En épocas de vacas flacas, hay que controlar el gasto

Por Juan Martinez de Salinas

Imbuidos en plena crisis, está claro que el Señor Estado no nos va a sacar las castañas del fuego y tendremos que valernos por nosotros mismos como pasa siempre para salir adelante.

Así que toca apretarse el cinturón para poder subsistir hasta que mejore la situación. Debemos ser previsores, a pesar de que ahora nos pueda ir bien y no notemos en exceso la crisis en nuestras carnes, ya que esto puede cambiar de un día para otro.

Situación similar ocurre con las compañías, que ahora mismo frenan en seco las contrataciones para evitar más gastos y van a tener que apañarse con las plantillas actuales hasta que no mejore la situación crítica presente. Esto está muy bien pero no es la única solución; también habrá que reducir costes innecesarios que se producen en todas las empresas.

Antes de poner en marcha la reducción de costes, habrá que realizar una gran labor de concienciación a todos los miembros que conforman vuestras organizaciones para que entiendan las razones que llevan a realizarlas y los beneficios que les va a repercutir el hacerlo. Sin mentalización y compromiso de todos, no se hace nada, porque requiere responsabilidad de todos en las pequeñas cosas que se nos piden hacer ahora, ya que, conllevará que cambiemos los hábitos rutinarios que teníamos hasta ahora.

Esto tiene que afectar a todos los niveles organizativos de las empresas, es decir, comenzando por la cúpula directiva y acabando por los trabajadores del último escalafón profesional. No podemos pedir a los demás que ahorren costes cuando determinados niveles corporativos altos siguen llevando el mismo ritmo que antes. De no ser así, no dejaría de ser un total cachondeo.

Muchos de vosotros diréis ¿Cómo podemos ahorrar costes? Pues de muchas formas sencillas en las que rara vez nos paramos a pensar; creemos que todo el gasto es “gratuito” debido a que no lo pagamos nosotros de nuestro bolsillo sino que lo hace la compañía. Sin embargo, no hay que olvidar que la compañía somos todos y si conseguimos ahorrar, se podrán invertir en otras cosas.

Por ejemplo, una de las cosas más fáciles es comenzar por la impresión de papel. ¡Cuántas veces imprimimos cosas que no son necesarias! Siendo responsables, deberíamos imprimir sólo lo realmente imprescindible. Muchos temas se pueden gestionar en el mismo ordenador. Ahorraremos mucho papel.

La energía consumida en nuestros puestos de trabajo también es un punto a tener en cuenta. Utilizar las luces cuando realmente se necesiten; sino hay que apagarlas porque eso es gastar sin control. Si en nuestros despachos entra la luz natural de forma adecuada para ver, no será necesario tener también la luz artificial. Otra cosa es que no se vea con la luz natural porque aquí hay una justificación. No olvidemos que no estamos diciendo que no se use sino sólo cuando sea necesario. También hay sistemas inteligentes que aunque inicialmente cuestan más, permite al sistema encenderlas automáticamente cuando se vuelva a la oficina, evitando el consumo innecesario.

También es usual abusar del material de oficina, sin darnos cuenta de que si lo usáramos de forma eficiente, nos duraría mucho más. En los cuadernos y libretas, gran número de personas sólo escriben por una cara, cuando se tiene otra cara en cada página que son para usar porque no están de adorno. Os parecerá una tontería pero imaginaros que todos hiciésemos eso; os puedo asegurar que se consume el doble de libretas porque de esta forma duran muchos menos. Además, los rotuladores y fluorescentes hay que tenerlos tapados con su respectivo tapón cuando no los usamos, porque sino se secan y quedan inservibles. En el momento que dejamos de usarlos hay que cerrarlos. Los bolígrafos debemos de usarlos hasta que ya se consuma su carga de tinta y no dejarlos a mitad.

En el tema de los viajes de empresa también se va mucho dinero. Lógicamente, hay puestos que requieren viajar y esto no se puede dejar de hacer pero sí que se puede hacer de forma más económica. Imaginaros que los mandos superiores e intermedios de una organización cada vez que viajan en avión o tren van en primera o preferente; esto supone un gran coste que se podría reducir considerablemente si se viaja en clase turista, hasta que la situación mejore. Está claro que el viajar en las clases superiores es mucho más cómodo, sin embargo, de esta forma se estará dando ejemplo a los demás de que los ajustes llegan para todos.

Igualmente, hay determinados viajes para realizar reuniones que se pueden ahorrar mediante el sistema de call conference o multiconferencia que permite mantener una reunión en tiempo real entre personas que se encuentran cada una en distintas ciudades o países. La inversión en este tipo de sistemas no es tan grande ya que reducirá considerablemente el número de desplazamientos que se tendrán que realizar por los miembros de la compañía.

De la misma forma, hay que hacer un uso adecuado del teléfono de empresa, llamando lo que se necesite, sin abusar. Lo digo porque hay muchos trabajadores que usan el teléfono de empresa para realizar todas sus llamadas particulares sin medida.

Es cuestión de crear una cultura de ahorro que al principio a todos nos costará, sin embargo, con las oportunas explicaciones, todo se entiende y poco a poco hará que la gente lo cumpla sin problema. Es preferible hacer este tipo de cosas que no cuestan tanto porque es cuestión de que cambiemos el chip que la empresa tenga que eliminar puestos de trabajo para subsistir.

Los tiempos difíciles se superan con la colaboración e involucración de todos los miembros de la compañía. Hay veces que este tipo de cosas parecen incoherentes e injustas porque desde la empresa, se aduce que no hay dinero y que se requiere ahorrar. Por otro lado, se gastan un montón de dinero en cosas superfluas, para aparentar y se congela la inversión en lo verdaderamente importante que afecta a la gran mayoría de los trabajadores.

Ahorrar se puede hacer, pero de forma global y realmente, aplicando medidas a todos los departamentos.

Fuente: https://juanmartinezdesalinas.com/2009/01/13/en-pocas-de-vacas-flojas-hay-que/