Cómo aprender a priorizar y manejar tu lista de tareas con los 4 cuadrantes de Stephen R. Covey

​por Ana Luisa Patiño

Si avanzar con tu lista de tareas te parece una misión titánica, aquí te explico cómo usar el principio de los 4 cuadrantes de Covey para organizarte mejor.

Si estás leyendo esta nota, lo más probable es que manejes (o hayas intentado manejar) una lista de tareas para tus proyectos de trabajo y hasta personales. Y es también muy probable que al final de una larga jornada, te enfrentes a la frustración de que tu lista es más larga que ayer. Eso nos produce ansiedad y estrés.

Está comprobado que la saturación de tareas lo único que crea es confusión en nuestro cerebro, porque la atención y enfoque se diluyen en un sinfín de temas que pelean por nuestra atención. Una lista de tareas eficiente debe liberarnos espacio mental y dirigirnos sin mayor esfuerzo a los temas prioritarios que demandan nuestra atención.

Si aún no llegas a esa meta, ¡sigue leyendo!

Capturar, el principio de todo

David Allen, el creador del método “Getting things done“, establece que la captura es el paso inicial e imprescindible para organizarnos. Hace énfasis en la importancia de “vaciar toda la información” por escrito, no retener nada en la cabeza ni confiarlo a la memoria.

Esta captura de todos tus proyectos y tareas será el primer paso antes de entrar a la labor de priorizar. Debes hacer una captura completa al menos de forma mensual, idealmente con revisiones semanales. La primera vez que lo hagas te llevará más tiempo, destina al menos 1-2 hrs. Conforme lo sigas haciendo, notarás que el proceso será más ágil y eficiente. No te deberá llevar más de media hora si lo haces semanalmente.

Recuerda que los proyectos grandes deben ser abiertos en todas las tareas involucradas, no omitas lo que parezca obvio, debe de hacerse de la forma más granular posible.

Los 4 cuadrantes, el criterio clave para priorizar tus tareas

Priorizar implica no sólo establecer el nivel de importancia de las cosas, sino también depurar lo que no es necesario o imprescindible, y que sólo nos hace perder tiempo y enfoque.

No todas las tareas son iguales. El problema con las listas sin criterio ni orden es que, literalmente, el papel aguanta todo. Así, nos dedicamos a meter y meter pendientes sin ton ni son, esperando que por el simple hecho de apuntarlos, encontrarán lugar en nuestra apretada agenda por arte de magia.

Uno de los criterios más usados y que nunca pasan de moda, es el que establece Stephen R. Covey en su libro “Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva”. Covey plantea que debemos clasificar todas nuestras tareas y proyectos bajo un sistema en cuatro cuadrantes generados de la combinación de los atributos: urgente, no urgente, importante y no importante.

Los 4 cuadrantes son:

1: URGENTE e IMPORTANTE

2: IMPORTANTE y NO URGENTE

3: URGENTE y NO IMPORTANTE

4: NO URGENTE y NO IMPORTANTE

Veamos en qué consisten:

1.- URGENTE e IMPORTANTE: acción inmediata

Son tareas que no pueden ni deben ser pospuestas bajo ninguna circunstancia, exigen ser atendidas y resueltas de inmediato. Por lo tanto, tendrán nivel máximo de prioridad.

En este cuadrante caen tareas, pendientes, proyectos o situaciones como por ejemplo: el reporte que debes terminar para la reunión de mañana, la propuesta de servicios vas a enviar hoy a tu cliente; o temas personales como llevar a tu hijo al médico, coordinar la reparación de tu refrigerador o hacer pagos con fechas de vencimiento.

La meta es que en este cuadrante haya el mínimo de tareas posible, tratar de que sólo caigan aquí situaciones inesperadas, y no temas previsibles y anticipables se acaban convirtiendo en urgencia cuando los vamos postergando.

2.- IMPORTANTE y NO URGENTE: acción planificada

A este cuadrante corresponde todo aquello que tiene gran importancia, pero que no requiere ser atendido inmediatamente, es decir, que se puede programar su avance. Esta es la situación ideal.

Aquí caen los proyectos, actividades y responsabilidades que no son decisivas a corto plazo, pero que a mediano y largo plazo determinan el rumbo de nuestro trabajo, desarrollo personal y salud.

En este espacio están lo relativo al trabajo que tiene relevancia y marca nuestros pasos profesionales, son temas que dada su complejidad y el tiempo que implican, se deben ir haciendo por partes, paulatinamente. Por ejemplo, el trabajo final de tu maestría o diplomado, preparar la declaración anual de tus impuestos, tomar el curso de capacitación que te hace falta, la presentación de resultados de cierre de año para tu cliente, preparar el plan de negocios para el proyecto nuevo que quieres arrancar, etc.

Por el lado personal, tenemos tareas, metas u objetivos como: hacer ejercicio, mantener un plan de alimentación equilibrado, mantenernos en peso, cultivar las relaciones de pareja y familia, etc.

Son temas que requieren planificación, disciplina y compromiso, pero que al no ser de extrema urgencia, tendemos a irlos postergando hasta que se nos convierten en urgencias.

3.- URGENTE y NO IMPORTANTE: delegar, negociar o reducir al máximo

Este es uno de los cuadrantes de Covey más difícil de manejar, sobre todo porque suele ser difícil determinar lo que en verdad debe caer aquí. El carácter de urgencia nos puede engañar haciéndonos pensar que algo es importante, pero recuerda que NO TODO LO URGENTE ES IMPORTANTE.

En este cuadrante entran cosas imprevistas e interrupciones que caen como bola de fuego, como una llamada de un cliente molesto, tareas irrelevantes pero de atención inmediata que tu jefe te encarga en lugar de hacerlo él mismo, una reunión a la que te convocan de última hora. En lo personal, podría ser, por ejemplo: pasar a recoger la ropa de la tintorería antes de que cierren, etc.

La meta con este tipo de tareas es, en primera instancia, poder delegarlas. Si es un tema de trabajo, intentar que tu asistente, un becario o algún compañero pueda tomarlas, o bien ayudarte en parte. Como segundo recurso, intentar negociar ya sea su plazo o sus condiciones, para hacerla más manejable. Si fuera un tema personal, tratar de que tu pareja, un hijo, pariente o amigo te saque del apuro.

4.- NO URGENTE y NO IMPORTANTE: simplemente eliminar

Aquí podemos ubicar todo lo inútil o que carece de impacto para nuestros objetivos. Son cosas sin urgencia ni relevancia que no alcanzan a entrar en los otros cuadrantes. Aún así, se trata de actividades que nos absorben tiempo y que, muchas veces, acabamos haciéndolas “por inercia”, casi sin pensar el motivo. Por ejemplo: revisar el email cada cinco minutos, revisar tus redes sociales y perder tiempo sin control, llamadas telefónicas sin objetivo, ir a una reunión de trabajo en la que no era indispensable tu presencia, etc.

Estas tareas nos provocan estrés y cansancio, porque nos damos cuenta de inmediato que nos restan tiempo valioso, y no colaboran a ningún avance profesional o personal.

También en este cuadrante caen las actividades que hacemos porque nos salen bien y quizás hasta disfrutamos. Al ocuparnos en ellas, nos producen la sensación de que estamos trabajando y avanzando. Por ejemplo: dedicar horas a embellecer un powerpoint, organizar obsesivamente archivos físicos o digitales, dedicarnos a recopilar información sobre temas que creemos que nos van a hacer falta, etc.

Dicho esto, sobra explicar por qué las tareas de este cuadrante deberán simplemente eliminarse.

Paso final: planificar tu lista

Cuando empieces a asignar a tus tareas y proyectos los números del 1 al 4 en base al criterio de los cuadrantes, verás que tiendes a enumerar casi todo con 1 o 3. Creemos que todo es urgente e importante, o al menos urgente aunque no sea tan importante. Nos pasamos la vida saltando entre los cuadrantes 1, 3 y 4 sin apenas tiempo para el 2, que es el más importante para nuestro desarrollo profesional y personal.

Lectura relacionada  Urgente Vs. lo importante. Cuál le gana?

Además de que tenemos la tendencia de darle carácter urgente a más cosas de lo debido, lo que es evidente es que nuestra falta de planificación ocasiona que las cosas nos rebasen hasta que alcanzan el nivel de urgencia.

Con tus proyectos y pendientes acomodadas por cuadrante, podrás generar una lista de tareas semanal lo más realista posible de acuerdo a los bloques de tiempo de los que dispones, la duración estimada de cada cosa y, muy importante, dejando algunos espacios de margen para imprevistos.

En esta ocasión no hablaremos de formato, en una nota futura daré recomendaciones. Por ahora me limito a decir que el formato no importa, puede ser en papel, en agenda, en tu planner favorito o en la app digital de tu preferencia. Lo importante es la seriedad que des al proceso.

Te recomiendo que cada semana hagas el ejercicio de revisar todas tus tareas y proyectos, pasándolos bajo el filtro de este criterio de los cuadrantes.  Sé sincero y trata de ir puliendo tu sistema con disciplina. Verás cómo cada vez eres más eficiente y mantienes mejor control de tus proyectos.

Sugiero hacerlo en un rato que te reserves el fin de semana, o bien, irte más temprano el lunes a la oficina, así podrás empezar la semana con tu mapa de ruta claro y con la mente fresca.

Fuente https://www.inconfundiblemente.com/el-monstruo-de-mil-cabezas-llamado-lista-de-tareas/