Cómo organizar tu tiempo y ser más productiva

por Gabriela Higa

¿Quieres aprender a gestionar el tiempo para lograr tus objetivos?

1. SÁCATE TODO DE LA MENTE

Para poder avanzar con claridad en las cosas que quieres hacer, es muy importante que puedas liberar espacio mental para fluir con mayor agilidad.

Haz de cuenta que tu cerebro es un celular, y que cuando tienes demasiadas cosas que recordar, es como si tuvieras muchas aplicaciones abiertas corriendo al mismo tiempo. Se sobrecalienta y su batería se agota mucho más rápido.

Entonces, para saber qué tareas debes organizar primero debes saber cuáles son y, para ello, lo más fácil es agarrar un lápiz y papel y empezar a volcar todos los pensamientos y recordatorios que tienes flotando en la cabeza.

Una vez que hayas volcado todo, sentirás una liviandad que te dejará organizarte mucho más fácil.

2. TOMA UN CALENDARIO Y ANOTA FECHAS IMPORTANTES

Seguro que al menos dos de las cosas que bajaste de tu cabeza tienen fecha límite.

Puede ser que una amiga cumple años y debes conseguir el regalo, que debes entregar un proyecto, o que simplemente debes llamar a tu abuela el fin de semana.

Sea lo que sea, todos aquellos eventos que tienen una fecha límite tienen que estar en un calendario que sea visible para vos todos los días.

Puede ser un calendario de pared o el de tu celular, lo importante es que siempre lo tengas a la vista.

Con esta acción notarás que hay algunas cosas que son más urgentes que otras, y que siempre hay acciones que realizar, más allá de la fecha que se viene encima.

3. SEPARA REFERENCIAS DE TAREAS Y PROYECTOS.

Luego de anotar las fechas importantes en tu calendario, verás que en la lista que armaste al principio, todavía quedan un montón de cosas en las que debes tomar decisiones.

Si sos de las personas que nunca anotan nada, seguro tienes varias hojas por procesar.

De todas esas cosas, tenés que diferenciar que hay 3 tipos de ideas:

• Ideas de referencia: cosas que no requieren acción

• Tareas simples: acciones que al realizarlas se completan solas

• Proyectos: objetivos que requieren más de una tarea / acción.

Todas aquellas ideas de referencias, guardalas en un lugar al que puedas acceder fácilmente, como el bloc de notas del celular, un archivador, Google Keep, etc.

Al separar estas ideas, en un lugar accesible, ahorrarás mucho tiempo al no tener que buscar la referencia o indagar qué era lo que tenías que recordar. Cuando lo notes, me lo agradecerás.

Ahora, continuemos con cómo organizar tus tareas y proyectos para ganar más tiempo libre.

4. SEPARA TAREAS POR CONTEXTOS

Esto es CLAVE para aprovechar tu tiempo al máximo.

De todas las cosas que te tocan hacer, notarás que no todas se pueden realizar en el mismo contexto. Por ejemplo, no podés comprar cosas de librería en el mismo contexto que tienes una reunión con un cliente.

Contexto es un lugar y un espacio que tiene ciertas características ideales para ciertas tareas. Es decir que tu oficina es un contexto, la calle es otro, y tu dormitorio es otro.

Entonces, antes de distribuir todo en la agenda, debes reconocer en qué contexto te encontrarás cada día, ya que eso te va a permitir agrupar tareas para terminarlas más rápido.

Por ejemplo, si ya sabes que los martes y jueves por la mañana te toca ir a la clase de Yoga, puedes aprovechar el contexto exterior para hacer compras en el camino.

O si sabes que los sábados a la mañana siempre estás en tu casa, puedes aprovechar para hacer esa serie de reformas que tanto venís postergando.

Una vez que reconozcas los contextos, le asignarás un contexto a cada tarea, sabiendo que los proyectos pueden tener tareas que ocurran en diferentes contextos.

Cabe destacar acá, que los proyectos son simples sucesiones de tareas, entonces las tratas como las simples, sabiendo que cuando completas una, puedes avanzar en la siguiente, hasta finalizar el proyecto.

5. ORGANIZA TUS ACCIONES EN BLOQUES DE TIEMPO

Ahora sí, por fin, llegó el momento de organizar tu tiempo. Muchos dirán que es “gestión de tiempo”, pero en realidad se trata de decidir qué hacer con el tiempo disponible: 7 días de 24 horas, en los cuales debes descansar un mínimo de 7 horas.

Todo lo que hicimos hasta ahora fue ordenar las tareas que tienes que hacer, para que ocupen el menor tiempo posible.

Ahora sí, debes agarrar tu agenda. En este caso, te lo mostraré con Google Calendar.

Sabiendo en qué contextos te encontrarás, crearás bloques de tareas similares y los ubicarás en tu agenda, según el día y horario que sea más fácil realizarlas.

Sí, esto es como el famoso método de “bloques de tiempo” pero con un twist.

En este ejemplo haremos de cuenta que trabajas por tu cuenta y que manejas tus horarios.

Primero colocamos esas cosas que tienen horario fijo, como tus actividades regulares, reuniones y eventos, como vimo en el punto anterior.

Luego empieza a colocar bloques de tareas, según el contexto.

Por ejemplo, el bloque “compras” sucede en el contexto “fuera de casa” y lo mejor es ubicarlo cuando sabes que vas a salir. Lo mismo con los trámites que debes hacer personalmente.

Dado que tienes que atender clientes y avanzar en ciertos proyectos, sabes que conviene hacerlos cuando tengas la mejor distracción posible. Idealmente en tu oficina, a primeras horas del día, antes de abrir tu bandeja de correos.

O si tienes un negocio online y realizas, por ejemplo, marketing de contenidos, es probable que tengas que crear ese contenido, como por ejemplo, escribir posts, redactar newsletters, programar posteos, etc. Para esas cosas, no necesitas las primeras horas del día, entonces las ubicarás más tarde.

También puede ser que acompañes a tu hijo a hacer deporte, y que mientras lo mires jugar, puedas llevarte la computadora para avanzar en las tareas recién mencionadas.

Como verás, no estoy llenando la agenda de cosas para hacer, sino que vamos generando espacio para avanzar en ciertos grupos de tareas.

De esta forma sabes que, por ejemplo, los lunes a la mañana, no debes hacer otra cosa que avanzar en los proyectos de clientes.

También notarás que no se muere nadie si no contestas los emails a primera hora del día.

En lo que es Marketing verás que 6 horas a la semana es mucho tiempo y que no tienes porqué estar todo el día saltando de red social en red social sino que hasta podés decidir qué bloque de tiempo le corresponde a quién y listo.

6. TESTEA Y AJUSTA

Esta forma de organización de tiempo requiere que la testees y que la vayas ajustando a tu gusto.

Semana tras semana, verás que fluís mejor en ciertas tareas en días determinados y que puedes modificar estos bloques de tareas según cómo venga tu calendario, siempre y cuando sepas que sos vos quien toma la decisión de qué hacer con tu tiempo.

A mí, por ejemplo, este método me ayudó a determinar qué días estoy mejor para reuniones y cuándo es conveniente grabar mi podcast, y así tengo un workflow movido, pero sin estrés.

AHORA ES TU TURNO.

¿Te animas a usar este método para organizar tu tiempo? Cuéntame tu experiencia en los comentarios.

Fuente https://www.gabriela-h.com/blog/como-organizar-tu-tiempo