Desarrolla tu mapa de gestión de riesgos en 5 pasos

Por David Zarate

Aunque un negocio marche a la perfección, siempre habrá factores de riesgo o circunstancias contextuales que afecten su operación. Por ello la gestión de riesgos en una empresa se convierte en un aspecto fundamental que debes trabajar y alinear con los objetivos estratégicos de tu organización.

La gestión de riesgos implica un análisis, objetivos, una planeación, una documentación y depuración de todos los elementos. Este proceso te permitirá obtener una política particular de control de riesgos. Toda compañía debe asumir riesgos para crecer; planear estratégicamente te permitirá gestionar esos riesgos para evitarlos, minimizar sus efectos o, en el mejor de los casos, utilizarlos a favor para convertirlos en oportunidades.

Una de las herramientas más versátiles y funcionales para verificar los entornos de riesgo y tomar acciones al respecto es el mapa de riesgos empresarial. Pero ¿qué es un mapa de riesgos?, te lo contestamos a continuación.

¿Qué es un mapa de riesgos empresarial?

Es una herramienta o recurso para la gestión y control de riesgos dentro de una organización. Proyecta de forma gráfica y muy visual los riesgos, momentos y circunstancias del contexto que pueden afectar a una compañía para saber cuáles son las amenazas más peligrosas y proponer acciones correspondientes para cada una.

Con él de una manera muy sencilla y visual, gracias a la proyección de calor, se tiene un panorama de las amenazas dentro de una organización; sea para un equipo de trabajo, un departamento, área o en general para una empresa.

¿Para qué sirve un mapa de riesgos en una empresa?

Contar con un mapa de riesgos en una empresa facilitará que seas  estratégico: con él podrás analizar, visualizar y prever situaciones de riesgo; así podrás anticiparte, prepararte y tener una mejor toma de decisiones ante cualquier amenaza.

Cuando implementas esta herramienta dentro de tu gestión de riesgos  estás añadiendo valor a la operación de tu empresa, además de que optimizas el uso de recursos tecnológicos y humanos gracias al control de riesgos. Con ello ahorrarás tiempo e inversiones en este rubro y evitarás pérdidas por alguna amenaza que pudiera impactar a tu organización. 

Asimismo, hay otras razones por las que te conviene tener un mapa de gestión de riesgos, las enumeramos a continuación

• Te permite continuar con tu plan de negocios y las estrategias planteadas para la compañía: al evitar que un riesgo escale a niveles que terminen por arrastrar a la operación de tu compañía, podrás continuar sin problema con el trabajo en tu empresa.
• Te brinda un panorama visual o gráfico de los entornos de riesgo: con él podrás generar una documentación, política o cultura de control de riesgos, y definir acciones estratégicas para la gestión de amenazas.
• Te permite manejar variables de probabilidad y de impacto cuantitativo y cualitativo: a partir de este manejo podrás realizas un mapa de calor que te indicará el nivel de riesgo que puede tolerar la organización y los límites para mantener el control. 

Para este último punto te puede servir nuestra plantilla de análisis de riesgos, con la cual puedes categorizar los riesgos, calificarlos y darles una respuesta. 

Si nunca has hecho un mapa de riesgos de una empresa, a continuación te contamos cómo hacerlo en 5 pasos para que cuentes con él y aproveches al máximo la gestión de riesgos.

Cómo realizar un mapa de riesgos para tu empresa en 5 sencillos pasos

1. Establece quién hará el mapa de riesgos
2. Identifica los riesgos de tu empresa
3. Evalúa los riesgos empresariales
4. Realiza la proyección gráfica de riesgos
5. Implementa los controles de riesgos

1. Establece quién hará el mapa de riesgos 

Lo primero que necesitas hacer es establecer un equipo o una persona responsable del mapa de riesgos empresarial. Puedes hacer un grupo compuesto de personas de diferentes áreas de tu organización o de una sola área en caso de que cuentes con un departamento de gestión de riesgos. 

Es importante que las personas o persona responsable tenga claros los objetivos de la compañía, que conozca el plan de negocios y entienda las amenazas en procesos, proyectos, áreas u operaciones de la empresa. 

2. Identifica los riesgos de tu empresa

Una vez elegida la persona o equipo, se definirá qué es un riesgo. Ya sea que tú, alguien más o un equipo estén a cargo de la creación del mapa, deberán recordar que una amenaza debe ser algo que, en caso de que pase, realmente afectaría o impactaría la operación esencial de la empresa. 

Si ya cuentas con una política de control de riesgos seguramente en dicha documentación tienes bien definido qué es un riesgo; de no ser así, piensa en los aspectos más importantes para tu empresa y en qué puede afectarla impactando su curso natural. Del mismo modo considera todos los elementos que puedan conducir a pérdidas económicas. 

Un riesgo es algo complejo que no tiene una solución inmediata, su impacto será significativo para los objetivos de la empresa; obstaculiza un proceso y tiene un grado de incertidumbre o probabilidad (porque tal vez no pase) y un potencial amenazante para la empresa. 

3. Evalúa los riesgos empresariales

Una vez que has identificado los riesgos, tú o las personas encargadas del proceso deberán hacer una evaluación de ellos, tanto cuantitativamente (es decir, con un número o una cifra) como cualitativamente (que afecta propiedades o valores que pueden ser más relativos y que no son medibles).

En este punto puede servir realizar un análisis DAFO o FODA (fortalezas, oportunidades, amenazas y debilidades); en caso de que ya tengas uno, revísalo para nutrir tu mapa de riesgos.

Para determinar el nivel de riesgo evalúa la probabilidad del suceso, es decir, qué tan probable es que ese suceso ocurra y analiza el nivel del impacto cuantitativo que tendría. Con esas dos variables, multiplica el impacto por la probabilidad y ese será el nivel del riesgo que considerarás. En otras palabras, a mayor impacto y probabilidad, mayor nivel del riesgo.

4. Realiza la proyección gráfica de riesgos

Con toda la información anterior ya puede hacerse una representación visual o gráfica de los entornos de amenaza; esto en sí será tu mapa de riesgos empresarial. 

En una columna vertical tú o la(s) persona(s) a cargo indicarán la probabilidad de que suceda (poco posible, posible, muy posible) y una horizontal que mostrará el impacto (bajo, medio, crítico).

La persona encargada de la realización del mapa es quien establece los niveles que crea convenientes; pueden ser más o menos, por ejemplo: improbable, ocasional, moderado, constante; o para el impacto: insignificante, menor, mayor, crítico o catastrófico. 

Esto te va a generar un mapa de calor que puedes marcar con colores. Por ejemplo, verde si está en los cuadrantes poco posible-impacto bajo, posible-impacto bajo, poco posible-impacto medio; en amarillo, si es muy posible-impacto bajo, posible-impacto medio, poco posible-impacto crítico; y rojo para posible-impacto crítico, muy posible-impacto medio, muy posible-impacto crítico.

En los cuadrantes agrega números que representen un riesgo en particular y explica adicionalmente de forma más detallada en un apartado escrito.

También puedes agregar anotaciones dentro del mapa. Allí  establecerás las acciones o toma de decisiones para cada riesgo. De forma complementaria, o en vez de esta estrategia, puedes abundar más fuera del gráfico.

5. Implementa los controles de riesgos

Cuando ya tienes tu mapa de riesgos, representas gráficamente de una forma sencilla y clara los riesgos, su nivel, dónde se ubican y cuáles serán las acciones. Viene la etapa de implementación de control de riesgos, es decir planear: quiénes atenderán lo que nos indica el mapa, qué acciones concretas y cómo se hará. También establece quién realizará el monitoreo y los mecanismos para verificar que el riesgo ya no está o que ya hay un control, en caso de que ocurra esa amenaza. 

Toma de decisiones a través de la gestión de riesgos en una empresa

Con el panorama que nos ofrece un mapa de riesgos la toma de decisiones se aclara y acelera. En general, ante un riesgo hay diferentes formas de actuar o de abordarlo. Cada organización determina la mejor forma de resolverlo o de estar preparada. 

En tu mapa de riesgos para empresas puedes agregar en una sola palabra qué harás con ese riesgo específico; de esta palabra se derivarán acciones y estrategias para su gestión, por ejemplo:

Evitar: hay amenazas que sí o sí se tienen que evitar porque sus impactos pueden ser significativos. Entonces las acciones tienen que orientarse a que ese riesgo no pase.

Asumir: cuando se trata de riesgos de bajo impacto se asume o se acepta; por lo tanto no se hace nada al respecto, pero se tiene en consideración y se registra para evitar que escale a un grado de impacto mayor.

Transferir: esta decisión traslada el impacto a un tercero o para que un tercero sea quien gestione la amenaza. Esto se entiende como un riesgo que otra entidad o persona puede evitar, asumir o minimizar, porque tiene la experiencia o capacidad para hacerlo. 

Minimizar: aquí lo que buscas es mitigar los impactos o bajar de nivel de probabilidad. Las acciones estratégicas se orientarán para que un rojo o amarillo quede en verde.

Explotar: si se ha identificado un riesgo y en el análisis se ve la opción de convertirlo en una oportunidad, hay que generar las acciones para que suceda.

Escalar: en caso de que el responsable de hacer el mapa de riesgos no tenga la facultad de tomar una decisión, deberá escalar de nivel, es decir, puntualizar la amenaza para que un directivo tome la decisión adecuada para la gestión.

A continuación te dejamos algunos ejemplos de mapas de riesgo que te facilitarán la creación del tuyo.

Ejemplos de mapas de riesgo empresarial

1. Empresa de impresión
2. Compañía financiera
3. Fábrica automotriz

1. Empresa de impresión

Una empresa que se dedica a la impresión realizó este mapa de riesgos en un contexto específico. Es año electoral en su país, así que su moneda puede variar dependiendo de cómo se lleve a cabo el proceso electoral. Ha realizado impresiones para un partido político en particular y hay una nueva ley pendiente sobre impuestos al papel, que es una de sus materias primas principales.

Riesgo 1. Es muy probable que lo vinculen con el partido político que ha trabajado y si este pierde la elección, el partido que gane no le dará trabajo de impresión. El impacto es medio porque tiene otros clientes. La toma de decisión es evitar esto, así que las acciones son establecer una comunicación que informe que el negocio no tiene una filiación política.

Riesgo 2. La moneda puede fluctuar, pero es algo temporal que regularmente pasa en cada elección. La toma de decisiones es no generar una acción y asumir el riesgo.

Riesgo 3. El impuesto al papel puede afectar el negocio. Toma de decisión: ver oportunidades, por un lado anticipar compras de materia prima; por el otro, empezar a llevar el giro del negocio hacia alternativas digitales.

2. Compañía financiera

En este ejemplo tenemos a una compañía del giro financiero que ha probado un nuevo producto: créditos para jubilados. Es un sector que no es su fuerte, pero quiere explorar la posibilidad de entrar en ese mercado. Además se ha dado una oleada de ataques cibernéticos a compañías competidoras en este sector.

Riesgo 1. El nuevo producto lanzado podría no cumplir la meta. Es poco probable porque ha avanzado bien, pero en caso de que pase el impacto es bajo, entonces la decisión es aceptar el riesgo.

Riesgo 2. Los ataques cibernéticos podrían poner en riesgo toda la operación de la empresa, por eso el 2 lo ubica en impacto medio, pero casi pasando a crítico. Al estar en rojo quiere decir que las acciones deben ser inmediatas. Saben que la amenaza pasará, pero hay que minimizarla con protección cibernética extra, programando más candados.

3. Fábrica automotriz

En este caso tenemos una planta de autopartes que identificó un riesgo porque tiene mucha producción en puerta. Lo que necesita es mano de obra, pero tiene un riesgo de que esos trabajadores no cuenten con un perfil de compromiso y abandonen sus labores. 

Riesgo: La falta de compromiso se encuentra con un nivel de probabilidad media porque estas líneas de producción suelen tener rotación de personal periódica. Por ello el impacto está casi ubicado entre impacto medio y crítico. La decisión que se plantea es transferir las vacantes a una empresa especializada en reclutamiento que le garantice cierto número de trabajadores que puedan permanecer por lo menos seis meses para la temporada alta. 

Ahora que ya conoces los elementos de un mapa de riesgos y has visto varios ejemplos, puedes comenzar a trabajar en el tuyo y blindar a tu compañía de las contingencias y contratiempos a los que está expuesta.

Fuente: https://blog.hubspot.es/sales/mapa-riesgos-empresa