Menos horas de trabajo con más productividad

Por Horacio Krell 

Menos es más, es la consigna actual en el mundo corporativo. Hay que tratar de que el trabajo no reste tiempo a la vida personal mejorando la productividad con menos horas de trabajo.

El coworking es una moda corporativa en ascenso.  Las oficinas abiertas promoverían el trabajo en equipo y la creatividad, al multiplicar los encuentros  que en las oficinas tradicionales son menos frecuentes. Esta opción es más barata y convive con el teletrabajo desde el hogar, que disminuye los costos y tiempos de traslado pero que puede aislar al trabajador y llevarlo a no separar la casa del trabajo. El tema sigue en debate, desde Taylor, el primero en estudiar la eficiencia de los trabajadores en términos de tiempos y movimientos, pasando por Carrier, el inventor del aire acondicionado o los que postularon la Ergonomía  para adaptar el lugar de trabajo a las características del usuario. Algunos especialistas proponen hoy disminuir el uso de oficinas y promover el trabajo remoto desde el hogar o desde bases cercanas al domicilio.

Lo real es que la ecuación hombre=tiempo ya no cierra. Eficiencia es hacer  las cosas bien y eficacia es hacer lo correcto. Pareto descubrió que el  20% de lo que hacemos produce el 80% del resultado. Pero las urgencias y tensiones generan un vacío de ideas que aleja de la eficacia.

La firma Perpetual Guardian de Nueva Zelanda, permite que sus empleados trabajen 4 días y al mejorar el equilibrio vida-trabajo,  logran mayor creatividad y productividad.  El cambio los motivó a mejorar. Advierten dónde desperdician el tiempo y trabajan de forma más inteligente. Barker, una madre de dos hijos que reside en Auckland, dijo que podía pasar más tiempo con su familia los fines de semana y que, durante la prueba, advirtió que  la frecuencia con la que pasaba de una tarea a otra reducía su concentración. Se propuso hacer una sola cosa a la vez, y regresar a ella cuando se distraía. Al final de cada día, sintió que había logrado hacer mucho más”. Iain Lees-Galloway, ministro del gobierno, dijo que los neozelandeses trabajaban jornadas largas y que era fantástico ver que existe una forma mejor de hacer las cosas.

El día debería tener más de 24 horas

Hoy que todos tienen reloj y nadie tiene tiempo,tenerlo es un bien de lujo: “time is money”. Pero Sócrates decía que “los ratos de ocio son las mejores adquisiciones”.El tiempo no alcanza porque la sociedad de consumo ofrece novedades que tientan a trabajar más para tener más.  Por eso aparecen soluciones como cursos y tecnologías.

No se puede hacer crecer el tiempo

El día tiene 24 horas que no se pueden estirar, la solución es aumentar la capacidad para administrar y no malgastar el tiempo. Hay cambios en el estilo de vida. Antes la rutina era ir “de casa al trabajo y del trabajo a la casa”,la nueva agenda incluye deporte, entretenimiento, familia,  vida social.  La gente quiere sentirse bien, tener experiencias nuevas y dedicarle más tiempo a la familia, a sus hobbies, pasiones e intereses. A veces resignan dinero por tomar un trabajo cercano y con ello ganar ese tiempo que les permita vivir mejor.

Las nuevas tecnologías agilizan trámites y tareas que antes se hacían personalmente. El mail, el homebanking,  el celular o whatsapp, son herramientas que permiten ahorrar tiempo.

El lado oscuro de la tecnología

La tecnología genera sobrecarga informativa y lentifica lo que desea acelerar. Las redes sociales roban horas e impiden concentrarse. La creencia de que hay tiempo para todo, lleva a procrastinar, es decir a dejar para mañana lo que  se debe hacer hoy.

Y si el tiempo no alcanza se incumplen compromisos, se pierde prestigio y hasta el empleo.

La dieta del tiempo

Hay que tomar conciencia, indagar la causa y separar lo urgente de lo importante. Los ladrones de tiempo son ladrones internos disfrazados por creencias. La administración estratégica se pregunta: ¿dónde estaba? ¿dónde estoy?¿dónde quiero estar? ¿cómo lo haré? La clave está en saber lo que se quiere, no en planear mecánicamente desde los recursos y calcular resultados. Si la guía es el pasado se repite la rutina. Para inventar el futuro, hay que retroceder desde el final de la película a lo que hay que hacer para realizarla.

Ladrones del tiempo

Un test demuestra cuáles son los hábitos improductivos. Hay que identificar y medir las rutinas, lo que no se mide no se puede mejorar. Las rutinas ordenan la vida, primero creamos un hábito y luego el hábito nos dirige sin que se advierta.  Ser consciente del mecanismo es la clave para dejar los malos hábitos. Viviendo a ritmo acelerado uno se  acostumbra a vivir mal, con interrupciones  que se van comiendo el día a día. Ser consciente de en qué se  gasta el tiempo permite elegir por la repetición o por el cambio.

Planear

Ser vulnerable a las interrupciones  se debe a no saber planificar.  Y el que falla al planear planea fracasar. Querer concentrarse sin saber en qué, termina en perder el tiempo.

Pomodoro es un método para dividir el tiempo en intervalos de 25 minutos  separados por pausas. Durante esos minutos  hay que concentrarse en hacer una sola cosa. Luego viene el relax (salir o relajarse). Es notable lo que se gana haciendo una sola cosa a la vez. Un aliado puede ser el celular, con ayuda de las aplicaciones se lo configura con los lapsos que estipula la técnica.

Multitarea

El cuestionado multitasking es la supuesta capacidad de hacer muchas cosas al mismo tiempo. Ya no es apreciada en el mundo laboral. Es mejor la calidad que la cantidad.

Rendimientos decrecientes

Hablar por teléfono mientras se hacen otras tareas, provoca un alto porcentaje de error en el procesamiento y se va agotando la capacidad mental. Es preferible hacer las cosas por separado. De lo contrario, es camino seguro al síndrome de burn-out o del cerebro quemado. La frase de Sarmiento “la letra con sangre entra”. Hay métodos facilitadores de la acción. Como dijo Nietzche “los métodos son la mayor riqueza del hombre”.

La ley de Pareto

Otra forma de administrar el tiempo es detectar qué es relevante y qué no.A veces hay cosas que son urgentes porque tienen que terminarse en una fecha, pero que no son importantes. Hay tareas que no tienen “fecha de vencimiento”, pero que son claves. Para no caer en rutinas improductivas, conviene revisar los procesosy losobjetivos para “corregirlos”.

Pensar por objetivos

Es considerar qué metas se quieren alcanzar y clarificar dónde poner el foco. Saber adónde ir y cuál es la prioridad ayuda a elegir qué cosas hacer y cuáles no. Como dijo Séneca: “no hay vientos favorables para el que no sabe a dónde quiere llegar”.

Aprender a decirle que no

Tener identificado el objetivo permite priorizar lo que está pendiente. Conocer las  “tareas de hoy” a primera hora ayuda a organizar mejor cada jornada. Puede ser una agenda compartida con otros para evitar que molesten a los que están ocupados.

La metodología Kanban divide las tareas pendientes, las que están en curso y las finalizadas. Este recurso puede complejizarse agregando fases del ciclo de producción o midiendo tiempo.

En lo virtual como en  lo real

Cuando el lugar de trabajo  es un desorden, eso será lo que pase en la mente. Ser prolijo ahorra tiempo. Para construir una vida con sentido, plena, con bienestar y a gusto, es necesario gestionar bien el tiempo. Ningún beneficio se obtiene en medio del caos.

El tiempo vuela

Los enemigos de la eficacia son el largo plazo que media entre el acto y el efecto, los cambios abruptos en la realidad y las creencias estereotipadas. La brecha entre sueño y realidad se reduce cuando se reflexiona sobre la acción.  La ley de Murphy afirma que lo que lo que puede salir mal  va a salir mal, para evitarlo hay que ser cuidadoso en los detalles. Los objetivos deben ser realistas. Dijo Keynes que a largo plazo estaremos todos muertos. Nuestro reloj interno se equivoca.  Con los años creemos que el tiempo va más rápido que el  reloj.

Hábitos productivos

Hacer una lista con los pendientes del día “a realizar”, “en curso” y “finalizados”. Distinguir lo importante de lo urgente. Aprender a decir que no. Eso evita una agenda repleta de temas sin valor. Mantenerlimpio y ordenado el espacio laboral. Ser meticuloso es esencial. Delegar tareas que podrían hacer otros para dedicarse a lo más importante. Crear bloques de tiempo. Intercalar períodos de trabajo con otros de relax. Las acciones cortas conviene hacerlas de inmediato: resueltas en el acto hacen una gran diferencia al fin del día. Es clave mantener el foco, hacer una actividad a la vez y revisar los procesos.

Aprovechar los tiempos muertos

Aprender de la acción. ¿Qué debía haber ocurrido y qué pasó? ¿Cuál es la causa de la diferencia? Si el error no se analiza, el olvido impide aprender de la experiencia. La reflexión es parte del trabajo, no se puede vivir sin aprender, sin seleccionar lo bueno y eliminar la basura. La reflexión implica concentración, no divagar por estímulos o ideas parásitas. Un yo observador interno debe alertar. Hay métodos para saber qué cambiar, qué mantener y cómo inyectar conocimientos. Nada surge de la nada, hay que modificar la memoria para que mejore la conducta.  Si la educación no enseña a pensar produce incompetentes altamente calificados. Las buenas ideas surgen de quienes conviven con el problema, el liderazgo debe promover la  optimización del uso del conocimiento.

Gimnasia neuróbica

Un mapa mental combina el libre juego del texto con la imagen, está menos atado a la secuencia. Plasma una idea central y teje una red de relaciones. Su flexibilidad permite incorporar novedades y vínculos, favorece la generación de las ideas. Borges decía que somos lo que somos por lo que leemos, pero hoy no hay tiempo. El mapa mental es una imagen que vale por mil palabras. Así  logramos el poder inteligente que es querer con eficacia.

La gestión del tiempo equilibra la vida laboral y personal. Necesitamos pausas, realizar actividades de alto rendimiento, descubrir lo que hace perder el tiempo, anticiparnos para evitarsorpresas, repartir la tarea,  repensar la rutina, delegar, aprender a  decir no, desintoxicarnos de datos y reuniones, centrarnos en objetivos claros y  el autoconocimiento.

Cuerpo sano en mente sana

La actividad física mejora el ánimo y la autoestima.  Ayuda a llevar un mayor caudal de sangre y oxígeno al cerebro, algo crucial para su funcionamiento. Además hace participar a un mayor número de células NK, linfocitos que forman parte del sistema inmunológico  que defienden al cuerpo del ataque de virus y bacterias, mientras que atacan y evitan el avance de células cancerígenas. La actividad aeróbica, la caminata enérgica o el trote ligero, practicado regularmente, acrecienta la aptitud para enfrentar las enfermedades y  dificultades. El esfuerzo aeróbico sostenido por 20 minutos diarios bloquea los pensamientos destructivos y ayuda a potenciar el disfrute. La anhedonia, es la dificultad para experimentar placer, que, junto a la tristeza profunda y persistente agudizan la depresión. Aunque parece que un antidepresivo hace efecto más rápido, la actividad cardiovascular es una mejor protección a mediano y largo plazo.  No recaer en un defecto tiene que ver con lograr la persistencia.

Curso acelerado de gestión del tiempo

El primer paso es tener in mente el objetivo. El segundo es trazar el plan y controlar su ejecución. El tercer punto es tener creatividad y flexibilidad para variar el plan cuando la realidad demuestra que algo falla.

El poder inteligente es querer con eficacia, es el que le brinda inteligencia a la pasión. El poder inteligente –smart power- reúne el poder duro –hard power-  del hemisferio izquierdo y el soft power del hemisferio derecho. El ganador de tiempo examina si lo que hace lo apasiona o si la burocracia domina su cerebro. Para conseguirlo debe aprender métodos de excelencia.

El efecto palanca

Arquímedes dijo “dadme una palanca  y un punto de apoyo y moveré el mundo”. Cuando se aplica en un punto de apoyo, transmite y multiplica la fuerza. El entusiasmo es claro: no importa el peso sino alargar el brazo. La computadora es la palanca del cerebro. El efecto se potencia eligiendo bien las  prioridades y asignando correctamente los recursos.

Ser socio de los mejores ahorra el esfuerzo que ellos hicieron para conseguirlo y esa palanca potencia el rendimiento.  Por el contrario, el que tiene mentalidad del bombero corre todo el día y no consigue nada. Los mejores jugadores son los  que paran la pelota. La eficacia no se puede suplir con eficiencia. El efecto palanca es obtener lo máximo con el menor esfuerzo posible.

Vísteme despacio que estoy apurado”, dijo Napoleón

En Francia trabajan menos y producen más y mejor porque tienen tiempo para retomar los valores de familia, amistad,  tiempo libre, elegir el presente concreto al global abstracto y anónimo, la simpleza de vivir, convivir en un ambiente alegre y realizar lo que saben hacer. Los que corren terminan en el mismo lugar, mueren por infarto o accidente y se olvidan de vivir el tiempo real que es el presente.

Slow down

Todo invita a vivir acelerados. Las marcas presentan su temporada de invierno en verano. Se trabaja 24 horas para fomentar el consumo. Prolifera la obesidad, el estrés, la angustia por posponer el placer. Desacelerarse es luchar contra la tiranía del reloj, vivir con modestia, pensar con grandeza, consumir menos, tomar conciencia que horarios extremos amenazan la salud, la familia y las relaciones. Así se consigue más eficacia, compromiso y calidad de la vida. Lo mejor es trabajar por objetivos. Vivimos 700.800 horas en la vida y 70.000 las ocupamos trabajando. Usemos las 630.800 horas libres para ganar en  felicidad.

Tu amigo el robot. Un aliado estratégico digital

El robot es una pesadilla para el que teme que le quite su trabajo y lo condene al desempleo. Pero lo ideal es convertirlo en un aliado.

El empleo es una especie en extinción, aun en Japón, que  hizo un culto del empleo de por vida. Por los costos inherentes, las empresas reducen su plantel y contratan afuera todo lo demás

El desafío es organizarse para aprovechar la tecnología, el robot no paga cargas sociales

Los “apocalípticos” temen a lo digital; los “integrados”  lo propulsan. La economía digital facilita la apertura a un nuevo mundo. En el comercio físico prevalece el grupo concentrado; la economía digital desconcentra y abre a las una puerta de oportunidad, un nuevo océano azul mejor que el océano rojo. La inteligencia tecnológica juega a favor de la productividad. Consiste en aprender a sintonizar el sistema nervioso humano con el sistema nervioso digital.

Educar la mente

Vivir a mil desconecta los sentidos de la conciencia, la tensión mata, la creatividad muere. Educar para la fast life  hace correr  a velocidad extrema sin métodos facilitadores de la acción. Quienes aprenden a administrar el tiempo construyen desde una capacidad plena. Se debe educar el sentido común: valorizar la lectura, caminar más, cocinar una receta, relatar cuentos a los hijos, practicar deportes, pasar más tiempo con amigos.

Como dijo John Lennon, “la vida es lo que nos pasa mientras seguimos  haciendo planes”.

Fuente: https://emprendedoresnews.com/tips/menos-horas-trabajo-mas-productividad.html