Digitalización de las pymes: ¿cómo llevarla a la práctica?

Por Rafael Sánchez Pulido 

En los últimos años y sobre todo en los últimos meses la palabra digitalización ha sido y es la keyword más usada en cualquier conversación relacionada con las pequeñas y medianas empresas, los empleados, el futuro de la economía y la evolución de la sociedad.  

Pero ¿qué es la digitalización de las pymes?, ¿qué ventajas y beneficios tiene?, ¿cual será su impacto?

Veremos estas y otras cuestiones a continuación, pero antes, unas reflexiones que nos ayudarán a entender mejor el contexto de la digitalización de las pymes de forma objetiva. 

¿Sabías que…? 

• El 45% de las pymes dicen no tener un socio de referencia que las acompañe desde la detección de necesidades, hasta la instalación y puesta en marcha, formación y soporte de las soluciones tecnológicas.
• El 67% de las pymes estarían interesadas en contratar una empresa tecnológica que las ayude a realizar un diagnóstico sobre su grado de digitalización y que además las asesore sobre los pasos que han de seguir para su implantación.
• Solo el 26% de las pequeñas y medianas empresas afirma que sus empleados tienen un nivel de digitalización alto. 
• El 57% de las pymes considera que sus empleados deben tener más formación en competencias digitales. 
• El uso de las webs de las pymes se ha incrementado un 66% y su venta por Internet ha crecido un 61% en relación con la situación previa a la COVID-19.
• En España el 70% de los ciberataques tienen como objetivo principal las pymes. 
• Conociendo todo lo que aporta la digitalización, el 64% de las pymes afirman estar mucho más interesadas en invertir en soluciones tecnológicas ahora que antes del coronavirus.

Por último, ¿sabías que el 70% del empleo en España lo generan las pymes? 

Es el momento de las pequeñas y medianas empresas y por ello es clave ayudarlas a digitalizarse.   

¿En qué consiste la digitalización de las pymes? 

¿Es la digitalización un medio o un fin en sí mismo? En muchas conversaciones con clientes observo que la percepción que se tiene es que la digitalización es un fin y, personalmente, lo considero erróneo. El fin de la digitalización de una pyme es la de crecer en ingresos, vender más, ofrecer una experiencia de cliente excelente, ser más relevante en su sector, más competitiva, etc. Por ello, considero que la digitalización es una herramienta o medio y no un fin.  

Dicho esto, ¿qué se entiende por digitalización? Aquí también existen diferentes percepciones. Algunas empresas piensan que digitalizarse es tener un perfil en las redes sociales y publicar contenido, otras creen que digitalizarse es tener una web informativa o simplemente eliminar el papel de sus procesos ¿Es erróneo esto? Yo creo que no es erróneo, siempre que estas acciones estén dentro del Plan Estratégico de la empresa. Pero si no están dentro un plan de acción concreto, bien orquestado y con objetivos perfectamente definidos, estas acciones individuales no harán por sí solas que una empresa se digitalice. 

Por tanto, podemos definir la digitalización como el proceso continuo en el que una empresa es capaz de transformar a los empleados y cada uno de sus procesos para conseguir su objetivo. Y este proceso no solo está relacionado con las comunicaciones, los sistemas TI, etc., sino que también abarca la transformación cultural de la plantilla y la capacitación de los empleados para abordar el día a día de forma productiva, eficiente, ordenada y segura. Es un proceso global para toda la empresa, desde la dirección hasta la última incorporación. 

Evolución constante de la digitalización

Muchos otros clientes me trasladan, de forma muy coherente, que la digitalización de las pymes tiene un punto inicial pero no un punto final, ya que como he comentado antes, al tratarse de un proceso continuo, siempre está en constante evolución, para buscar nuevas mejoras para la digitalización de sus procesos y eficiencias con el fin de conseguir que la empresa no se quede atrás. Para ello, cada vez hay más pymes que, de forma obligatoria, destinan parte de su presupuesto anual a nuevas mejoras de sus procesos, lo cual considero un acierto total. 

Uno de los pasos más importantes para iniciar este proceso de digitalización es conocer el punto en el que se encuentra la empresa y para ello es clave analizar su grado de digitalización (por ej. del 0 a 10) en función de una serie de criterios. Para ello, es preciso contar con un socio tecnológico que acompañe a la empresa en todo este proceso. Pero este punto lo veremos más adelante. Antes, analicemos sus ventajas. 

¿Qué beneficios tiene la digitalización para las pymes? 

Aún sigue siendo elevado el número de empresas que piensan que la digitalización no va con ellas, bien porque son negocios pequeños y creen que no lo necesitan, bien porque ya invirtieron hace unos años en nuevos equipos y no tienen que invertir más o bien porque la digitalización es solo para empresas que venden por Internet, etc.

Las pymes deben saber que no digitalizarse tiene riesgos importantes, como es enfrentarse a una reducción real de su actividad o incluso al cierre del negocio a corto o medio plazo.  

La empresa debe tener claro qué quiere conseguir, ya que la tecnología permite afrontar cada una de las fases a la que se enfrentará. Es invertir para crecer, para ser más ágiles y competitivos en su sector. Las empresas de todos los sectores están llevando a cabo planes para digitalizarse y es seguro que “tu competidor” querrá anticiparse y ser mejor que “tu empresa” para captar más y mejores clientes. 

Digitalizarse no es una opción, es una necesidad y además te diría que es una obligación, y no hacerlo es arriesgarse a desaparecer en los próximos meses.  

El futuro de las empresas es digital

¿Cuáles son las ventajas de digitalizarse? Prácticamente infinitas. Estas son algunas de ellas: 

• Satisfacción y experiencia excelente de cliente, al mejorar los tiempos de respuesta para dar solución a sus pedidos, peticiones, averías, etc. 
• Omnicanalidad: tu empresa estará donde estén tus clientes, no al revés. 
• Mejor comunicación con tus proveedores, clientes y generar confianza. 
• Aumento de la productividad y rentabilidad. 
• Diversificación del negocio y ampliación de las oportunidades de obtener más ingresos y ventas. 
• Acceso más ágil a la información y toma de mejores decisiones. 
• Automatización y simplificación de procesos que ahora son manuales. 
• Empleados más satisfechos. Mejora exponencial del clima laboral. 
• Captación de nuevo talento: una empresa digital atrae a los mejores talentos y perfiles para trabajar y hacerla crecer. 
• Mejora de la imagen de la empresa, interna y externa. 
• Optimización de las condiciones laborales: al mejorar los procesos y ahorrar en costes, se pueden mejorar las condiciones de los empleados, lo que hace que estos tengan más sentimiento de pertenencia. 

¿Cómo elegir al compañero de viaje correcto para la digitalización de tu empresa? 

El 80% de las pymes dicen no saber cómo abordar la digitalización. Estos son los obstáculos más frecuentes que se encuentran a la hora de emprender este proceso:

1. Falta de conocimiento

Las empresas no necesitan un socio tecnológico que venda sus productos y servicios sin más, sino uno que, en base a su experiencia, conocimientos, relación de confianza, etc., ayude a la empresa a crear el Plan Estratégico (si aún no lo tiene), a preparar un escenario de trabajo con un roadmap claro con objetivos a corto/medio plazo y a ejecutar cada fase para garantizar el cumplimiento del Plan Estratégico.  

Un compañero que se ponga en los zapatos de la empresa y que comprenda sus necesidades. Pero digitalizarse no es solo comprar tecnología, lo más importante es el cambio cultural y, en este punto, el socio tecnológico es un pilar fundamental para acompañar a la empresa durante todo el proceso. 

Si quieres que tu empresa se transforme y se digitalice, debes empezar por transformar a tus empleados. Si no se transforman las personas, sino tienen claro qué les aporta y ofrece la tecnología en su día a día, la puesta en marcha de un proceso de digitalización no funcionará.  

Que los empleados se transformen pasa de ser una elección a una acción vital para la continuidad de la empresa. La formación es responsabilidad de la empresa, pero el aprendizaje es responsabilidad del empleado. Por tanto, la digitalización de una empresa también empieza cuando el empleado decide que tiene que transformarse. 

2. Confianza en el proveedor

El proceso de digitalización no es un camino sencillo, es un viaje totalmente nuevo para la pyme, y como tal (siendo claros y transparentes) surgirán inconvenientes que habrá que solucionar en tiempo real. Este es otro de los motivos por el que las empresas necesitan un socio que tenga las capacidades y la experiencia para abordar y resolver cada obstáculo durante el proceso. 

Cuando hablo con las empresas para ayudarlas en su proceso de digitalización, es sorprendente el porcentaje de las mismas que indican que iniciaron su transformación de la mano de socios que no estaban preparados, y afirman que elegir un socio tecnológico sin experiencia fue el error más grave que cometieron. Como decía antes, digitalizarse no es solo vender o comprar productos tecnológicos.  

3. Factores económicos

Cada día, y sobre todo en este último año, me encuentro con empresas que han tenido una experiencia negativa en su proceso de digitalización, ya que confiaron sus inversiones en partners sin el músculo técnico-financiero necesario para ejecutar su proyecto.  

Si esto se suma a que las empresas están sufriendo notablemente las consecuencias de la pandemia, a veces les resulta casi imposible abordar de nuevo un proceso de digitalización real y muchas están abocadas al cierre. 

Fuente: https://empresas.blogthinkbig.com/digitalizacion-de-pymes-y-futuro/