Administración financiera o ideas de ganancias?

por: Lic. Norberto C. González Mireles.

¿Qué pasaría si el auto que usted conduce diariamente no tuviera en el tablero indicadores como el de gasolina, el nivel de aceite, la velocidad, las revoluciones, el kilometraje o la temperatura? Es altamente probable que su auto, de pronto no arranque, se apague, no avance, sufra una avería de consideración o simplemente no funcione más. Toda la inversión que usted hizo en ese auto se perdería, o en el mejor de los casos, tendría que pagar por su reparación a un técnico automotriz para tratar o lograr salvarlo. Si nadie en su sano juicio compraría y/o conduciría un auto sin indicadores de control, ¿por qué la mayoría de las micro y pequeñas empresas se “conducen” sin indicadores financieros de control?

Sabemos que solo 2 de cada 10 empresarios de negocios micro o pequeños se han capacitado formalmente para administrar su propia empresa, de estos 8, no son la mayoría los que saben si su negocio es negocio o no lo es. La gran mayoría de estos empresarios no tienen independencia entre sus finanzas y las del negocio, no conocen los métodos de elaboración y control de la información financiera y no saben cuáles son los indicadores más útiles para conocer el desempeño del negocio. El resultado: negocios a la deriva donde el empresario, a pesar de trabajar todo los días dentro de su empresa, no tiene certeza sobre la información económica que ésta presenta.

2. La Independencia.

Es muy común toparse en la práctica con el empresario que “asalta” a la empresa cada vez que personalmente necesita dinero, le retira tanto dinero como él cree que le puede sacar, y la hace seguir funcionando, o peor aún, hace planes personales con el dinero que aún no entra,pero que espera entre a la empresa.

Las empresas, formales o informales, personas físicas o morales, tienen su propia identidad, son entes económicos por sí mismos que generan su ingresos y sus gastos, tienen su patrimonio y sus propias deudas (obligaciones), requieren de capital o prestamos y gozan de personalidad comercial ante sus clientes y proveedores. Más aún, si la empresa fue constituida ante Notario Público, tiene personalidad, no solo económica, sino jurídica independiente de sus propietarios, como que tiene su propio nombre, cumpleaños (fecha de nacimiento), acta de nacimiento (acta constitutiva) donde se registran también sus papás (socios) y hasta el tutor (representante legal) quién velará por sus intereses, tomará decisiones por ella y firmará por ella.

No solo eso, el propietario de una micro o pequeña empresa, no solo tiene una personalidad independiente, sino que llega a correr hasta tres roles dentro de su propia empresa. El primero es el de “dueño o socio”, en el que debe recibir por su inversión de capital (en especie o en dinero) una cantidad de dinero llamada dividendo o ganancia, lo cual se genera a través de las operaciones del individuo llamado empresa. El segundo rol es el de “empleado”, (en el caso de que labore dentro de la empresa) por el que tiene que recibir una remuneración económica llamada salario, la que debe ser similar a la que pagaría la empresa a cualquier empleado que se contratara para realizar las funciones que él desempeña. El tercer rol es el de “arrendador”, por el que tiene que recibir una cantidad llamada renta por el uso de los bienes muebles e inmuebles que son de su propiedad y que la empresa esta utilizando para su operación, esto en el caso de que existan bienes que no sean considerados como parte del patrimonio de la empresa y ésta los este utilizando para sus operaciones.

La retribuciones que obtiene el empresario de su negocio comúnmente no son calculadas con base en este principio de personalidad independiente (llamado también de “Identidad”), por lo que los incipientes cálculos de ganancias que el empresario elabora o conoce, están lejos de ser realmente utilidades.

3. La Elaboración de Información.

La experiencia nos dice que la razón principal por la que las empresas son descapitalizadas, no es por las contingencias económicas, sino por el proceder de sus propios dueños, quienes por desconocimiento sobre administración financiera, las llevan a perder tanto flujo que un buen día ya no es posible sostenerla sin una inyección nueva de capital o un préstamo.

Existe tal nivel de ignorancia sobre administración financiera, que los cálculos más comunes para evaluar los resultados de los de micro y pequeñas empresas por sus propietarios es el famoso “dinero que sobra”, después de pagar “a quien se le debe”. Es así como se crea la expectativa de que en la medida en que la empresa tenga dinero, el empresario se hará más rico.

Dado lo anterior, los expertos ubican el primer gran riesgo de las empresas sobre el control del dinero, específicamente sobre el movimiento de éste. La dinámica de entradas y salidas de dinero y su control, es uno de los “cocos” de todo empresario. De aquí que de pronto y un día antes de los compromisos: “No hay para la nómina” o “Ya me rebotó un cheque!”.

La sorpresa en las cantidades de dinero necesario o excedente puede ser controlables y administrados con una hoja de cálculo llamada “Flujo de Efectivo”. Esta hoja, más que cualquier cálculo de ganancias, es la herramienta más sencilla de llevar, la más útil para controlar la empresa y la menos utilizada en la práctica por los empresarios de micro y pequeñas empresas.  Los expertos la llamamos el “volante” de la empresa. Comúnmente llamada hoja de “Programación y Presupuestos”, la hoja de “Flujo de Efectivo” tiene columnas que representan períodos, los que comúnmente son semanas, quincenas o meses (según se presenten los movimientos de dinero) y consta de un renglón llamado “Saldo Inicial”, un apartado de “Entradas” y otro de “Salidas”, finalmente un reglón llamado “Saldo Final”. Con esta herramienta elaborada periódicamente y proyectada a períodos futuros, no se necesita tener una “bola mágica” para predecir el futuro cercano, y mejor aún, para tomar decisiones con anticipación y no caer en incumplimiento de compromisos vitales como la nómina, rentas o pagos de proveedores, o peor aún, en una descapitalización de la empresa tal, que le impida seguir operando.

Existe también en la práctica la confusión entre el cálculo de las utilidades y las “ganancias”. Comúnmente, el cálculo de la ganancia es entendido como la diferencia superior entre las Ventas y todos los Costos y Gastos. Ya sea llamada Ganancia o Utilidad, lo complicado no es hacer una resta correcta, lo interesante es utilizar los conceptos correctos de Ventas, Costos y Gastos en dicho cálculo.

En principio de cuentas, las “Entradas” regularmente son confundidas con las Ventas, claro que tal vez lo sean, sin embargo, ¿qué pasa si la Entrada de efectivo fue motivada por una Venta realizada en el pasado, o en el futuro?. Los períodos de la Ventas no son siempre los mismos que los de las Entradas del Efectivo, por lo que es común confundir por el empresario una época de altas Ventas con una época de recuperación de créditos otorgados con anterioridad. La Venta es considerada como tal, desde el punto de vista financiero, en el momento en que se crea el compromiso de las partes, ya sea vía la generación de una factura, la entrega del producto o servicio, la firma de un contrato o pagaré, o bien, el pago en efectivo o cheque.

Ahora bien, si la Venta debe ser considerada dentro de los cálculos financiero en el período en la que se realizó, también debe ser enfrentada contra los Costos y Gastos que contribuyeron a generarla en ese mismo período, con base en la misma naturaleza de las Ventas, para poder determinar con certidumbre la utilidad del período. Los períodos de Costos y Gastos tampoco son siempre los mismos que los de las Salidas del Efectivo. Cabe aclarar que el error más recurrente en este sentido es la omisión de los conceptos de Sueldos del Administrador (que por lo general también es el dueño -ver apartado de independencia-), rentas no pagadas (De activos regularmente prestados a la empresa por sus dueños, familiares o conocidos y utilizados en las operaciones), las depreciaciones de los activos propiedad de la empresa (asignación del valor de los activos en el tiempo de vida útil a los gastos, para su acertada reposición. Concepto del que pretendo hacer un artículo completo) y los diversos impuestos generados (ISR, IVA, IA, Imp. sobre Nóminas, PTU, etc).

Es hasta después de integrar todo los datos anteriores, aislados por períodos, cuando se tiene un cálculo real y certero de las utilidades de la empresa en ese período, un cálculo que refleja el desempeño financiero de la empresa y soporta la asertiva toma de decisiones.

4. Los Indicadores.

Si yo lo invito a que se asocie conmigo en un negocio, ¿Cuál negocio preferiría usted?:

Negocio “A”: Ventas del Año anterior = $1,000,000.00

Negocio “B”: Ventas del Año anterior = $100,000.00

Negocio “C”: Utilidades libres de Impuestos del Año anterior = $1,000,000.00

Negocio “D”: Utilidades libres de Impuestos del Año anterior = $100,000.00

No continúe la lectura si no tiene una respuesta. 0.

¿Qué respondió usted? Normalmente usted eligió el negocio “D”, sin embargo, también pudo haber contestado “me falta información”, lo cual quiere decir que usted tiene buenas nociones de administración financiera. Si no fue así, y usted eligió alguna de las cuatro opciones, ponga mucha atención.

Comúnmente se cree que tener utilidades es lo importante en un negocio, sí claro, nadie esperaría crear una empresa y generar eternamente pérdidas. Sin embargo, la utilidad, entendida como una diferencia superior entre las ventas y todos los costos y gastos, es tan relevante para la empresa como lo es el kilometraje de mi auto (32,350 km) para usted.  La utilidad realmente toma significado cuando es comparada contra la inversión que ayudó a generarla, este concepto es llamado “rendimiento o rentabilidad” y es algo similar a lo que se recibe por intereses cuando se hace una inversión en el banco o alguna otra institución financiera, una tasa porcentual (%). Ya calculando esta tasa de rentabilidad, cómo saber si es buena o no?

Hay mucha gente que utiliza un parámetro demasiado simple para darle un valor bueno o malo a la tasa de rentabilidad. Algunos analistas comúnmente recomiendan comparar la tasa de rendimiento de la empresa con la tasa de interés que otorga el banco sobre un monto de inversión similar. Sin embargo, la tasa de rendimiento de las empresas NO son comparables con las tasas de intereses de los bancos. Adivinará usted por qué. En efecto, si pensó que invertir en el banco es mucho más seguro que tener éxito en una empresa nueva, esta en lo correcto. Y no nada más eso, al invertir en un banco se puede retirar el efectivo cuando uno disponga, o bien, al vencimiento del plazo, en una empresa no se puede convertir en efectivo los bienes y propiedades de la empresa tan fácilmente. Más aún, no es lo mismo acudir a una institución financiera (Banco, Casa de Bolsa, Sociedad de Inversión, etc) para invertir una cantidad de dinero, que trabajar arduamente para establecer desde sus raíces y poner a operar una empresa. Entonces?

Si debemos de determinar una tasa de rendimiento mínima aceptada (TREMA) para nuestra empresa (punto de referencia que nos diría cuantitativamente, el desempeño de la empresa) cuál sería? Reflexione por un momento. ¿Qué opción financiera tiene un riesgo, una liquidez y un dificultad de creación más parecida a una micro o pequeña empresa? No se usted, pero para muchos analistas especializados en proyectos de micro y pequeñas empresas, la TREMA debe ser similar a la tasa de interés que cobran las diversas instituciones financieras de préstamos pequeños. Piénselo así, ¿cuál es el riesgo que toman estas instituciones al prestar pequeñas cantidades de dinero sin garantías? Alto, no cree? ¿Qué tan fácil sería para estas instituciones recuperaran en efectivo, de pronto, toda la colocación de dinero que tienen con sus clientes? Difícil, no cree? Qué tan fácil es crear y administrar un institución de esta naturaleza? Complicado, no cree? Así pues, y dadas las similitudes anteriores, es que se determina una tasa (costo del dinero) similar a ellas, la que actualmente es de aproximadamente del 35% anual. No se asuste, que no tomamos en cuenta el precio del dinero que tiene un prestamista similar, pero informal, coloquialmente llamado “agiotista”.

Cuando usted elabore este tipo de análisis periódicamente en su empresa, y ésta presente una rentabilidad mayor a la aceptada de forma sostenida, es entonces cuando podrá aseverar que es usted un empresario exitoso por tener una (o varias) empresa(s) realmente rentable(s).

5. Conclusión.

La falta de conocimiento en administración financiera (como en muchos otros temas) en los emprendedores y dueños de empresas, es una situación común, que no por ser común es sana. La identidad de la empresa es mezclada con la del empresario, la que genera un perjuicio oculto en contra de la empresa, los cálculos de aquellos que sí encuentran relevancia en la información financiera, se tornan inciertos e incompletos, y los indicadores de desempeño son con frecuencia limitados y no valorados para la toma de decisiones. Esta situación lamentablemente mantiene a los dueños de empresas en un analfabetismo empresarial puesto que las finanzas son el idioma de los negocios, útil para la comunicación con toda institución bancaria, gubernamental, de consultoría, de evaluación de proyectos de inversión, accionistas, proveedores, y más que nada, para la toma de decisiones acertadas.

Como muchos sabemos, en nuestro país existe un rezago en el nivel educativo, por lo que no es de sorprender que el oficio de ser empresario tenga igualmente un nivel de empirismo alto. Sin embargo, la preocupación no es la educación en sí misma, sino que la falta de ésta provoca una incompetencia para crear y administrar negocios con la suficiente competitividad como para crear fuentes de empleo bien remuneradas y sostenidas, contribuir al gasto gubernamental y cooperar a la derrama económica de nuestras comunidades (temas de otro artículo).

Un profesional no se hace con un título académico. Un profesional ejerce su oficio con el nivel más alto de seriedad, compromiso y calidad. El profesional de empresas, llamado también “Empresario” es un título en sí mismo que muchos ostentan y pocos ejercen. Cuando usted conozca y aplique periódicamente en su empresa análisis financiero con información real y certera, es entonces cuando podrá ostentar con orgullo y justa proporción, el título de “Empresario Profesional”.

Trabajo enviado por:

Lic. Norberto C. González Mireles

norberto_gzz@hotmail.com

Licenciado en Contaduría Pública y Finanzas (ITESM)

Maestría en Economía Industrial (UANL)

Consultor e Instructor para el Desarrollo de Empresas Pequeñas

Presidente del Consejo para la Formación Empresarial de México, A.C.

Director de Synergia Consultores, S.C.

(81) 83.98.58.75