagos entre empresas privadas y autónomos de 60 días, desde la entrega del servicio o producto.

La realidad es que la media en España, del periodo de pago es de unos 90 días. Y el porcentaje de facturas impagadas, supera el 5,5 %.

Ante el vencimiento de un pago puedes encontrarte con situaciones de peligro como …

  • Que tú cliente te pida más tiempo para pagarte.
  • Que tú cliente no atienda el pago en el tiempo estipulado y de la callada por respuesta.

Le consideras un buen cliente. Es un cliente de toda la vida. 😉

  • Accedes a su reclamo y le das un tiempo de cortesía, para atender el pago.
  • Vencido el pago y ante su callada por respuesta, intentas contactar para llegar a un acuerdo. Pero, dejas pasar el tiempo, para no entorpecer lo que a priori tú buena fe y voluntad, junto con el apuro y vergüenza de tener que reclamar, te hacen pensar que es una negociación de la deuda.

Y mientras tanto, tú te tienes que financiar.

El tiempo, el mejor aliado de tu cobro, pasa. Y tus posibilidades de cobrar, a los tres meses del vencimiento de la deuda, se reducen a un 25% 😉

Y al final, esto se convierte en la pescadilla que se muerde la cola. Y se produce un efecto dominó.

  • Hasta que no te paguen, tú no pagas.
  • Y si a ti no te pagan, tú no puedes pagar por problemas de tesorería y falta de liquidez.

Situaciones a las que te acostumbras e incluso llegas a ver hasta normales, en el mundo de los negocios.

Terminas aceptando la demora de los pagos y lo peor de todo, te resignas ante un impagado por falta de recursos y poco tiempo, para realizar una gestión de cobros eficaz.

¿Conoces hasta dónde pueden llegar las consecuencias de tu resignación ante un impagado?

Vas a perder liquidez. Porque a pesar de tu impagado, tú vas a seguir asumiendo los costes y gastos, correspondientes a la actividad diaria de tu negocio.

Esa falta de liquidez va a frenar tu crecimiento y desarrollo profesional.

Y lo peor de todo, si llegas a la situación de no tener liquidez para cubrir tus gastos, empezarás a financiar con los bancos tus deudas, lo que te generará intereses.

Y si no puedes pagar a los que te financian, terminarás formando parte de las famosas listas de morosos.

A partir de ahí, tus proveedores y clientes empezarán a no fiarse, no querrán trabajar contigo.

Y ese negocio que antes de tener impagados y deudas era competitivo, pasará a ser dudoso, el paso previo a la quiebra.

Pero no tienes que ponerte en el peor de los escenarios, ni llegar al que te acabo de dibujar. Ya conoces el dicho: “Más vale prevenir que curar”.

Así que, vamos a vacunarnos y a prevenir la enfermedad del cliente moroso, a través de una gestión de cobros eficiente y eficaz. Y por supuesto, conociendo a nuestro cliente 😉

Y llegado el caso, ya veremos los antibióticos, que si no es grave y no has llegado a la quiebra, te puedan curar 😉

Ante una oportunidad de negocio, una venta importante o un proyecto apetecible profesional y económicamente. Pensamos en las ganancias, pero en pocas ocasiones en los riesgos y consecuencias de una posible factura impagada.

Recuerda, detrás de una factura impagada, se esconde un cliente moroso.

Conocer a tus clientes y una gestión de cobros eficaz, son las vacunas más preventivas contra un cliente moroso 😉

Siempre, avalados con una política de cobros acorde con las características de tu negocio.

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La base te la va a dar anticiparte a los acontecimientos con una buena planificación, ganar tiempo a través de la organización y una eficaz  gestión administrativa.

¿Qué tal anticiparte a los acontecimientos estableciendo una política de cobros acorde a las características de tu negocio?

Tu política de cobros

Tu política de cobros son las reglas y normas sobre las que basarás, tu procedimiento en la gestión de cobros a tus clientes.

Es importante tenerla muy bien definida de cara a la negociación con tus clientes 😉

Para una gestión óptima y saneada de tu tesorería, es fundamental tener una previsión, control y conciliación de tus cobros y pagos.

Si no dispones de tus propias normas y unas reglas internas bien definidas, en cuanto a tus condiciones de pago y cobro.

Y no haces además, un buen seguimiento de los mismos.

No solo estarás dando una mala imagen en cuanto a desorganización y falta de planificación, a tus clientes y proveedores. También corres un alto riesgo de caer en problemas de tesorería.

¿Qué debes de tener en cuenta a la hora de confeccionar tu política de cobros?

⇒Las características de tu negocio.

A qué te dedicas y a qué sector perteneces. Vendes productos o servicios.

Cuál es el volumen y estructura de tu negocio.

Tienes un punto de venta o vendes por internet.

Qué inversión previa en tiempo y dinero, va a requerir tu producto o servicio.

Cuál es tu política de pagos a tus proveedores. Qué márgenes comerciales y tiempos de entrega manejas.

En esta parte también juega un papel importante tus objetivos a medio y largo plazo. Si tienes planificado ampliar tu cartera de clientes o mantener y fidelizar la que ya tienes.

⇒El tipo de clientes que tienes y con los que te interesa trabajar.

Si son personas físicas o empresas. Y en este segundo caso, el tamaño de las mismas es importante a la hora de la negociación de un cobro.

Cuanto más grande sea la empresa, tendrá sus propias condiciones de pago, algo que puede dificultar tu negociación.

Porque suelen ser lentejas, que si las quieres las comes y si no, las dejas.

⇒Las condiciones de mercado y cómo se comporta en esta área tu competencia.

Si en el ámbito comercial en el que te mueves, lo habitual son pagos a 30 días, deberás valorar, este punto. Ya que establecer condiciones inferiores a este plazo, podría ponerte en desventaja competitiva.

Pero como te digo valora. No siempre hay que hacer lo mismo que tu competencia.

También hay que diferenciarse y tu política de cobranza, no es por lo que te tienes que diferenciar como marca y destacar respecto a tu competencia.

⇒Tu capacidad financiera y de endeudamiento.

Tu liquidez. Si es mínima y vas al céntimo. No podrás ofrecer crédito a tus clientes.

Cuanto más liquidez, más opciones a la hora de ofrecer crédito.

Piensa en las características de tu negocio. Y si requiere que cobres por anticipado, hazlo. Yo cobro mis bonos por horas, por adelantado y en seis años, ningún cliente me ha puesto peros. 😉

Fíjate en el sector e-commerce, que no se envía el producto hasta que se ha realizado el cobro.

O los notarios, gestores administrativos, procuradores o abogados, no empiezan el proceso hasta que no reciben una provisión de fondos. Que por lo general no es baja y hay casos que cuando te presentan la liquidación, hasta te devuelven dinero. Siempre que he ido a una firma a la notaria de una escritura, me ha pasado.

⇒Tu flujo de caja.

Uno de los aspectos más descuidados y más importantes para la salud financiera de tu negocio.

Si a ti te dan crédito tus proveedores a 30 días, este es el plazo máximo que tienes, para dar de crédito a tus clientes.

De lo contrario estarías perdiendo liquidez inmediata, para realizar tus operaciones.

⇒La legislación vigente en cuanto a las políticas de cobro.

Qué requisitos puedes exigir a los clientes para darles crédito y qué medidas puedes tomar en caso de impagados.

Dos puntos básicos, que debe contemplar tu política de cobros 😉

1. LAS CONDICIONES DE VENTA

Por una parte, cuáles van a ser tus condiciones de venta. En cuanto a plazos, fechas, formas y medios de pago. En paralelo con las fechas y plazos de entrega de tus servicios y/o productos.

Ten siempre tú la iniciativa 😉

Valora la comodidad de un recibo domiciliado, como medio de pago en suscripciones, cuotas mensuales y cobros recurrentes.

Te puedes ahorrar tiempo en la gestión de esos cobros, ya que es un proceso bastante automatizado y que puedes programar. Bastante ágil si eres bien organizado.

El problema, los gastos que te cobra el banco por la gestión. Y la incertidumbre de una posible devolución, con los gastos bancarios y de gestión que esta supondría.

Una transferencia o cobro en efectivo, para mí el mejor medio de pago y el que yo utilizo. Siempre que hayas pactado un pago al contado.

El único inconveniente, es la demora, retrasos y olvidos del cliente. Quizás tengas que perseguirle un poco. Y más si aplazas los pagos a 30/60 días.

Un cheque o pagaré, después de trabajar más de 10 años en la gestión de cobros y lidiando con las bases de morosidad, sinceramente, solo les veo inconvenientes.

Y cuanto más pequeño sea tu negocio, peor aún. Cuanto menos papel de este tipo manejes, mejor que mejor.

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Por una parte, la gestión del cobro de este documento, requiere más trámites administrativos y encima desplazamientos al banco para ingresarlo.

Primero, conseguir que el cliente te envíe el documento, que la fecha de vencimiento coincida con las condiciones acordadas en la venta.

Segundo, el banco te cobrará unos gastos por la gestión de cobro. Y que no te venga devuelto por errores o falta de fondos, porque el día que llegó a la cuenta del cliente, su banco le habían pasado primero un recibo y no había suficiente dinero para pagarte a ti.

En el caso de estos documentos si el importe es superior a 300 € y se devuelve, de manera automática tu banco informará del impagado al RAI (Registro de Aceptaciones Impagadas) y tu cliente aparecerá como moroso en esta base de datos.

Suelen enfadarse bastante y posiblemente te echará la culpa a ti. Ármate de paciencia y explícale cómo funcionan estas bases de datos. ¿Las conoces?

2. LOS PLAZOS DE COBRANZA

Y por otra parte, tus plazos de cobranza, es decir a partir del momento en que se pacta una fecha y/o plazo de cobro, vencido este plazo, el tiempo que debe transcurrir para considerarlo un cobro fallido e iniciar tu procedimiento de recuperación. Internamente o con la externalización en profesionales de recuperación de cobros.

Tus condiciones de venta, tanto de la cobranza como de la prestación del servicio, que vayan siempre reguladas por escrito, en un contrato presupuesto o factura proforma.

Y siempre que vayas a dar crédito y no te paguen al contado o por anticipado, incluye clausulas de penalización ante el retraso de los pagos 😉

Con tu política de cobros bien definida, el siguiente paso sería confeccionar un plan de acción en la gestión de cobros.

La primera vacuna 😉

Tu plan de acción en la gestión de cobros 😉

VACUNA CONTRA EL CLIENTE MOROSO: UNA  GESTIÓN DE COBROS EFICAZ 😉

Administrativamente hablando, consistiría en planificar, programar y organizar los diferentes pasos que vas a dar y las tareas que tienes que realizar,  desde que se produce la venta hasta que se materializa el cobro.

Así como las diferentes personas y áreas de tu negocio, que intervendrían en dicho proceso.

El cobro dentro de tu organigrama empresarial, formaría parte del área de gestión de clientes.

En la que intervienen dos protagonistas, la parte comercial y la parte administrativa.

De una buena sincronización entre el área comercial y administrativa, va  a depender tu éxito en la gestión de cobros 😉

¿Dónde empieza la gestión de cobros?

En una buena negociación 😉

Para asegurarte que tu gestión de cobros va a ser exitosa, tus condiciones de cobro deben ser lo más claras posibles y seguras, para tu empresa o negocio.

Siempre con un grado de flexibilidad con determinados clientes.

Valorando el volumen de negocio que te generan, la operación que vayas a realizar, los gastos que te pueda ocasionar y tu situación financiera del momento.

No olvides que las condiciones las pones tú y que siempre sean las que más te interesen a ti, no a tu cliente 😉

De ahí la importancia de partir de una buena negociación con tu cliente, sobre las condiciones de cobro que vayan a regir vuestras operaciones comerciales.

Pacta un sistema único de cobro y el vencimiento de las facturas 😉

Realiza una buena labor comercial, explicando a tu cliente, cuáles son las ventajas de tu política de cobros, cómo podéis evitar gastos financieros y valora, recurrir a pequeños descuentos o rebajas en tu presupuesto, por el pronto pago.

Conciencia a tu equipo comercial, de la importancia de incluir dentro de la negociación con el cliente, la parte relativa a las condiciones de cobro.

Tu gestión de cobros, empieza por una buena negociación, regulando por escrito las condiciones de la cobranza y prestación del servicio. Bien en un contrato, presupuesto o factura proforma 😉

Y si además dispones de una copia firmada por tu cliente, aún mejor.

Tras la negociación y formalización por escrito de vuestro acuerdo, se iniciaría el proceso de gestión de cobros, propiamente dicho.

¿Cómo sería y qué tareas conlleva el proceso de gestión de cobros?

El proceso de gestión de cobros, conlleva una serie de tareas que si eres un empresario o profesional orquesta, seguramente realizarás tú.

si eres de los que delegan, tendrás a una persona responsable encargándose de ellas,  bien desde el área financiera o administrativa de tu negocio.

Te recuerdo, que aunque tengas un negocio unipersonal, seas un profesional freelance o una pequeña empresa.

Puedes ahorrar bastantes dinero, optimizar tu tiempo y mejorar tu productividad, si contratas un servicio de soporte administrativo virtual y lo delegas en un profesional externo, como la figura de una secretaria virtual.

¿Qué funciones tendría o que tareas realizaría, esa persona responsable, en la que has delegado, la gestión de cobros de tu negocio?

⇒Solicitar toda la información y recopilar la documentación que necesita tener, relativa a la operación comercial de la venta.

Información como las cantidades, formas de pago, medios de pago y tiempo de cobranza, de las deudas del cliente.

Documentación como contratos o presupuestos.

Esa labor la realizará, bien directamente con el cliente o con el comercial encargado de la venta.

Facturar. De este tema ya te he hablado en diferentes artículos donde te he dado consejos sobre cómo llevar al día tu facturación, sobre cómo saber lo que facturas al trimestre o sobre cómo organizarte y planificar tus tareas de facturación para que no te pille el toro con el IVA.

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Insistir en la importancia para una gestión de cobros rápida y efectiva, de emitir las facturas y enviar al cliente, lo antes posible.

Hazlo de manera inmediata, una vez producida la venta 😉

Es habitual, por falta de tiempo, el retraso en el envío de facturas. Lo que va a demorar bastante el cobro de las mismas.

⇒Contabilizar los cobros de los clientes.

Encargarse de la relación diaria con tus clientes. Sobre esto, puedes leer en este post:  “Atención al cliente ¿Delegar en una secretaria vistual?”, cómo te puede ayudar una secretaria virtual con la atención y gestión de tu cliente. 😉

Preparar y enviar al banco las remesas de recibos. Y el correspondiente control de su vencimiento, abono y contabilidad de los gastos de su emisión.

Actuar de manera activa en la gestión de cobros, en cuanto a seguimiento, recordatorio de vencimientos a los clientes y posibles reclamaciones.

⇒Ser tu interlocutor con las entidades de seguros.

Llevar tu archivo documental, de manera organizada. Tener donde corresponde cada uno de los documentos que generan las operaciones con tus clientes.

Si tu responsable en el área de gestión de cobros, lleva todo este proceso bien planificado, organizado y de manera eficiente, facilitará bastante el pago puntual de tu cliente.

Y si hace bien su trabajo, puede incluso mejorar tus hábitos de cobro y los hábitos de pago de tu cliente 😉

Pero además hay una tercera labor que no puede faltar, dentro de tu procedimiento en la gestión de cobros. El control y supervisión de los mismos.

Si hay algo importante para la tesorería de tu negocio, es realizar un buen seguimiento de los cobros.

Tener controlados los pagos y vencimientos de las facturas que has emitido a tus clientes.

Comprobar que los mismos se van realizando bajo tus previsiones.

No realizar este tipo de seguimiento, te puede ocasionar una importante pérdida de control 😉

Recuerda …

Los tres pilares básicos para que resulte efectiva tu gestión de cobros, que no pueden faltar en tu plan de acción y que formaran parte de las tareas, que componen el área de gestión de tus clientes, son:

  • La negociación de la cobranza.
  • La gestión del cobro propiamente dicha. Que la componen las tareas administrativas propias y necesarias, realizadas por profesionales especialistas en la materia, para conseguir un rápido y eficaz proceso de gestión de cobros.
  • El control y supervisión de los cobros.

Parte de estas funciones, las puede realizar una secretaria virtual bien sincronizada contigo, si eres del club de los empresarios orquesta. O con las personas, que hacen las funciones comerciales en tu empresa.

Si quieres que hablemos del servicio de soporte administrativo que te puedo dar, estaré encantada de que me llames o escribas. Y coordinar contigo una reunión para conocernos en persona o por Skype.

En una gestión de cobros eficaz, intervienen diferentes actores. Tendremos distintos escenarios y circunstancias que lidiar. Todo ello merece un tratamiento especial y por supuesto personalizado.

Mi intención es ayudarte a evitar al cliente moroso con una gestión de cobros eficaz 😉

Hoy, he empezado una serie de tres artículos, con una breve presentación del entorno en el que nos movemos y sus personajes.

Así como la primera vacuna de prevención, una gestión de cobros eficaz, para evitar al cliente moroso.

En el siguiente artículo, te hablaré de la segunda vacuna de prevención contra el cliente moroso, cómo puedes conocer la solvencia de tu cliente.

Y te hablaré de las bases de datos de morosidad.

Y para terminar esta serie, si toda prevención no ha sido suficiente 😉

En el tercer artículo, te diré cómo actuar si te encuentras en la situación de tener a un cliente moroso.

Compartiendo contigo, mi experiencia a lo largo de más de 10 años en la gestión de cobros.

Con un pequeño resumen de los tipos de clientes morosos con los que te puedes encontrar.

Por ahora yo he terminado y te toca a ti … 😉

Me gustaría que te pasaras por los comentarios y que me contaras si,

¿Has tenido alguna vez que lidiar con un cliente moroso?

¿Las gestiones que realizaste llevaron a buen término tu cobro?

Fuente http://lasecretariaexterna.com/el-valor-de-una-gestion-de-cobros-eficaz-para-evitar-al-cliente-moroso/

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